Mọi người biết đến Google Workspace là bộ công cụ dùng gửi mail, Đúng vậy nhưng ngoài mail nó còn được thiết kế như là một hệ sinh thái để cộng tác và làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Adtimin sẽ giới thiệu cho bạn một số tính năng ưu việt của Google Workspace có thể giải quyết như: Họp video, Chat nội bộ, lưu trữ dữ liệu, chia sẻ dữ liệu…
10 Tính Năng Ưu Việt Của Google Workspace
1. Khai thác tính năng họp Video và Chat nội bộ với Google Meet và Google Chat
Hai ứng dụng này được sử dụng nhiều trong thời gian gần đây, bởi vì tình hình dịch bệnh nên tất cả mọi công việc đều làm việc tại nhà.
Google Meet cho phép thiết lập các cuộc họp video từ 100 người – 250 người, đồng thời để họp ở mọi nơi trên mọi thiết bị. Nó cũng cho phép phát các lớp học để đào tạo nhiều người tham gia cùng lúc.
Google Chat là công cụ hữu hiệu để các nhóm làm việc cùng nhau và giữ kênh liên lạc tốt hơn. Nó cho phép mọi người chat theo nhóm theo thời gian thực mọi nơi.
Mọi người chưa biết cách sử dụng thì xem Tại Đây.
2. Làm việc nhóm nhiều người trên cùng một File với Google Drive
Drive được thiết kế để lưu trữ đám mây và chia sẻ dữ liệu, là ứng dụng lưu trữ phổ biến nhất thế giới và rất quen thuộc với người dùng.
Công ty của bạn có thể cộng tác theo nhóm trên cùng một file theo thời gian thực trên mọi thiết bị. Không cần phải mất thời gian cho việc chuyển qua lại các bản sao của dữ liệu nữa, hãy sửa trực tiếp ngay trên file và mọi người đều nhận được kết quả ngay tức khắc.
Thông tin chi tiết mọi người xem link này để biết cách tạo nhé: https://googleworkspace.adtimin.vn/huong-dan-su-dung-bo-nho-dung-chung-shared-drives-tren-google-drive/
3. Chia sẻ dữ liệu lớn
Khi muốn chia sẻ dữ liệu tới một đối tác hoặc đồng nghiệp, bạn chỉ cần chia lưu dữ liệu lên Drive, bật chia sẻ và copy địa chỉ của thư mục hoặc file muốn chia sẻ gửi cho người nhận là được. Không cần tốn thời gian chuyển qua email hay bên trung gian.
Đăng ký email doanh nghiệp trên Google nhanh nhất với Adtimin, Dịch vụ Google Workpsace với một số tính năng như email tên miền doanh nghiệp, lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp.
Tính Năng Ưu Việt Của Google Workspace
4. Tạo hộp thư cộng tác nhóm
Tính năng này phù hợp với những bạn muốn tạo một hộp thư đại diện cho một nhóm để cộng tác với khách hàng. Nó cho phép bạn tạo ra tên email nhóm và toàn bộ các thành viên trong nhóm có thể thay mặt nhóm để tương tác với khách hàng của bạn.
Để làm như vậy, bạn làm theo hướng dẫn Tại Đây nhé.
5. Thiết lập kiểm duyệt thư trước khi gửi/nhận với nhân viên mới
Đây là tính năng rất khó kiếm trên các giải pháp email khác không phải là Google Workspace. Cho phép tổ chức của bạn kiểm duyệt để ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI một email gửi đi hoặc chuyển đến từ một hoặc một nhóm nhân viên nào đó.
Đây là một trong những tính năng độc đáo của email công ty.
6. Lưu giữ bản sao toàn bộ email gửi/nhận trong tổ chức
Lưu giữ chứng từ pháp lý và khám phá điện tử eDiscovery chỉ có sẵn từ gói Google Workspace Business trở lên.Chúng ta có thể tạo bản sao dữ liệu của người dùng/nhóm người dùng/toàn tổ chức để chuyển về một email chỉ định nhằm lưu trữ và phục vụ rà soát pháp lý khi cần.
Điều này thật sự bổ ích và cần thiết đối với những doanh nghiệp hoạt động có nhiều yếu tố liên quan tới bí quyết hoặc thông tin nhạy cảm hoặc tổ chức có nhân viên thường xuyên ra vào.
Link: https://support.google.com/a/answer/2685650?hl=en&ref_topic=2921034
7. Khôi phục dữ liệu bị xóa khỏi thùng rác bởi người dùng
Đôi khi người dùng hoặc tổ chức của bạn có thể cần phải khôi phục lại những liệu mà người dùng đã “lỡ tay” xóa khỏi thùng rác của chính họ bao gồm email hoặc file dữ liệu quan trọng. Quản trị viên có thể khôi phục dữ liệu đã xóa trong vòng 25 ngày từ trang quản trị viên.
Xem ngay ở đây khi cần thiết dùng tới
8. Đặt chính sách bảo mật dữ liệu chia sẻ ra bên ngoài
Google Workspace được thiết kế để giúp tổ chức của bạn bảo mật dữ liệu, bạn có thể kiểm soát các cách thức chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài của người dùng. Có thể cho phép ai được phép chia sẻ ra ngoài và ai không được phép.
9. Ngăn chặn thư gửi với một số tên miền hoặc toàn bộ bên ngoài tổ chức
Bạn có thể thiết lập một bộ phận nào đó Được hoặc Không được gửi thư ra ngoài tổ chức, hoặc bạn cần ngăn chặn một vài tên miền nào đó không được phép tương tác qua email với tổ chức của bạn. Bạn có thể làm như vậy với gói Google Workspace
10. Xem lịch sử gửi nhận của Email
Tính năng này cho phép quản trị viên có thể rà lại lịch sử gửi/nhận email, nó sẽ cho bạn biết thông tin ngày giờ gửi, địa chỉ IP, phương thức gửi, tình trạng giao/nhận dữ liệu và đường đi của dữ liệu. Nó hữu ích khi muốn điều tra một lỗi nào đó liên quan tới email trong công ty.
Các tính năng ưu việt của Google Workspace thật tuyệt vời phải không nào? Bạn cần lưu ý rằng, các tính năng từ số 5 đến số 10 chỉ dành cho quản trị viên mới có thể thiết lập. Ngoài ra nó còn nhiều tính năng độc đáo hơn nữa để bạn có thể khám phá và áp dụng cho công ty, doanh nghiệp của mình. Bạn có thể đăng ký trực tiếp bằng cách liên hệ Hotline 0917.457.337 – 0918.437.227 – 0917.757.227 hoặc thông qua Website Adtimin.vn để sử dụng Gmail Doanh Nghiệp.
