Tại sao cần xây dựng KPI nhân sự ?
Quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp quản trị bằng cách lượng hóa hiệu quả làm việc của một nhân viên theo một khoảng thời gian. Nắm rõ cách xây dựng KPI cho nhân viên sẽ giúp hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt.
Xây dựng KPI nhân sự hiệu quả
KPI là cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đó lường, đánh giá nhân viên trong một công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Việc kiểm soát KPI nhân sự và nắm rõ cách thức hoạt động của phương pháp này là điều tất yếu của mỗi quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là bài viết chi tiết phân tích về việc xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên.
1. HR – Chỉ số kpi về lương
1. Mức thu nhập trung bình:
– Công thức: = tổng thu nhập tổng nhân viên
– Khi xem xét mức thu nhập trung bình toàn công ty, giúp bạn xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.
2. Mức thu nhập giờ công trung bình:
– Công thức: = thu nhập trung bình / số giờ làm việc (đối với thời gian đo lường).
– Đây cũng là tỷ lệ so sánh thu nhập trung bình với các doanh nghiệp trong ngành như mục 1 ở trên.
3. Mức thu nhập theo chức danh:
– Mức thu nhập trung bình không phản ánh một cách chính xác thu nhập của các chức danh trong công ty của bạn.
– Ngoài ra, bạn cần xây dựng mức thu nhập trung bình của từng chức danh để xây dựng quy chế lương (click vào để xem về xách xây dựng quy chế lương).
– Công thức: = tổng thu nhập chức danh tổng số nhân viên chức danh đó
– Khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, giúp bạn xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thị trường.
4. Tỷ lệ chi phí lương:
– Công thức: tổng chi phí lương doanh số
– Bạn cũng cần xem xét xem mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?
2. HR – Chỉ số kpi tuyển dụng
1. Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).
– Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bạn, số lượng CV bạn nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty bạn có thể do truyền thông tốt, có thể do công việc hấp dẫn.
– Bạn cần làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng CV của bạn nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.
2. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu:
– Đó là mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của bạn.
– Tỷ lệ này = số ứng viên đạt yêu cầu tồng số ứng viên
– Nếu tỷ lệ này càng cao thì chứng tỏ bạn đã truyền thông những cốt lõi của bạn đến các ứng viên, điều này giúp bạn đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên.
– Nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ bạn đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì (quan trọng là họ có thể hiểu được các thông điệp của bạn).
3. Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng:
– Tổng chi phí / Tổng số CV. Chỉ tiêu này xác định xem để thu được một CV bạn mất bao nhiêu đồng.
– Số người tuyển được/từng kênh
4. Thời gian để tuyển nhân viên.
– Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày.
– Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.
5. % ứng viên/phí tuyển dụng
6. Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
– Chỉ số này đo lường số CV nhận được, số CV đạt yêu cầu trên mỗi chức danh.
– Chỉ số chi phí trung bình / 1 CV = tổng số tiền cho kênh quảng cáo tổng số CV nhận được từ kênh đó tức là với mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo bạn mất bao nhiêu tiền. Bạn so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Điều đó không đồng nghĩa với việc bạn chỉ thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất nhé. Ví nó còn phụ thuộc vào độc giả của kênh quảng cáo đó là gi…
Ghi chú: CV là tiếng anh, tiếng việc có nghĩa là đơn xin việc của ứng viên.
3. KPI về an toàn lao động
1. Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động
– Tỷ lệ này được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất.
2. Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động
– Tổng thời gian mất mát của tất cả các chức danh liên quan đến 1 tai nạn lao động. Bạn tổng hợp toàn bộ thời gian mất mát lại.
– Tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát gồm chi phí mất đi và chi phí xử lý an toàn lao động
3. Tỷ lệ chi phí mất do ATLD:
– Chi phí mất do an toàn lao động = số sản phẩm bị mất * đơn giá (của người liên quan) + chi phí xử lý an toàn lao động.
– Bạn theo dõi chi phí này ở các bộ phận khác nhau và so sánh theo từng tháng để có các biện pháp thích hợp.
4. Thời gian huấn luyện ATLD
– Bạn phải tính thời gian huấn luyện theo từng cá nhân và theo các hạng mục khác nhau để xem xét thời gian huấn luyện đã đủ hay chưa?
4. HR- KPI cho đào tạo
1. Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên:
– Chỉ số này bằng tổng số giờ huấn luyện trong một đơn vị thời gian cho mỗi chức danh.
– Chỉ số này cho biết, bạn đã huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch
2. Giờ đào tạo trung bình / NV:
– Bạn xem xét số giờ đào tạo trung bình / chức danh.
– Khi xem xét chỉ số này bạn thấy rằng mức độ thời gian đào tạo đã hợp lý chưa, nhất là đối với các chức danh có trình độ thấp.
3. Chi phí huấn luyện / NV
– Chi phí huấn luyện cho bạn biết bạn đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu.
– Chi phí huấn luyện trung bình = tổng chi phí / tổng nhân viên. Lưu ý, bạn nên tính chi phí theo chức danh.
– Trong đó tổng chi phí gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện…
4. Tỷ lệ nhân viên đào tạo:
– Tỷ lệ này được tính cho số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.
– Bạn có thể dùng các tỷ lệ nhân viên được đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.
5. Hiệu quả đào tạo:
– Tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo / tổng số nhân viên được đào tạo (do quản lý đánh giá).
– Tất nhiên, trong báo cáo đánh giá kết quả đào tạo, bạn cần biết nhân viên đã ứng dụng đào tạo ntn vào công việc.
5. HR – KPI đánh giá công việc
Việc đánh giá công việc là tùy thuộc vào phương pháp của mỗi công ty, nhưng sau khi đánh giá, đây là những số liệu bạn cần quan tâm.
1. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ:
– Công thức = số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân viên.
– Bạn xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận.
– Tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận làm bạn cần chú ý. Đôi khi bạn cũng cần phải xem lại, các tỷ lệ quá thấp là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm bạn lưu ý (sếp có xu hướng bình quân chủ nghĩa).
2. Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100 % công việc:
– Tỷ lệ này cho bạn biết số nhân viên đảm bảo công việc là bao nhiêu?
– Bạn nên so sánh tỷ lệ này giữa các bộ phận với nhau, và giữa các tháng với nhau.
3. Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên.
– Đối với các công ty ngành dịch vụ, tỷ lệ ngày vô cùng quan trọng, bạn cần xem xét cụ thể tỷ lệ thái độ tốt và không tốt của từng bộ phận để xem xét một cách chính xác hơn.
4. Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy:
– Tỷ lệ này bằng số lượng vi phạm trong một tháng.
– Bạn có thể phân loại vi phạm theo bộ phận, nếu gom theo lĩnh vực thì càng tốt, ngoài ra bạn có thể phân làm mức độ nghiêm trọng của vi phạm.
Các bạn theo dõi thêm phần 2 nhé!
