Bạn muốn email của mình được gửi đi trông thật chuyên nghiệp khi trao đổi với khách hàng, mà bạn lại chưa biết cách phải làm cách nào. Bạn muốn để lại dấu ấn cho đối tác, khách hàng mà lại không biết cách tạo chữ ký email. Thì hãy tham khảo bài viết dưới đây, có thể sẽ giúp bạn tìm được cách khắc phục của mình.
1. Tạo chữ ký Email là gì?
tao chu ky email la gi
Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp hiển thị đầy đủ thông tin liên lạc, địa chỉ, website,… hoặc trích dẫn ưa thích của bạn, được tự động thêm vào cuối thư email giống như chân trang.
Ngoài việc gây ấn tượng cho người nhận thư, chữ ký email còn giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn, thể hiện tác phong nghiêm túc và cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
Loại chữ ký này được trình bày rất đa dạng và chủ yếu theo nhu cầu của người sử dụng. Chúng có thể trình bày dưới dạng một văn bản hãy là thể hiện ở dạng hình ảnh. Bạn chỉ cần chọn lựa mẫu chữ ký của mình thích để có thể giới thiệu chi tiết thông tin cơ bản cho người nhận thư được biết rõ.
2. Vai trò của việc tạo chữ ký email
vai tro cua tao chu ky email
Tạo chữ ký email có vai trò rất quan trọng mà không phải như nhiều người nghĩ là tạo ra để cho có. Đây là một công cụ hữu ích đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó. Cụ thể hơn nó có lợi ích rất quan trọng trong chiến dịch marketing giúp cho người nhận email có thể nhận diện được thương hiệu. Hoặc đơn giản hơn đó là giúp dễ dàng liên lạc đúng người khi khách hàng có nhu cầu.
Một số vai trò quan trọng khi dùng chữ ký trong gửi email có thể kể đến như sau:
- Chữ ký giống như một tấm danh thiếp sẽ cho phép người gửi có thể quảng bán thương hiệu cá nhân của mình hoặc công ty của mình đến người nhận email.
- Giúp tạo ấn tượng đối với người nhận về cá nhân hoặc thương hiệu công ty giữa hàng chục, hàng trăm email mà người nhận nhận được.
- Sẽ giúp người nhận dễ dàng có được thông tin liên lạc của người gửi khi họ có nhu cầu sử dụng về sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Cho phép người gửi thêm vào lời mời đặt hàng hoặc truy cập website cũng như nhiều vấn đề khác. Ở đây nó sẽ có vai trò như một quảng cáo ấn tượng thu hút khách hàng, rất tiện ích.
- Nếu như tất cả các nhân viên trong công ty đều sử dụng một mẫu chữ ký sẽ giúp làm tăng thêm giá trị nhận diện thương hiệu.
3. Những yếu tố cơ bản cần có khi tạo chữ ký email
Yếu tố để có thể đánh giá một chữ ký email chất lượng tốt thì nó phải đáp ứng tốt được hai nhiệm vụ. Thứ nhất là tạo được sự thu hút chú ý của người đọc và thứ hai là truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm tốt cả hai điều này thì khi tạo chữ ký trong email bạn phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản cần thiết như sau:
- Họ và tên, tên công ty hoặc chức vụ của người gửi.
- Các thông tin liên hệ cơ bản bao gồm như: Email, số điện thoại, link website,…
- Link mạng xã hội: Thêm vào đó biểu tượng có gắn đường link mạng xã hội mà doanh nghiệp sở hữu như: facebook, skype, zalo,… Với những yếu tố này sẽ rất có thể khách hàng tìm đến bạn trên những kênh này.
- Hình ảnh: Cái này có thể có hoặc không cần cùng được, tuy nhiên việc có thêm hình ảnh của mình trong chữ ký sẽ tạo ấn tượng tốt với các đối tác và khách hàng của mình.
- Logo: Việc đính kèm logo cũng không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn dễ dàng hơn
4. Cách tạo chữ ký email
Các bước tạo chữ ký email rất đơn giản, sau đây là trình tự các bước tạo chx ký email:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email và chọn biểu tượng bánh răng cưa, sau đó chọn xem tất cả tùy chọn cài đặt
cach tao chu ky email
Bước 2: Tại nhóm Chung, kéo xuống bên dưới tới phần chữ ký và tích chọn vào phần sử dụng chữ ký.
cach tao chu ky email
Bước 3: Tiếp xuống khung trắng bên dưới sẽ hiển thị các tùy chọn để sử dụng thiết kế chữ ký trên Email.
-
cach tao chu ky email
- Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
- Cỡ chữ: có kiểu nhỏ, thường, lớn và rất lớn.
- Định dạng: có ba định dạng cơ bản được sử dụng in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).
- Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký.
- Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký
- Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký.
- Căn lề căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký.
- Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký.
- Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.
- Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.
- Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký.
Bước 4: Tạo chữ ký xong nhấn vào nút “Lưu” để lưu thay đổi vừa thiết lập. Bạn chỉ cần mở khung soạn thảo email mới là sẽ thấy mẫu chữ ký vừa tạo ở bên dưới cuối thư.
cach tao chu ky email
Hy vọng với những thông tin tổng hợp chi tiết ở trên đã giúp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về tạo chữ ký email và cách tạo chữ ký như thế nào. Đây sẽ là những thông tin cơ bản để giúp bạn có thể từng bước quảng bá thương hiệu cá nhân, tổ chức của mình một cách hữu hiệu nhất nên áp dụng.
