Office Online một phiên bản của phần mềm Microsoft vốn khá nổi tiếng sở hữu đầy đủ các tính năng y hệt như bản offline. Ở bản online người dùng hoàn toàn có thể sử dụng nó trên nhiều nền tảng và tối ưu chi phí một cách tối đa nhất.
Office Online của Microsoft là một công cụ khá quen thuộc đặc biệt là đối với dân văn phòng. Phần mềm này được yêu thích và sử dụng phổ biến, nhờ những ưu điểm vượt trội như tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí. Để hiểu rõ hơn về bản chất của nó, cách sử dụng và giá bán như thế cùng Adtimin làm rõ trong những chia sẻ dưới đây.
Office Online là gì?
Office Online là một phần mềm của Microsoft Office sử dụng trên nền tảng web. Thay vì người dùng phải tải và cài đặt phần mềm lên thiết bị gây tốn thời gian và không gian lưu trữ. Thì với Office Online, bạn có thể truy cập ngay trên trực tuyến, chỉ cần đảm bảo máy tính của bạn có kết nối internet.
Ngoài Office Online, người dùng cũng có thể sử dụng thêm những công cụ hỗ trợ công việc khác như Word, Excel, Outlook, và Teams. Có thể thấy công việc của bạn chưa bao giờ trở nên thuận tiện đến như vậy khi có Online Office hỗ trợ, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất, linh hoạt, làm việc mọi lúc mọi nơi.
Office Online công cụ hỗ trợ làm việc dành cho web
Ưu nhược điểm của Office Online là gì?
Sau khi đã hiểu được khái niệm Office Online là gì, hãy cùng tìm hiểu về những ưu, nhược điểm của phần mềm này mang đến.
Ưu điểm nổi bật của Office Online là gì?
Dù có không ít các phần mềm hỗ trợ làm việc khác ra đời, thế nhưng Office Online vẫn luôn nhận được sự yêu thích của người dùng bởi những ưu điểm vượt trội mà mình có được.
Hỗ trợ làm việc đa nền tảng
Một trong những ưu điểm nổi bật của Office Online cần phải được nhắc đến đó là tính năng hỗ trợ làm việc trên nhiều nền tảng khác nhau. Chỉ cần một tài khoản duy nhất, Office Online cho phép sử dụng trên 5 nền tảng khác nhau bao gồm: điện thoại, laptop, tablet…. Phần mềm Office Online còn thể hiện ưu điểm vượt trội của mình trong việc có khả năng tương thích cao với nhiều nền tảng khác nhau như Windows, MacOS, iOS và Android…mang đến sự linh hoạt và tiện lợi cho người sử dụng.
Thực hiện sao lưu liên tục tránh bị mất dữ liệu
Nếu như sử dụng Office Offline người dùng luôn thường canh cánh nỗi lo dữ liệu có thể bị mất bất cứ lúc nào khi thiết bị bị ngắt kết nối điện, vì nó không có khả năng tự động sao lưu. Thì với bản Office Online bạn không cần phải phải lo lắng về điều này. Mọi dữ liệu được sao lưu liên tục tại OneDrive, người dùng có thể dễ tìm tìm thấy khi cần.
Office Online cho phép người dùng làm việc cùng nhau và liên tục sao lưu dữ liệu tránh bị mất
Chia sẻ dữ liệu đơn giản, dễ dàng
Với phần mềm Office online, tất cả các dữ liệu sẽ được cập nhật lên nền tảng trực tuyến. Vì thế, việc chia sẻ dữ liệu cũng trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Thay vì phải tải về máy rồi gửi cho mọi người như khi dùng bản offline. Ở bản online bạn chỉ cần cấp quyền truy cập và chia sẻ link qua các nền tảng, bất kỳ ai có đường link đều có thể truy cập và xem dữ liệu.
Cho phép đồng chỉnh sửa và làm việc cùng nhau
Một ưu điểm nữa không thể không nhắc đến đó chính là tính năng cho phép nhiều tác giả cùng thực hiện chỉnh sửa trong cùng một khoản thời gian thực. So với cách làm việc truyền thống thì cộng tác cùng nhau làm việc trực tuyến giúp tăng hiệu quả và năng suất làm việc cao hơn rất nhiều.
Tối ưu chi phí một cách tối đa
Sử ra đời của Office Online giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều khoản chi phí trong việc việc sử dụng giấy, mực in ấn, văn phòng phẩm. Với Office Online mọi văn bản đểu sẽ được xử lý trên nền tảng trực tuyến. Bên cạnh, công cụ này còn cho phép doanh nghiệp tạo các cuộc họp trực tuyến, giảm thiểu thời gian đi lại cũng như các khoản phí điện nước khác.
Nhược điểm của Office Online là gì?
Ưu điểm lớn nhất của Office Online là khả năng cho phép người dùng truy cập làm việc trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Thế nhưng, chính điều này lại cũng lại nhược điểm lớn nhất của nó. Nếu như người dùng gặp phải tình trạng kết nối internet kém thì chắc chắn quá trình làm việc sẽ bị gián đoạn.
Không có internet việt sử dụng Office Online sẽ không thể thực hiện
Cách sử dụng Office Online
Trước khi muốn sử dụng Office Online người dùng cần phải tiến hành đăng ký tài khoản bản quyền sau đó lựa chọn từng nền tảng mình muốn và sử dụng. Dưới đây là những hướng dẫn sử dụng chi tiết nhất.
Hướng dẫn sử dụng Word Online
Sau khi đăng nhập thành công thì giao diện làm việc chính của Office phiên bản online sẽ được hiển thị. Nếu muốn sử dụng Word Online làm việc bạn cần thực hiện thứ tự theo các bước sau.
- Bước 1: Trên thanh công cụ nằm ở bên trái màn hình, người dùng nhấp vào biểu tượng của Word.
- Bước 2: Giao diện làm việc chính của Word hiện ra. Nếu như người dùng muốn tạo tài liệu mới, tiến hành chọn Tài liệu trống.
- Bước 3: Tương tự như trên Word Offline người dùng sẽ tiến hành thực hiện các thao tác như thêm nội dung và chỉnh sửa văn bản.
- Bước 4: File làm việc sẽ tự động cập nhật lưu lại, người dùng không cần phải nhấn Save như khi sử dụng Word Offline.
Hướng dẫn sử dụng Excel Online
Tương tự như khi sử dụng Word Online các bước sử dụng Excel Online sẽ được thực hiện như sau.
- Bước 1: Người dùng nhấp vào biểu tượng của ứng dụng Excel Online tại thanh công cụ bên trái màn hình của giao diện chính.
- Bước 2: Nếu như thêm tài liệu mới, người dùng chọn số làm việc trống hoặc các bảng tính
- Bước 3: Giao diện làm việc Excel Online hiện ra, người dùng thực hiện tất cả các thao tác làm việc chỉnh sửa như thông thường. File dữ liệu cũng sẽ tự động được lưu như khi làm việc với Word Online.
Hướng sử dụng PowerPoint Online
Nếu bạn muốn tạo slide, làm bài, tài liệu thuyết trình thì PowerPoint Online là trợ thủ đắc lực giúp bạn thực hiện điều đó.
- Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái chọn PowerPoint. Người dùng hãy click chọn Bản trình bày trống hoặc những biểu mẫu đã có sẵn.
- Bước 2: Tiến hành đặt tên cho bản trình bày bằng cách Thêm Tiêu đề chính hoặc Tiêu đề phụ, thực hiện các thao tác chỉnh sửa.
- Bước 3: Nếu bạn muốn thực hiện thao tác như thay đổi phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, thêm hình ảnh…. hãy sử dụng các lệnh nằm ở trên thanh Ribbon.
Hướng dẫn sử dụng Teams Online
Nếu bạn muốn tạo ra các cuộc họp online đơn giản, nhanh chóng không bị giới hạn về mặt thời gian thì ứng dụng Teams chính là công cụ không nên bỏ qua. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Người dùng nhấp vào biểu tượng của ứng dụng Teams tại thanh công cụ bên trái màn hình của giao diện chính
- Bước 2: Tại giao diện làm việc chính, người dùng chọn Nhóm, tiếp đến nhận chọn vào ô Tham gia hoặc Tạo nhóm.
- Bước 3: Đối với trường hợp, người dùng muốn thiết lập nhóm, hãy thực hiện tạo nhóm và điền tất cả các thông tin cơ bản bao gồm tên nhóm, mô tả cũng như cách thức hoạt động. Đối với trường hợp muốn tham gia vào cuộc họp có sẵn thông qua link được chia sẻ, hãy chọn OK.
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Outlook Online
Outlook Online mang đến cho người dùng trải nghiệm gửi email mới lạ hơn với thứ tự các bước như sau:
- Bước 1: Tại giao diện làm việc chính chọn mục Tạo thư mới
- Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin được yêu cầu bao gồm email địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm nếu có.
- Bước 3: Click vào nút Gửi là thành công
Nên sử dụng Microsoft Office Online hay phần mềm Microsoft Office 365?
Về cơ bản Microsoft Office Online mang đến rất nhiều ưu điểm thế nhưng nó vẫn có những hạn chế nhất định. Hạn chế rõ rệt của nó chính là bị giới hạn trong việc lựa chọn các ứng dụng. Với những người dùng làm việc văn phòng chỉ cần một số yêu cầu cơ bản thì Office phiên bản online được xem là sự lựa chọn phù hợp. Thế nhưng, với những người dùng đòi hỏi nhiều hơn các tính năng trong quá trình làm việc, thì Microsoft 365 Business được đánh giá là phù hợp hơn.
Chắc hẳn với những chia sẻ trên đây của Adtimin chắc hẳn đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Microsoft Office Online những ưu nhược điểm cũng như cách sử dụng nó như thế nào cho hiệu quả. Nếu như bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cần được hỗ trợ, muốn biết thêm thông tin, báo giá phần mềm hãy liên hệ ngay 0945.507.667 ngay hôm nay.
