Nắm rõ vai trò quản lý Microsoft 365 đối với mỗi doanh nghiệp là vô cùng quan trọng trong bối cảnh số hóa và quản lý dữ liệu. Hiểu đúng sẽ giúp bạn ứng dụng chính xác nó vào quá trình tối ưu hiệu suất và phát triển.
Khi công nghệ phát triển và có nhiều bước tiến mới, người dùng ngày càng có nhiều mong đợi cũng như đặt ra các yêu cầu khắt khe hơn về sự linh hoạt và bảo mật trong quản lý dữ liệu trực tuyến. Hiểu rõ, vận dụng đúng vai trò của Microsoft 365 vừa đảm bảo nâng cao hiệu suất làm việc, song song với đó là đảm bảo về tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu.
Quản lý Microsoft 365 là gì?
Quản trị viên Microsoft 365 chính là một tài khoản đặc quyền. Nó có khả năng kiểm soát được tất cả các tài khoản thuộc trong doanh nghiệp. Với việc sở hữu vai trò này, người dùng có thể dễ dàng xác định được chính sách từ cơ bản cho đến phức tạp và thực hiện cấp quyền truy cập cho mỗi thành viên.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý, người dùng chỉ được cung cấp tài khoản quản trị khi chọn mua gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Có thể nói, lợi ích quan trọng của người quản trị Microsoft 365 đó chính là chỉ định được các thành viên khác để thực hiện hỗ trợ mình. Truy cập vào trang quản trị sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm tra được tài khoản của mình có quyền quản trị hay không nếu nhận được thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này”, điều đó đồng nghĩa với việc người dùng không nắm giữ vai trò quản trị.
Quản trị viên Microsoft 365 kiểm soát được tất cả tài khoản doanh nghiệp
Nguyên tắc bảo mật quản lý Microsoft 365
Tài khoản nắm giữ các vai trò quản lý Microsoft 365 sẽ có quyền kiểm soát cao nhất trong doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng người dùng cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc bảo mật dưới đây.
Nguyên tắc 1: Duy trì từ 2 đến 4 tài khoản viên toàn diện
Khi sử dụng tài khoản này, người dùng có thể thực hiện được các thao tác như đặt lại mật khẩu cho những tài khoản có quyền hạn ít hơn. Để tránh rơi vào những trường hợp rủi ro như bị khóa tài khoản, người dùng có duy trì dự phòng từ 2 cho đến 4 tài khoản viên toàn diện để bảo vệ tài liệu quan trọng của tổ chức.
Nguyên tắc 2: Chỉ giao quyền truy cập ở mức độ tối thiểu
Trong quá trình trao quyền, người dùng chỉ nên giao cho các thành viên những quyền cơ bản để có thể hoàn thành tốt được công việc và nhiệm vụ. Tránh giao quá nhiều quyền để nâng cao bảo mật và bảo vệ những tài liệu của tổ chức.
Nguyên tắc 3: Thực hiện kích hoạt xác thực đa yếu tố cho quản trị viên
Dù là quản lý hay người dùng Microsoft 365 cũng cần nên thực hiện kích hoạt đa yếu tố. Điều này sẽ giúp cho những thông tin quan trọng của doanh nghiệp không bị rò rỉ và đánh cắp bởi kẻ xấu.
Biết được nguyên tắc bảo mật quản lý Microsoft 365 để sử dụng hiệu quả hơn
Điểm qua các vai trò quản lý Microsoft 365
Mỗi vai trò quản lý Microsoft 365 sẽ có những yêu cầu công việc và nhiệm vụ khác nhau Dưới đây là các nhiệm vụ cụ thể theo từng vai trò
Billing Admin
Billing Admin có tên thường gọi là Quản trị viên Hóa đơn chịu trách nhiệm thực hiện công việc
- Xem quản lý hóa đơn, thanh toán và xuất hóa đơn.
- Cập nhật thông tin tài khoản và thay đổi các thông tin về phương thức thanh toán.
- Thực hiện quản lý ngân sách.
- Xem xét và quản lý các khoản sử dụng.
Exchange Admin
Vai trò quản lý Microsoft 365 tiếp theo phải nhắc đến đó chính là việc cấp quyền Exchange Admin cho một hoặc nhiều tài khoản. Bao gồm các công việc
- Quản lý hộp thư, nhóm phân phối, quy tắc vận chuyển, tiến hành các cài đặt Exchange Online khác.
- Tạo mới, chỉnh sửa, xóa đi các thông tin liên quan đến hộp thư.
- Quản lý nhóm phân phối.
- Cấu hình quy tắc vận chuyển.
- Di chuyển các dữ liệu hộp thư.
Global Admin
Global Admin là một trong những vai trò quản lý Microsoft 365 quan trọng dành riêng cho những tài khoản có quyền truy cập vào tất cả các chức năng cũng như các dữ liệu. Người dùng có thể thực hiện được các công việc như:
- Có quyền thay đổi mật khẩu cho một nhiều toàn bộ người dùng trong một doanh nghiệp.
- Thêm hoặc điều chỉnh tên miền sao cho thuận tiện nhất.
- Có khả năng truy cập vào kho dữ liệu của doanh nghiệp trên hệ thống nhà cung cấp dịch vụ .
Các vai trò quản lý Microsoft 365 của Global Admin vô cùng quan trọng
Global reader
Vai trò Global reader có thể xem về các dịch vụ Microsoft 365 trong tổ chức. Biết được những người dùng, nhóm, tài nguyên và các cài đặt. Xem được các báo cáo và nhật ký. Tuy nhiên, khi hoạt động với tư cách này, người dùng sẽ không được cấp quyền để thay đổi bất cứ cài đặt nào.
Groups Admin
Trong những vai trò quản lý Microsoft 365, Groups Admin sẽ đảm nhận nhiệm vụ quản lý mọi thiết lập có liên quan đến nhóm trong trung tâm quản trị:
- Tạo mới, xóa, sửa đổi hoặc khôi phục nhóm một cách nhanh chóng
- Tạo, điều chỉnh và cập nhật mới về các chính sách cho nhóm.
- Thực hiện công việc quản lý nhóm thông qua bảo mật Azure Active Directory.
Helpdesk Admin
Vai trò quản trị 365 Helpdesk Admin sẽ tương ứng với các hoạt động
- Hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng các dịch vụ Microsoft 365.
- Có thể thực hiện đăng xuất khỏi tài khoản của một người dùng cụ thể nào đó.
- Quản lý và thực hiện đặt yêu cầu dịch vụ.
- Theo sát được toàn bộ tiến trình trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Licence Admin
Vai trò quản lý Microsoft 365 của Licence Admin được quy định
- Quản lý cấp phép và phân bổ giấy phép cho người dử dụng.
- Mua và gia hạn giấy phép
Office Apps Admin
Office Apps Admin được trao quyền điều chỉnh cũng như quản lý Microsoft 365 thông qua các hoạt động cụ thể:
- Thực hiện việc tạo và quản lý các chính đám mây của Office.
- Tạo mới hoặc tiến hàng quản lý hệ thống yêu cầu dịch vụ.
- Quản lý, bao quát được toàn bộ những nội dung hiển thị trên ứng dụng Microsoft office.
Password Admin
Password Admin có vai trò đặt lại mật khẩu cho người dùng. Hỗ trợ người dùng đặt lại mật khẩu cho tài khoản của họ.
Service Support Admin
Đây là một trong những bổ sung của các vai trò quản lý Microsoft 365. Để thực hiện vai trò này người dùng cần
- Tiến hành tạo mới và quản lý tất cả những yêu cầu có liên quan.
- Xem và chia sẻ những thông tin có trên trung tâm tin nhắn.
- Theo dõi diễn biến của các dịch vụ từ cơ bản cho đến chuyên sâu.
Teams Administrator
Teams Administrator thực hiện đảm viện các vai trò
- Thực hiện quản lý tất cả các cuộc họp.
- Kết nối được các cá nhân và các tổ chức với hội nghị trực tuyến.
- Có thể điều chỉnh và quản lý các thiết lập trong ứng dụng.
User Admin
Vai trò quản lý Microsoft 365 có tên là User Admin cung cấp cho người dùng những khả năng sau:
- Thêm, xóa, sửa đổi và cập nhật thông tin người dùng trong các tổ chức, doanh nghiệp.
- Điều chỉnh chính sách, mật khẩu người dùng.
Luôn tìm hiểu thông tin và cập nhật liên tục là cách để cách doanh nghiệp chắc chắn đã tận dụng tối đa các lợi ích đồng thời sử dụng đúng vai trò của quản lý Microsoft 365. Nếu bạn muốn tối ưu hóa quy trình và cải thiện chất lượng làm việc bằng phần mềm Microsoft 365 Business với nhiều công cụ hữu ích hãy liên hệ ngay với Adtimin để được hỗ trợ qua số hotline 0917457337.
