Email là phương thức giao tiếp phổ biến trong kinh doanh. Email đơn giản, dễ sử dụng, an toàn và là công cụ giao tiếp hiệu quả. Đó có thể là lý do tại sao có khoảng 281 tỷ email đã được gửi hàng ngày. Email có những quy tắc chung để đảm bảo rằng giao tiếp giữa bạn và người nhận của bạn có trật tự và chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn đã biết được CC và BCC trong email là gì hay chưa?
Một trong những quy tắc phổ biến nhất của email liên quan đến việc sử dụng CC và BCC. Cùng Adtimin tìm hiểu chức năng và mục đích của CC và BCC.
1. CC và BCC trong email là gì?
CC và BCC trong email là gì? Đây là câu hỏi rất dễ và cũng rất khó trả lời. Dễ khi bạn hiểu nó như thế nào, khó bởi nó sẽ rất khó phân biệt được CC và BCC. CC và BCC đều là những mấu chốt cần có trong email cũng như nếu phân biệt được thì sẽ rất dễ dàng lựa chọn và sử dụng. Vậy hãy cùng Adtimin tìm hiểu CC và BCC trong email là gì nhé!!!
CC va BCC trong email la gi
1.1 CC trong email là gì?
CC là từ viết tắt Carbon Copy có nghĩa là tạo ra các bản sao. Khi bạn điền email vào trường CC, email sẽ gửi thêm một bản sao nữa cho tài khoản này.
Khi bạn dùng CC gửi email đến nhiều người dùng cùng lúc, những người này có thể nhìn thấy toàn bộ danh sách người nhận trong phần CC.
Người nhận trong trường Cc chỉ là những người được đưa vào luồng mail để nắm bắt thông tin, tiến trình của công việc và không cần thiết phải phản hồi lại.
1.2 BCC trong email là gì?
BCC trong email là gì? Đây chắc hẳn là một câu hỏi mà mọi người đang rất muốn có câu trả lời đúng không? Vậy nội dung dưới đây sẽ là câu trả mời dành cho bạn nhé!
BCC là từ viết tắt của Blind Carbon Copy cũng có nghĩa là tạo ra những bản sao tạm thời.
Tuy nhiên, khác với CC, các người nhận trong BCC sẽ không được hiển thị cho những người nhận khác. Vì vậy, nếu muốn bảo mật danh sách nhận email thì tính năng BCC là lựa chọn phù hợp nhất.
Khi người nhận thư trong Bcc nhấn phản hồi và trao đổi với người gửi thì đoạn hội thoại qua mail của 2 người đó cũng là độc lập, những người nhận khác sẽ không nhìn thấy
2. Phân biệt Cc và Bcc khi gửi email
phan biet cc va bcc
Giống nhau:
Cc và Bcc trong Gmail đều là 2 chế độ được sử dụng để tạo ra các bản sao email và gửi cho nhiều người nhận cùng một lúc.
Khác nhau:
+ Chế độ Cc hiển thị công khai danh sách email, thông tin, danh tính của những người cùng nhận được thư. Do đó Cc được dùng nhiều khi gửi thư cho các thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm…
+ Trong khi đó, chế độ Bcc lại không hiển thị danh sách những người cùng nhận được email, bạn có thể cùng lúc gửi thư cho nhiều người nhưng sẽ không ai nhìn thấy ai cả. Chế độ Bcc được sử dụng nhiều trong trường hợp cần bảo mật danh tính của những người nhận khác.
3. Khi nào nên dùng CC và khi nào nên dùng BCC
khi nao nen su dung cc va bcc
Tính năng CC: Khi sử dụng CC, những người nhận trong danh sách sẽ thấy toàn bộ những người cùng nhận email. Bạn không cần phải bảo mật thông tin và danh tính người nhận.
CC là để điền những người cần biết nội dung trao đổi trong email nhưng không liên quan trực tiếp.
Ví dụ: Khi bạn là một người quản lý của một tập đoàn lớn. Bạn muốn thông báo đến tất cả nhân viên của mình một chỉ thị thông qua email, bạn chỉ cần chọn tính năng CC để có thể thêm rất nhiều người nhận khác nhau cùng một lúc và gửi nội dung thông báo đến tất cả những người trong danh sách gửi.
Tính năng BCC: Mặc dù cũng gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc như CC nhưng người nhận sẽ không biết danh sách và thông tin những người cùng nhận email. Vì vậy, BCC thường được sử dụng trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người nhận email.
Ngoài ra, tính năng BCC còn có công dụng làm gọn bớt danh sách những người nhận email, giúp email ngắn gọn hơn.
4. Nhược điểm của CC và BCC trong mail
CC và BCC có một số nhược điểm sau đây, trong quá trình sử dụng để không phải mắc sai lầm chúng ta cần lưu ý một số điểm như:
4.1 Nhược điểm của CC trong mail
♦ Hiển thị danh sách gửi thư cho tất cả người nhận
Tính năng CC của Gmail công khai tất cả các email của người nhận. Sẽ không có vấn đề gì nếu những người nhận đều quen biết nhau, tuy nhiên, khi bạn gửi email cho một nhóm người nhận không biết nhau, là những người xa lạ thì hành động này vi phạm quyền riêng tư.
Ví dụ trường hợp sau: Nếu bạn đang gửi email chăm sóc khách hàng, email bán hàng, email marketing phục vụ cho công việc kinh doanh, chắc chắn bạn sẽ không bao giờ muốn lộ danh sách khách hàng của mình. Do đó bạn ko điền email người nhận vào trường CC, cũng không nên cho tất cả người nhận vào trường To, cả 2 cách này đều làm lộ danh sách khách hàng.
Để bảo vệ danh tính người nhận của bạn, không bao giờ sử dụng trường CC để truyền đạt thông tin bí mật.
♦ Không thích hợp cho việc gửi thư hàng loạt
Bạn cần gửi email cho hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm người nhận cùng một lúc. Việc thêm thủ công bằng cách gõ địa chỉ email từng người nhận một là công việc mất thời gian và dễ gặp lỗi sai chính tả, gõ nhầm, gõ sót…
♦ Vô tình trả lời tất cả mọi người
Một vấn đề quan trọng khi sử dụng trường CC trong Gmail là người nhận có thể bấm nhầm vào “Reply All” thay vì “Reply” khi trả lời email. Không hiếm những trường hợp vì trót lỡ reply all mà kể cả những người không nên đọc được nội dung email cũng đọc được.
4.2 Nhược điểm của BCC trong mail
♦ Trả lời không chủ ý cho tất cả người nhận
Chúng ta có thể nhấn nhầm Reply All” Thay vì “Reply”, trong BCC ai cũng có thể nhầm lẫn với điều này.
Bên cạnh đó, có thể vi phạm quyền riêng tư cá nhân hoặc sao chép câu trả lời hàng loạt cũng có thể vô tình bị tiết lộ đến với mọi người.
♦ Không chuyên nghiệp
Mình không phải là người duy nhận được email là điều những người nhận BCC có thể dễ hiểu được, chúng ta có thể đặt ra câu hỏi hoặc sự nghi ngờ. Có thể dễ hiểu rằng, BCC dễ dẫn đến mất lòng tin giữa các thành viên trong nhóm vì nội dung trong cuộc hội thoại dễ bị phát hiện.
♦ Không cá nhân hóa
Không có cho phép bạn cá nhân hóa email là một nhược điểm của email. Khi nhận được email, người nhận sẽ không được xưng tên và cũng có thể đánh dấu email của mình là thư rác hoặc xóa nó.
BCC không thích hợp để gửi các email MKT. Mọi người thường đánh giá rằng, email MKT không có tính rõ ràng, rành mạch làm khách hàng thất vọng khi không thể điều chỉnh đến tên người nhận và thông điệp khác nhau. Chúng ta sẽ không có cơ hội đáp ứng được mong muốn nhu cầu của khách hàng, mất đi sự kết nối để tăng cường chuyển đổi.
♦ Không có số liệu thống kê hoặc phân tích
Khi sử dụng BCC email sẽ không cung cấp số liệu thống bất kì đến với mọi người hoặc phân tích nào từ các email BCC. Đây có thể không phải là vấn đề đối với giao tiếp cá nhân, nhưng đối với doanh nghiệp nào đó muốn theo dõi số lượng người đã mở hoặc nhấp vào email thì đây là vấn đề cần cân nhắc.
Gmail không cung cấp cho người gửi bất kỳ tính năng nào để phân tích dữ liệu mà chúng ta cần, chẳng hạn như khi nào email được mở hoặc liên kết có được nhập vào hay không,
5. Cách gửi email bằng CC và BCC
Nếu là người mới sử dụng email, bạn có thể làm theo hướng dẫn dưới đây để làm quen với việc soạn thảo email và sử dụng CC/BCC trên Gmail:
Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail của bạn.
Bước 2: Chọn vào mục soạn thư. Một hộp thư mới sẽ xuất hiện.
Bước 3: Tiếp tục thực hiện bằng thao tác nhập địa chỉ email người nhận bên phải của hộp thoại.
Bước 4: Bạn chọn “Bcc” hoặc “Cc” sau đó nhập danh sách cách email mà bạn muốn gửi vào.
Bước 5: Gmail cho phéo bạn đính kèm tệp hoặc hình ảnh, tùy chọn định dạng, hoặc chèn thêm liên kết, chèn các biểu tượng để nội dung mail của bạn thêm sinh động.
Bước 6: Cuối cùng ấn nút “Gửi”.
Chúc các bạn thành công!
