[Khuyến nghị] Chuyển từ Gmail miễn phí sang Google Workspace giá rẻ có lợi như thế nào?

Gmail miễn phí (sẽ gọi tắt là Gmail) thường được sử dụng bởi người dùng cá nhân (học sinh, sinh viên, nhân viên chỉ cần nhu cầu gửi và nhận thư). Và Gmail miễn phí đã làm rất tốt vai trò này, trở thành ứng dụng email miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Tuy nhiên, ngoài việc gửi và nhận email, Gmail không đủ đáp ứng các nhu cầu cao hơn. Gmail có phí trong các gói Google Workspace (G Suite cũ) không những đáp ứng rất tốt mà còn nhanh chóng trở thành ứng dụng email cho doanh nghiệp hiện đại nhất hiện nay.

Vậy nên, Chuyển từ Gmail miễn phí sang Google Workspace giá rẻ là điều hết sức cần thiết. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu vì sao doanh nghiệp nên dùng Google Workspace ngay hôm nay.

Phân tách chi tiết tính năng của Gmail và Gmail Google Workpsace giá rẻ

Dưới đây là so sánh chi tiết, bóc tách những tính năng của Gmail miễn phí và Google Workspace. Từ đó bạn sẽ thấy được có đáng chuyển từ gói Gmail miễn phí sang Google Workspace trả phí hay không. Doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích gì khi dùng Google Workspace nhé!

Dung lượng lưu trữ

Một điểm khác biệt lớn giữa Google Workspace và Gmail miễn phí chính là dung lượng lưu trữ.

Trong khi Gmail miễn phí chỉ cho 15GB dung lượng hộp thư đến thì gói Google Workspace Business Starter đã cung cấp đến 30GB cho mỗi người dùng.

Ngoài ra, khi nâng cấp lên các gói Business Standard (2TB/email), Business Plus (5TB/email) hoặc Enterprise (5TB/email), bạn sẽ nhận được dung lượng lưu trữ đến 5TB hoặc không giới hạn trên điện toán đám mây cho mọi người dùng trong tổ chức.

Với doanh nghiệp, nhận và gửi email là việc thiết yếu hàng ngày. Lượng email đến và đi mỗi ngày lên đến vài trăm. Nếu không muốn bỏ lỡ email quan trọng hoặc liên tiếp bị nhắc “bộ nhớ đầy không thể nhận thêm mail” thì nên sử dụng Google Workspace ngay từ bây giờ.

Tệp đính kèm

Nếu là người dùng Gmail “kỳ cựu” chắc chắn từng đôi lần bạn không thể đính kèm video hay tải một loạt hình cùng lúc. Thế là bạn loay hoay tìm cách gửi tệp theo cách khác (như tải hình lên Google Drive) hoặc bực dọc không thèm gửi nữa.

Với Google Workspace, gắn kèm tệp không còn là ác mộng. Google Workspace cho giới hạn gửi và nhận file đính kèm lên đến 50MB (tùy gói) và có thể đính kèm bất kỳ loại tệp tài liệu nào. Đây cũng là một trong những tác vụ mà người dùng doanh nghiệp phải sử dụng hàng ngày nếu muốn tránh xa những thiết bị rườm rà như USB.

Ngoài ra, bạn có thể mua thêm dung lượng lưu trữ mà không bắt buộc phải nâng cấp gói khác nhau của Google Workspace.

Quảng cáo và spam

Người dùng Gmail thường xuyên bị spam, quảng cáo rác mà không thể loại bỏ, đành phải “sống chung với lũ”. Và có một số trường hợp, email quan trọng cũng bị rơi vào mục spam, quảng cáo.

Trái lại, Google Workspace cung cấp trải nghiệm email hoàn toàn không có quảng cáo cho doanh nghiệp, cho phép bạn tập trung 100% vào email của mình mà không bị xao lãng bởi các tin “bán đất, bán nhà, làm đẹp, v.v…

Google Workspace mang đến cho doanh nghiệp một cách thức làm việc trực tuyến mới. Với quyền quản trị viên, bạn có thể kiểm soát email người gửi/nhận cũng như loại email đến/đi, từ đó tăng trải nghiệm tốt nhất cho toàn bộ người dùng trong tổ chức.

Cộng tác nhóm

Phải nói rằng, tính năng “tạo hộp thư cộng tác nhóm” là chức năng cực “xịn sò” của Google Workspace mà không phải dịch vụ email nào cũng có. Xin ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung:

Khi bạn muốn tạo một email đại diện cho một nhóm/phòng ban như sale@adtimin.com, hotrokythuat@adtimin.com sau đó bạn có thể gán tất cả email của các thành viên thuộc nhóm này vào. Từ đây, bạn sẽ có được các chức năng:

• Toàn bộ thành viên trong nhóm đều nhận được email từ bất kỳ ai gửi đến
• Toàn bộ thành viên trong nhóm có thể trả lời email dưới quyền email chung hoặc email cá nhân
• Các thành viên có thể theo dõi tiến độ công việc, quá trình xử lý công việc chỉ từ email này
• Quản trị viên có thể gắn quyền trả lời/gửi email cho bất kỳ thành viên nào bằng email của quản trị viên
• Tính năng cộng tác nhóm của Google Workspace không chỉ chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp mà còn tiết kiệm thời gian, gia tăng sự linh động, tức thì trong một nhóm.

Xét duyệt email đến và đi

Với Gmail, bấm gửi là gửi, dù bạn có muốn “trở tay” hay một thoáng hối hận vì gửi nhầm email thì cũng “vô phương cứu chữa”. Thế nên Gmail trong Google Workspace mới bổ sung tính năng này.

Dưới góc độ là doanh nghiệp, mọi thông tin đến khách hàng đều phải chỉn chu, chuyên nghiệp và cung cấp đúng thông tin. Một nội dung sai lệch có thể gây thiệt hại đến hàng tỷ đồng.

Google Workspace trao quyền cho quản trị viên có thể dừng email gửi đi lại một chặng, xem xét hoặc chỉnh sửa trước khi gửi đi. Bước này cũng nhằm hạn chế rò rỉ thông tin ra bên ngoài nếu công ty đang nghi ngờ cá nhân nào đó đang có hành vi không đúng.

Bản sao email và bằng chứng pháp lý

Với Gmail, khi email xóa là mất hẳn, bạn không có cách nào khôi phục được. Tuy nhiên với Google Workspace, Google thiết lập các bản sao lưu cho cả những email bị xóa hoặc người dùng bị xóa để làm bằng chứng pháp lý khi cần thiết.

Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng. Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở Google Workspace.

Lịch sử gửi/nhận email

Quá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào… đều thể hiện rõ trong lịch sử email.

Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến (như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng….)

Tích hợp các bộ công cụ hoặc ứng dụng

Gmail trao quyền sử dụng các công cụ của Google như Google Docs, Google Sheet, Hangout, Calendar… nhưng vẫn bị giới hạn về dung lượng và chức năng của các công cụ.

Bên cạnh bộ công cụ trên, Google Workspace còn tích hợp nhiều công cụ khác như Cloud Search, Google Meet, Google Vault… giúp bạn làm được nhiều việc hơn và hiệu quả hơn.

Email tên miền doanh nghiệp

Với Gmail, bạn chỉ tạo được email gắn với đuôi @gmail.com và không có thêm tùy chọn. Với doanh nghiệp, đuôi tên miền là @gmail.com bị khách hàng đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, không đáng tin.

Với Google Workspace, tạo email gắn với tên miền doanh nghiệp (ví dụ abc@tenmiencongty) chính là cách chuyên nghiệp hóa và gây dựng thương hiệu trong mắt người dùng. Bạn có thể tạo thêm bí danh email sử dụng cho các trường hợp khác nhau. Quản trị viên có thể thêm tối đa 30 bí danh email cho mỗi người dùng mà không mất thêm chi phí.

Ví dụ: Hoa@adtimin.com muốn có một địa chỉ email riêng cho các yêu cầu kế toán. Bạn ấy thiết lập bí danh email Ketoan@adtimin.com. Thư được gửi đến một trong hai địa chỉ sẽ chuyển vào hộp thư đến của Hoa.

Khả năng bảo mật

Gmail cho phép người dùng thiết lập xác thực 2 yếu tố. Tuy nhiên với dữ liệu doanh nghiệp, chỉ một cách xác thực vẫn có thể bị hacker truy cập, đặc biệt với tình trạng bảo mật kém và thường xuyên bị hack dữ liệu ở Việt Nam.

Google Workspace được đánh giá là nền tảng email bảo mật tốt hàng đầu hiện nay.

Việc đi đầu trong việc lưu trữ email trên nền tảng điện toán đám mây cũng là lợi thế giúp Google tiên phong công nghệ, chinh phục và kiểm soát dữ liệu trên điện toán đám mây bằng các công nghệ và quy trình hiện đại nhất.

Bạn có thể xem chi tiết tại đây.

Hỗ trợ 24/7

Google Workspace hỗ trợ khách hàng 24/7, bạn có thể gọi trực tiếp lên tổng đài Google để nhận hỗ trợ theo thời gian thực hoặc liên hệ qua các đối tác ủy quyền để giải đáp ngay. Với người dùng Gmail, vấn đề của bạn khó lòng giải quyết tức thời như vậy.

Đồng bộ hóa Gmail với Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất hiện nay và ngay cả ở Việt Nam.

Với Gmail, nếu bạn muốn đồng bộ dữ liệu email, lịch và địa chỉ liên lạc với Microsoft Outlook là rất phức tạp.

Tuy nhiên, Google Apps Sync được tích hơp trong Google Workspace là công cụ đi kèm cho phép bạn bạn sử dụng Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 và 2013 dễ dàng hơn.

Chi phí sử dụng

Chi phí thì không cần phải nói, Gmail (đến hiện tại) là hoàn toàn miễn phí. Còn muốn sử dụng Google Workspace, bạn phải trả ít nhất là 6 USD/User/tháng.

Nhưng tính ra, với quá nhiều cái lợi về lâu về dài cho doanh nghiệp thì chi phí nay thật sự không đáng là bao!

Quy trình chuyển từ Gmail miễn phí sang Google Workspace giá rẻ như thế nào?

Adtimin – Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam 

Công ty TNHH Truyền Thông ADTIMIN là đối tác bán hàng chính thức của Google Cloud tại Việt Nam (Google workspace là một sản phẩm của Google Cloud). Là đối tác ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại Việt Nam và khu vực Việt Nam và với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, ADTIMIN sẽ mang lại cho bạn sự tin tưởng tuyệt đối với một giải pháp toàn diện.

Link xác thực đối tác của Google tại Việt Nam: Tại đây

Adtimin hỗ trợ nâng cấp từ bản Gmail miễn phí sang Google Workspace Business Starter giá rẻ. Adtimin được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi:

• Hỗ trợ thiết lập và khởi tạo dịch vụ miễn phí chỉ từ 5 phút.
• Hỗ trợ và hướng dẫn doanh nghiệp chuyển dữ liệu từ hệ thống Email cũ / Gsuite cũ sang Google Workspace.
• Adtimin sẽ luôn đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình sử dụng để giải quyết những vướng mắc, hỗ trợ kiểm tra lỗi và đưa ra hướng giải quyết một cách
• nhanh chóng và kịp thời.
• Tốc độ hỗ trợ và phản hồi nhanh chóng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm và đặc biệt hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn, hướng dẫn sử dụng

Các bước nâng cấp chuyển từ Gmail miễn phí sang Google Workspace giá rẻ.

Bước 1: Khách hàng liên hệ với Adtimin qua Hotline: 0918.437.227 0945.317.557-0917.457.337 Hoặc để lại số điện thoại để Adtimin liên hệ bạn sớm nhất.

Bước 2: Adtimin tư vấn bạn chọn gói nâng cấp phù hợp với mục đích của doanh nghiệp. Các gói doanh nghiệp có thể nâng cấp  hiện nay như Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus.

Bước 3: Adtimin báo giá và ký hợp đồng

Bước 4: Khách hàng thanh toán và cung cấp thông tin cần thiết để cấp dịch vụ.

Bước 5: Adtimin xuất hóa đơn tài chính và cấp dịch vụ cho doanh nghiệp.

Bước 6: Adtimin hướng dẫn khách hàng kích hoạt tài khoản và quản trị email. Adtimin hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ mà không mất thêm chi phí.

Để chọn được đơn vị cung cấp email uy tín không hề đơn giản. Bởi không chỉ đơn giản giá rẻ, mà nhà cung cấp email còn support nhanh cho khách hàng khi có vấn đề kỹ thuật cần hỗ trợ. Ngoài ra, trong quá trình dùng email doanh nghiệp sẽ cần được hướng dẫn thêm về quản lý email. Mong rằng bài viết trên đây giúp ích được cho doanh nghiệp trong quá trình nâng cấp email để quản lý doanh nghiệp tốt hơn.