Nếu bạn đã từng sử dụng Gmail, bạn sẽ nhìn thấy khi soạn thư trong mục TO luôn có 2 gợi ý là BCC và CC. Vậy, BCC trong gmail là gì và nó khác với CC như thế nào?
Khái niệm BCC là gì?
BCC là từ viết tắt của cụm Blind Carbon Copies, có nghĩa là bản sao gửi kín. Khi gửi mail, phần này sẽ ghi địa chỉ mà mail được gửi kèm tới. Tuy nhiên, phần địa chỉ này sẽ được giấu kín nên những người nhận mail không thể phát hiện các địa chỉ nêu trong phần BCC. Nói cách khác, khi đính kèm địa chỉ BCC thì hộp thư nhận sẽ không đọc được địa chỉ của người gởi hay các địa chỉ gửi kèm theo email.
Trong email, BCC vô cùng hữu ích nếu bạn muốn gửi các phiên bản sao chép tới đối tượng bất kỳ mà không công khai email của họ. BCC cũng là lựa chọn hàng đầu khi bạn muốn gửi một email cùng nội dung tới nhiều người nhận khác nhau vì BCC sẽ không hiển thị danh sách những người nhận mail.
BCC và CC có điểm gì giống và khác nhau?
BCC và CC đều được sử dụng trong các email, song chúng vẫn có một vài đặc điểm khác nhau. Về khái niệm, các phân loại cũng như tính bảo mật của CC hay BCC đều có những điểm khác biệt hoàn toàn.
Sự khác biệt cơ bản nhất là về định nghĩa. Trong khi BCC có nghĩa là gửi bản sao kín, giấu địa chỉ thì CC là bản gửi công khai đính kèm địa chỉ trong phần To. Bạn sẽ nhìn thấy phần này hiển thị trong giao diện cửa sổ gửi mail mới.
CC (Carbon Copy) có nghĩa là bản sao. Để lựa chọn CC bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+C. Còn BCC có nghĩa là các bản sao tạm, gắn với tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B
Đối với BCC, hộp thư nhận sẽ không thể đọc hoặc truy ra địa chỉ của người gửi và với CC thì ngược lại, mọi người nhận email đều sẽ nắm được địa chỉ email của người gửi. Do đó, về mặt bảo mật, BCC là lựa chọn an toàn hơn.
Khi nào thì sử dụng CC và BCC?
CC và BCC đều là hai yếu tố cơ bản trong Gmail. Khi gửi một bức thư đi, bạn có thể lựa chọn giữa CC và BCC để đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống. Dưới đây là gợi ý cách dùng CC và BCC phù hợp nhất để đảm bảo tính bảo mật thông tin cho người gửi khi soạn email.
- CC là kiểu gửi thư hữu ích nếu bạn muốn người khác nhận được một bản sao khác của email dù họ không phải là người nhận chính.
- BCC là lựa chọn phù hợp nếu bạn muốn gửi phiên bản copy của email tới những người khác, nhưng không muốn cho họ biết rằng bạn đang gửi email đồng loạt. Ngoài ra, BCC cũng phù hợp sử dụng khi bạn muốn gửi một email tới nhiều người dùng khác nhau.
- Tuy nhiên, BCC chỉ phù hợp sử dụng đối với những email có nội dung công khai. Nếu bạn đang muốn gửi các email chứa thông tin mật hay nội dung cá nhân, bạn không nên dùng BCC vì nguy cơ rò rỉ thông tin là rất lớn nếu người nhận thư sử dụng tính năng Reply All.
Hướng dẫn cách sử dụng CC và BCC khi gửi gmail
Trong khi gửi mail, hiếm có ai để ý tới CC và BCC vì chúng không quan trọng như những thông tin bắt buộc khác. Song, nếu bạn sử dụng email cho công việc thì nắm vững cách sử dụng hai yếu tố này là vô cùng quan trọng. Không chỉ giúp tăng tính bảo mật cho thông tin cá nhân mà CC và BCC còn giúp khách hàng đánh giá mức độ chuyên nghiệp của bạn khi thực hiện thao tác soạn – gửi email.
Tùy theo nhu cầu cá nhân cũng như yêu cầu khi gửi email số lượng lớn mà bạn nên lựa chọn giữa CC (có tiết lộ thông tin email của những người nhận) hay BCC (không tiết lộ thông tin email những người nhận) để tránh rò rỉ thông tin cá nhân. Để sử dụng CC hay BCC bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản như sau:
Bước 1: Trong phần To ở giao diện soạn nội dung email trước khi gửi đi, bạn hãy click con trỏ chuột vào nút BCC ở phía bên trái. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + B để mở phần BCC.
Bước 2: Ở phần BCC xuất hiện trên màn hình, bạn hãy nhập vào email của người nhận. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập vào những địa chỉ email khác nhau tùy theo nhu cầu gửi mail của bạn.
Click chuột vào phần To rồi ấn vào nút Send trên màn hình để gửi thư đi là được.
Nhìn chung, CC và BCC không phải đóng vai trò quá quan trọng trong quy trình gửi email tiêu chuẩn. Song, sự xuất hiện của những yếu tố này sẽ giúp bạn đảm bảo tính bảo mật thông tin cá nhân để tránh được những rắc rối về sau. Do đó, hãy cố gắng ghi nhớ những thông tin cơ bản về BCC và CC trong bài viết này. Mong bài viết này sẽ hữu ích cho các bạn.
.
