Google Workspace là gì? Đây là bộ công cụ làm việc trực tuyến trên nền tảng điện toán đám mây của Google, được thiết kế dành cho doanh nghiệp và tổ chức. Không chỉ cung cấp Gmail doanh nghiệp, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Meet…, Google Workspace hiện còn được tích hợp sâu với Google Gemini AI, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tăng khả năng cộng tác và quản lý dữ liệu tập trung.

Trong bài viết này, ADTIMIN sẽ giúp bạn hiểu rõ Google Workspace là gì, Google Workspace có những tính năng nào, lợi ích ra sao, các phiên bản Business Starter, Business Standard, Business Plus khác nhau như thế nào và doanh nghiệp nên lựa chọn gói nào.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp email theo tên miền kết hợp lưu trữ, họp trực tuyến, quản lý tài liệu và công cụ AI trên cùng một nền tảng thì Google Workspace là một lựa chọn đáng cân nhắc.

1. Google Workspace là gì?

Google Workspace là bộ công cụ năng suất và cộng tác trực tuyến do Google phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud/SaaS), phục vụ doanh nghiệp, tổ chức và người dùng chuyên nghiệp.

Trước đây, Google Workspace có tên gọi là G Suite. Hệ sinh thái này tập hợp nhiều ứng dụng quen thuộc như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Calendar, Google Meet và Google Chat.

Điểm nổi bật của Google Workspace là các ứng dụng không hoạt động độc lập mà được kết nối với nhau trong cùng một hệ thống.

Ví dụ:

• Nhận email khách hàng trên Gmail.
• Lưu hợp đồng và tài liệu trên Google Drive.
• Soạn thảo hợp đồng bằng Google Docs.
• Theo dõi doanh thu bằng Google Sheets.
• Đặt lịch làm việc bằng Google Calendar.
• Họp trực tuyến với khách hàng qua Google Meet.
• Trao đổi nội bộ bằng Google Chat.
• Sử dụng Gemini để hỗ trợ viết, phân tích và xử lý công việc.

Nhờ hoạt động trên nền tảng đám mây, nhân viên có thể truy cập dữ liệu và ứng dụng từ máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng có kết nối Internet.

Nói đơn giản, Google Workspace là một hệ sinh thái làm việc trực tuyến dành cho doanh nghiệp, giúp email, tài liệu, lịch, cuộc họp, lưu trữ, cộng tác và AI được kết nối trên cùng một nền tảng.

1.1. Khái niệm Google Workspace là gì?

Google Workspace có thể được hiểu là một bộ ứng dụng được Google tích hợp nhằm giúp doanh nghiệp quản lý công việc, dữ liệu và nhân sự hiệu quả hơn.

Nếu phân loại theo chức năng, Google Workspace gồm các nhóm chính:

Nhóm giao tiếp và cộng tác:

• Gmail.
• Google Meet.
• Google Chat.
• Google Calendar.
• Google Docs.
• Google Sheets.
• Google Slides.
• Google Sites.
• Google Forms.
• Google Keep.
• Google Vids.

Nhóm lưu trữ và quản lý dữ liệu:

• Google Drive.
• Shared Drive tùy phiên bản và cấu hình.

Nhóm AI và năng suất:

• Google Gemini.
• NotebookLM.
• Các tính năng AI được tích hợp vào Gmail, Docs, Sheets, Slides và Meet.

Nhóm quản trị và bảo mật:

• Google Admin Console.
• Google Vault.
• Endpoint Management.
• Work Insights và các công cụ quản trị khác tùy gói dịch vụ.

Vì vậy, thay vì phải mua và quản lý nhiều phần mềm riêng biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng Google Workspace như một nền tảng làm việc thống nhất.

1.2. Lịch sử Google Workspace

Tên gọi Google Workspace hiện nay là kết quả của nhiều lần thay đổi và phát triển trong hệ sinh thái ứng dụng doanh nghiệp của Google.

Một số cột mốc đáng chú ý:

• 2006: Google giới thiệu Google Apps for Your Domain, cung cấp những công cụ như Gmail, Google Calendar, Google Docs và Google Talk cho tên miền doanh nghiệp.
• 2007: Google Apps Premier Edition được giới thiệu với nhiều tính năng nâng cao dành cho doanh nghiệp.
• 2012: Google tiếp tục mở rộng hệ sinh thái ứng dụng và dịch vụ đám mây dành cho tổ chức.
• 2016: Google Apps for Work chính thức chuyển sang thương hiệu G Suite.
• 2020: Google công bố thương hiệu Google Workspace, thể hiện định hướng xây dựng một không gian làm việc thống nhất thay vì chỉ là tập hợp các ứng dụng văn phòng.
• 2024–2026: AI Gemini được tích hợp ngày càng sâu vào hệ sinh thái Google Workspace, hỗ trợ người dùng xử lý email, tài liệu, dữ liệu, cuộc họp và nhiều tác vụ khác.

Sự thay đổi từ Google Apps sang G Suite rồi Google Workspace cho thấy định hướng của Google đã chuyển từ cung cấp từng ứng dụng riêng lẻ sang xây dựng một nền tảng làm việc toàn diện cho doanh nghiệp.

1.3. Google Workspace khác gì Gmail và Google miễn phí?

Đây là câu hỏi rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Các dịch vụ Google miễn phí như Gmail cá nhân, Google Drive cá nhân, Google Docs hay Google Meet vẫn có thể phục vụ nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, Google Workspace được xây dựng dành riêng cho môi trường doanh nghiệp nên có nhiều khả năng quản trị và kiểm soát hơn.

Một số điểm nổi bật của Google Workspace:

• Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng, ví dụ tenban@tencongty.com.
• Quản lý tài khoản nhân viên tập trung.
• Quản lý dữ liệu và thiết bị của doanh nghiệp.
• Các gói có dung lượng lưu trữ cao hơn.
• Hỗ trợ nhiều tính năng bảo mật và quản trị nâng cao.
• Hỗ trợ xác thực nhiều lớp và các chính sách bảo mật doanh nghiệp.
• Có thể tích hợp với nhiều hệ thống và ứng dụng bên ngoài.
• Hỗ trợ cộng tác tài liệu theo thời gian thực.
• Tích hợp các tính năng AI Gemini tùy phiên bản.

Vì vậy, nếu Gmail miễn phí chủ yếu phục vụ nhu cầu cá nhân thì Gmail doanh nghiệp trong Google Workspace được thiết kế để doanh nghiệp có thể quản lý email và người dùng một cách chuyên nghiệp hơn.

2. Các tính năng nổi bật nhất của Google Workspace là gì?

Google Workspace không chỉ đơn giản là một dịch vụ email.

Hệ sinh thái này kết hợp nhiều công cụ phục vụ giao tiếp, lưu trữ, cộng tác, quản trị và bảo mật. Khi được triển khai đúng cách, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào nhiều phần mềm riêng lẻ và xây dựng một môi trường làm việc thống nhất.

Dưới đây là những nhóm tính năng nổi bật của Google Workspace.

2.1. Xây dựng thương hiệu với email doanh nghiệp

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp sử dụng Google Workspace là Gmail theo tên miền riêng.

Thay vì sử dụng địa chỉ dạng:

tencongty@gmail.com

doanh nghiệp có thể sử dụng:

nhanvien@tencongty.com

hoặc tạo các địa chỉ chức năng:

• sales@tencongty.com
• support@tencongty.com
• info@tencongty.com
• ketoan@tencongty.com
• admin@tencongty.com

Email theo tên miền giúp doanh nghiệp tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn khi giao tiếp với khách hàng và đối tác.

Đặc biệt, email doanh nghiệp không chỉ có giá trị về mặt thương hiệu. Việc quản lý email tập trung còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tài khoản nhân viên, phân quyền và bảo mật dữ liệu tốt hơn.

2.2. Quản trị doanh nghiệp tập trung

Google Workspace cung cấp Google Admin Console, nơi quản trị viên có thể quản lý toàn bộ môi trường Workspace.

Tùy quyền hạn và gói dịch vụ, quản trị viên có thể:

• Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa tài khoản người dùng.
• Quản lý nhóm và đơn vị tổ chức.
• Thiết lập chính sách bảo mật.
• Quản lý thiết bị truy cập.
• Kiểm soát ứng dụng được phép sử dụng.
• Theo dõi hoạt động của người dùng.
• Thiết lập xác thực 2 bước.
• Quản lý việc chia sẻ dữ liệu.
• Kiểm soát các chính sách liên quan đến Gmail, Drive và các ứng dụng khác.

Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa Google Workspace doanh nghiệp và tài khoản Google cá nhân.

Thay vì mỗi nhân viên tự quản lý một tài khoản riêng, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ hệ thống từ một giao diện quản trị tập trung.

2.3. Bảo mật dữ liệu doanh nghiệp

Dữ liệu doanh nghiệp ngày càng trở thành tài sản quan trọng. Vì vậy, bảo mật là một trong những yếu tố cần được quan tâm khi lựa chọn nền tảng email và cộng tác.

Google Workspace cung cấp nhiều lớp bảo vệ, tùy theo phiên bản và cấu hình:

• Xác thực 2 bước.
• Các chính sách mật khẩu.
• Quản lý thiết bị.
• Kiểm soát quyền truy cập.
• Mã hóa dữ liệu.
• Kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu.
• Phát hiện và ngăn chặn hoạt động bất thường.
• Công cụ quản trị và kiểm tra hoạt động.
• Các tính năng bảo mật nâng cao ở những gói cao hơn.

Quản trị viên cũng có thể thiết lập chính sách riêng cho người dùng và tổ chức, giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ dữ liệu bị chia sẻ sai đối tượng hoặc tài khoản bị truy cập trái phép.

2.4. Cộng tác theo thời gian thực

Một trong những ưu điểm lớn của Google Workspace là khả năng cộng tác trực tuyến theo thời gian thực.

Nhiều người có thể cùng mở một tài liệu Google Docs, Sheets hoặc Slides và làm việc đồng thời.

Người dùng có thể:

• Chỉnh sửa tài liệu cùng lúc.
• Bình luận trực tiếp.
• Gắn thẻ đồng nghiệp.
• Xem lịch sử chỉnh sửa.
• Khôi phục phiên bản trước.
• Chia sẻ tài liệu bằng quyền truy cập cụ thể.
• Làm việc từ máy tính hoặc thiết bị di động.

Điều này giúp giảm đáng kể việc gửi đi gửi lại nhiều phiên bản tài liệu qua email.

2.5. Liên tục cập nhật và cải tiến

Google Workspace hoạt động trên nền tảng đám mây nên người dùng không phải tự cài đặt từng phiên bản phần mềm mới giống cách làm việc truyền thống.

Google liên tục cập nhật các tính năng mới cho hệ sinh thái Workspace.

Đặc biệt trong giai đoạn gần đây, Gemini AI được tích hợp sâu hơn vào nhiều ứng dụng như:

• Gmail.
• Google Docs.
• Google Sheets.
• Google Slides.
• Google Meet.
• Google Drive.

Điều này giúp người dùng có thêm các công cụ AI ngay trong môi trường làm việc quen thuộc.

2.6. Khả năng mở rộng cao

Google Workspace phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ chỉ có vài nhân viên cho đến tổ chức có số lượng người dùng lớn.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu với số lượng tài khoản nhỏ rồi tăng thêm người dùng khi quy mô phát triển.

Ngoài ra, hệ sinh thái Google Workspace còn hỗ trợ kết nối với nhiều ứng dụng bên thứ ba thông qua API, Marketplace và các phương thức tích hợp khác.

Đây là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống công nghệ linh hoạt trong dài hạn.

3. Lợi ích của Google Workspace là gì?

Google Workspace mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp, quản trị viên và nhân viên.

Thay vì sử dụng email, phần mềm văn phòng, lưu trữ, họp trực tuyến và công cụ cộng tác từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hoạt động trên một hệ sinh thái.

3.1. Lợi ích cho doanh nghiệp

3.1.1. Tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng

Với mô hình điện toán đám mây, doanh nghiệp không cần tự đầu tư hệ thống máy chủ email và nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng nhu cầu.

Doanh nghiệp chủ yếu trả chi phí dựa trên số lượng người dùng và phiên bản Google Workspace sử dụng.

Điều này giúp mô hình chi phí trở nên dễ dự toán và có thể mở rộng theo quy mô.

3.1.2. Tiết kiệm thời gian

Các công cụ trong Google Workspace được kết nối với nhau nên người dùng có thể chuyển đổi giữa email, lịch, tài liệu, cuộc họp và lưu trữ nhanh chóng.

Ví dụ, một nhân viên có thể:

• Nhận email.
• Tạo lịch họp.
• Gửi tài liệu từ Drive.
• Mở Google Meet.
• Sau cuộc họp tiếp tục chỉnh sửa Docs hoặc Sheets.

Quy trình làm việc liền mạch giúp giảm thời gian chuyển đổi giữa các phần mềm.

3.2. Lợi ích cho nhân viên

3.2.1. Đăng nhập một lần

Google Workspace hỗ trợ môi trường đăng nhập tập trung, giúp nhân viên dễ dàng truy cập các ứng dụng được doanh nghiệp cấp quyền.

3.2.2. Làm việc trên nhiều thiết bị

Người dùng có thể truy cập Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar và nhiều ứng dụng khác từ máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc thường xuyên di chuyển.

3.2.3. Dễ dàng cộng tác

Nhân viên có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác theo quyền được thiết lập.

Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa tài liệu mà không cần gửi nhiều file qua email.

4. Ưu điểm và nhược điểm của Google Workspace là gì?

Không có giải pháp công nghệ nào phù hợp tuyệt đối với mọi doanh nghiệp. Google Workspace cũng có những ưu điểm và một số hạn chế nhất định.

4.1. Ưu điểm

4.1.1. Dễ sử dụng

Giao diện Gmail, Drive, Docs, Sheets và Meet tương đối trực quan.

Nhân viên đã quen với các sản phẩm Google cá nhân thường có thể làm quen với Google Workspace nhanh chóng.

4.1.2. Giảm rác và email không mong muốn

Gmail được trang bị hệ thống lọc thư rác và phát hiện các mối đe dọa nhằm hạn chế email không mong muốn đến hộp thư người dùng.

Điều này giúp nhân viên tập trung hơn vào các email phục vụ công việc.

4.1.3. Dung lượng lưu trữ lớn

Dung lượng Google Drive và Gmail phụ thuộc vào từng phiên bản Google Workspace.

Các gói cao hơn cung cấp dung lượng lớn hơn, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ nhiều tài liệu.

4.1.4. Hệ sinh thái phong phú

Ngoài Gmail, Drive và các công cụ văn phòng, Google Workspace còn có Meet, Chat, Calendar, Forms, Sites, Gemini, AppSheet, NotebookLM và nhiều dịch vụ khác.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các công cụ phù hợp với quy trình làm việc.

4.1.5. Công cụ quản trị mạnh

Google Admin Console cho phép quản trị viên kiểm soát người dùng, thiết bị, ứng dụng và nhiều chính sách bảo mật từ một nơi.

Đây là lợi thế lớn đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên.

4.2. Nhược điểm

4.2.1. Phụ thuộc vào Internet

Google Workspace chủ yếu hoạt động trên nền tảng đám mây. Vì vậy, trải nghiệm làm việc tốt nhất phụ thuộc vào kết nối Internet.

Một số ứng dụng có thể hỗ trợ làm việc ngoại tuyến trong những trường hợp nhất định, nhưng doanh nghiệp vẫn nên có đường truyền Internet ổn định.

4.2.2. Khác với bộ Microsoft Office truyền thống

Doanh nghiệp đã sử dụng Word, Excel và PowerPoint trong thời gian dài có thể cần thời gian làm quen khi chuyển sang Docs, Sheets và Slides.

Tuy nhiên, Google Workspace vẫn hỗ trợ làm việc với nhiều định dạng tài liệu phổ biến của Microsoft Office.

5. Các ứng dụng cốt lõi của Google Workspace là gì?

Google Workspace bao gồm một hệ sinh thái lớn các ứng dụng phục vụ giao tiếp, lưu trữ, cộng tác và quản trị.

5.1. Gmail doanh nghiệp

Gmail là ứng dụng email nổi bật nhất trong Google Workspace.

Điểm khác biệt của Gmail doanh nghiệp là doanh nghiệp có thể sử dụng email theo tên miền riêng.

Ví dụ:

contact@adtimin.com

info@tencongty.com

sales@tencongty.com

Ngoài gửi và nhận email, Gmail còn được tích hợp với Calendar, Drive, Meet, Chat và Gemini.

Một số tính năng hữu ích:

• Email theo tên miền doanh nghiệp.
• Tạo bí danh email.
• Tạo nhóm email.
• Bộ lọc và tìm kiếm mạnh.
• Lọc thư rác.
• Tích hợp Google Drive.
• Tích hợp Google Meet.
• Hỗ trợ AI Gemini ở các phiên bản phù hợp.

5.2. Google Drive

Google Drive là nền tảng lưu trữ đám mây của Google.

Người dùng có thể lưu:

• Tài liệu.
• Hình ảnh.
• Video.
• File PDF.
• Bảng tính.
• File trình chiếu.
• Các loại dữ liệu khác.

Google Drive cho phép chia sẻ file và thiết lập quyền truy cập như xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.

Đối với doanh nghiệp, Drive còn giúp tập trung dữ liệu thay vì lưu trữ rời rạc trên máy tính của từng nhân viên.

5.3. Google Sheets

Google Sheets là ứng dụng bảng tính trực tuyến tương tự Microsoft Excel.

Người dùng có thể tạo bảng tính, sử dụng công thức, biểu đồ, bộ lọc và nhiều công cụ phân tích dữ liệu.

Điểm mạnh của Sheets là nhiều người có thể cùng làm việc trên một file.

Doanh nghiệp có thể sử dụng Google Sheets để:

• Quản lý doanh số.
• Theo dõi khách hàng.
• Quản lý chi phí.
• Lập kế hoạch.
• Theo dõi công việc.
• Tổng hợp dữ liệu.

5.4. Google Docs

Google Docs là công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến.

Người dùng có thể tạo tài liệu ngay trên trình duyệt mà không nhất thiết phải cài phần mềm văn phòng truyền thống.

Một tài liệu có thể được nhiều người cùng chỉnh sửa.

Google Docs phù hợp với:

• Hợp đồng.
• Báo giá.
• Quy trình nội bộ.
• Biên bản.
• Báo cáo.
• Tài liệu đào tạo.
• Hồ sơ dự án.

5.5. Google Slides

Google Slides được sử dụng để tạo bài thuyết trình.

Người dùng có thể cùng nhau thiết kế và chỉnh sửa slide theo thời gian thực.

Slides phù hợp với:

• Bài thuyết trình bán hàng.
• Báo cáo.
• Đào tạo nhân viên.
• Proposal.
• Pitch deck.
• Tài liệu giới thiệu sản phẩm.

5.6. Google Gemini

Gemini là trợ lý AI được Google tích hợp ngày càng sâu vào Google Workspace.

Gemini có thể hỗ trợ người dùng trong nhiều công việc như:

• Soạn email.
• Tóm tắt email.
• Viết nội dung.
• Tóm tắt tài liệu.
• Phân tích dữ liệu.
• Hỗ trợ tạo nội dung trong Docs.
• Hỗ trợ xử lý dữ liệu trong Sheets.
• Hỗ trợ xây dựng ý tưởng cho Slides.

AI giúp giảm thời gian thực hiện các công việc lặp lại và hỗ trợ nhân viên xử lý thông tin nhanh hơn.

5.7. Google Vids

Google Vids là công cụ hỗ trợ tạo video trực tuyến.

Ứng dụng này hướng tới các nhu cầu như video đào tạo, giới thiệu sản phẩm, truyền thông nội bộ hoặc nội dung doanh nghiệp.

Người dùng có thể xây dựng nội dung video dựa trên ý tưởng và tài liệu có sẵn, đồng thời tận dụng các tính năng AI để hỗ trợ quá trình tạo nội dung.

5.8. Google NotebookLM

NotebookLM là công cụ AI tập trung vào việc phân tích và làm việc với nguồn tài liệu mà người dùng cung cấp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng NotebookLM để:

• Tóm tắt tài liệu.
• Hỏi đáp dựa trên tài liệu.
• Tổng hợp thông tin.
• Tìm mối liên hệ giữa nhiều tài liệu.
• Hỗ trợ nghiên cứu và phân tích.

Điểm đáng chú ý là NotebookLM tập trung vào các nguồn tài liệu được người dùng đưa vào thay vì chỉ trả lời dựa trên câu hỏi chung.

5.9. Google AppSheet

Google AppSheet là nền tảng no-code/low-code cho phép xây dựng ứng dụng mà không cần phải viết nhiều mã lập trình.

Doanh nghiệp có thể sử dụng AppSheet để xây dựng các ứng dụng như:

• Quản lý kho.
• Quản lý công việc.
• Chấm công.
• Quy trình phê duyệt.
• Quản lý tài sản.
• Theo dõi công việc hiện trường.

AppSheet có thể kết nối với các nguồn dữ liệu như Google Sheets và nhiều hệ thống khác.

5.10. Google Chat

Google Chat là nền tảng nhắn tin và cộng tác dành cho nhóm.

Người dùng có thể tạo Space theo dự án, phòng ban hoặc nhóm công việc.

Google Chat phù hợp với các cuộc trao đổi nội bộ thay vì phải sử dụng email cho mọi vấn đề.

5.11. Google Meet

Google Meet là công cụ họp trực tuyến của Google Workspace.

Người dùng có thể tạo cuộc họp và gửi đường dẫn cho người tham gia.

Tùy phiên bản Google Workspace, cuộc họp có thể hỗ trợ số lượng người tham gia và các tính năng khác nhau.

Meet phù hợp với:

• Họp nội bộ.
• Họp khách hàng.
• Đào tạo trực tuyến.
• Phỏng vấn.
• Hội thảo.
• Làm việc từ xa.

5.12. Google Forms

Google Forms giúp doanh nghiệp tạo biểu mẫu và khảo sát trực tuyến.

Ví dụ:

• Khảo sát khách hàng.
• Đăng ký sự kiện.
• Thu thập thông tin nhân viên.
• Đăng ký nghỉ phép.
• Thu thập phản hồi.
• Khảo sát nội bộ.

Dữ liệu từ biểu mẫu có thể được tổng hợp và xử lý bằng Google Sheets.

5.13. Google Calendar

Google Calendar là công cụ quản lý lịch làm việc và lịch họp.

Người dùng có thể:

• Tạo lịch.
• Mời người tham gia.
• Kiểm tra lịch đồng nghiệp.
• Tạo cuộc họp Google Meet.
• Thiết lập lịch lặp lại.
• Nhận thông báo nhắc lịch.

Khi kết hợp với Gmail và Meet, Calendar trở thành trung tâm quản lý các cuộc họp và lịch làm việc của doanh nghiệp.

5.14. Google Admin Console

Google Admin Console là trung tâm quản trị dành cho quản trị viên Google Workspace.

Tại đây, doanh nghiệp có thể quản lý:

• Người dùng.
• Nhóm.
• Thiết bị.
• Ứng dụng.
• Chính sách bảo mật.
• Quyền truy cập.
• Cấu hình Gmail.
• Google Drive.
• Google Meet.
• Xác thực và bảo mật.

Đối với doanh nghiệp, đây là một trong những thành phần quan trọng nhất của Google Workspace.

5.15. Google Workspace Studio

Google Workspace Studio hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các quy trình và tự động hóa công việc trong hệ sinh thái Workspace.

Mục tiêu là giúp giảm các thao tác thủ công, kết nối dữ liệu và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả hơn.

6.6. Các phiên bản Google Workspace Business phổ biến

Google Workspace dành cho doanh nghiệp hiện có nhiều phiên bản khác nhau. Tuy nhiên, với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, Google Workspace Business Starter, Business Standard và Business Plus là 3 gói được quan tâm và sử dụng phổ biến nhất.

Điểm quan trọng là không phải cứ gói Google Workspace đắt hơn thì doanh nghiệp nào cũng nên mua. Mỗi phiên bản được thiết kế cho một nhu cầu khác nhau về email doanh nghiệp, dung lượng Google Drive, Google Meet, Gemini AI, bảo mật, quản trị và lưu trữ dữ liệu.

Google hiện cho phép các gói Business Starter, Business Standard và Business Plus sử dụng cho tối đa 300 người dùng. Với doanh nghiệp có quy mô lớn hơn hoặc cần các tính năng quản trị, bảo mật và tuân thủ nâng cao, có thể xem xét các phiên bản Google Workspace Enterprise.

Ba gói Business phổ biến gồm:

1. Google Workspace Business Starter
2. Google Workspace Business Standard
3. Google Workspace Business Plus

6.6.1. Google Workspace Business Starter

Google Workspace Business Starter là gói Google Workspace cơ bản dành cho doanh nghiệp, phù hợp với các công ty nhỏ, startup, hộ kinh doanh, nhóm bán hàng hoặc doanh nghiệp chủ yếu cần email theo tên miền, Google Drive, Gmail, Google Meet và các ứng dụng cộng tác trực tuyến.

Đây thường là lựa chọn đầu tiên khi doanh nghiệp muốn chuyển từ Gmail cá nhân hoặc email hosting sang email doanh nghiệp chuyên nghiệp với Google Workspace.

Business Starter có những gì?

Business Starter bao gồm các công cụ phổ biến như:

• Gmail doanh nghiệp với tên miền riêng.
• Google Drive.
• Google Docs.
• Google Sheets.
• Google Slides.
• Google Calendar.
• Google Meet.
• Google Chat.
• Google Forms.
• Google Sites.
• Gemini trong Gmail và ứng dụng Gemini theo phạm vi tính năng hiện hành.
• Google Vids với một số tính năng AI.
• Các công cụ quản lý và kiểm soát bảo mật dành cho doanh nghiệp.

Google hiện công bố Business Starter có 30 GB bộ nhớ gộp/người dùng và Google Meet hỗ trợ tối đa 100 người tham gia.

Business Starter phù hợp với ai?

Gói này phù hợp nếu doanh nghiệp:

• Có quy mô nhỏ.
• Cần email theo tên miền riêng.
• Chủ yếu sử dụng Gmail.
• Lưu trữ dữ liệu ở mức vừa phải.
• Không cần nhiều tính năng quản trị nâng cao.
• Không thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến lớn.
• Muốn tiết kiệm chi phí Google Workspace.

Ví dụ:

Một công ty có 10 nhân viên và mỗi người chủ yếu sử dụng Gmail, Google Drive, Docs, Sheets và Meet cơ bản có thể bắt đầu với Business Starter.

Business Starter có Gemini không?

Có.

Đây là điểm đáng chú ý khi so sánh các phiên bản Google Workspace hiện nay. Google đã tích hợp một số tính năng Gemini vào Business Starter, trong đó có trợ lý Gemini trong Gmail và quyền truy cập ứng dụng Gemini. Tuy nhiên, phạm vi các tính năng AI cao cấp hơn sẽ mở rộng đáng kể khi doanh nghiệp nâng cấp lên Business Standard hoặc Business Plus.

Khi nào không nên chọn Starter?

Nếu doanh nghiệp thường xuyên:

• Lưu trữ nhiều dữ liệu.
• Sử dụng Google Drive với dung lượng lớn.
• Ghi hình cuộc họp.
• Sử dụng Gemini trong Docs, Meet, Sheets và nhiều ứng dụng khác.
• Cần các tính năng quản trị dữ liệu nâng cao.

thì Business Starter có thể nhanh chóng trở thành gói không đủ nhu cầu.

Khi đó, Google Workspace Business Standard thường là lựa chọn đáng cân nhắc hơn.

6.6.2. Google Workspace Business Standard

Google Workspace Business Standard là phiên bản được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn, khả năng cộng tác tốt hơn và đặc biệt là khai thác AI Gemini sâu hơn trong hệ sinh thái Google Workspace.

So với Business Starter, Standard không chỉ tăng dung lượng Google Drive mà còn mở rộng đáng kể các tính năng AI, Google Meet và công cụ cộng tác.

Business Standard có gì?

Business Standard bao gồm toàn bộ tính năng của Business Starter, đồng thời bổ sung nhiều tính năng như:

• 2 TB bộ nhớ gộp/người dùng.
• Gemini trong Gmail, Google Docs, Google Meet và nhiều sản phẩm khác.
• Quyền truy cập mở rộng vào ứng dụng Gemini.
• Gemini Notebook với quyền truy cập mở rộng.
• Google Meet tối đa 150 người tham gia.
• Ghi lại cuộc họp.
• Khử tiếng ồn.
• Các tính năng hỗ trợ AI trong cuộc họp.
• Trang đặt lịch hẹn.
• Chữ ký điện tử trong Google Docs và PDF.
• Google Workspace Migrate để hỗ trợ di chuyển dữ liệu.
• Nhiều tính năng cộng tác và quản lý nâng cao hơn Starter.

Điểm đáng tiền nhất của Business Standard là gì?

Nếu chỉ nhìn vào email, Business Starter và Business Standard đều có Gmail doanh nghiệp.

Sự khác biệt lớn nằm ở dung lượng, AI và khả năng cộng tác.

Business Starter:

30 GB/người dùng

Business Standard:

2 TB/người dùng

Tức là Business Standard có dung lượng cao hơn khoảng 65 lần so với Starter theo cách Google công bố.

Đối với doanh nghiệp có nhiều tài liệu, hình ảnh, video, file thiết kế hoặc dữ liệu khách hàng, sự khác biệt này rất đáng kể.

Business Standard phù hợp với ai?

Nên cân nhắc Business Standard nếu doanh nghiệp:

• Có từ vài nhân viên đến hàng trăm nhân viên.
• Sử dụng Google Drive thường xuyên.
• Có nhiều dữ liệu.
• Muốn sử dụng Gemini AI trong công việc.
• Thường xuyên họp trực tuyến.
• Cần ghi lại cuộc họp.
• Muốn đặt lịch hẹn với khách hàng.
• Cần chữ ký điện tử.
• Muốn sử dụng Google Workspace lâu dài thay vì chỉ dùng email.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp xác định Google Workspace sẽ là nền tảng làm việc chính, Business Standard thường là một trong những gói đáng cân nhắc nhất.

6.6.3. Google Workspace Business Plus

Google Workspace Business Plus là gói cao hơn Business Standard, hướng tới các doanh nghiệp cần nhiều dung lượng, khả năng quản trị dữ liệu, bảo mật và quản lý thiết bị nâng cao hơn.

Business Plus bao gồm các tính năng của Standard và bổ sung nhiều khả năng dành cho doanh nghiệp có yêu cầu cao hơn về dữ liệu và quản trị.

Business Plus có gì?

Theo thông tin Google hiện công bố, Business Plus bao gồm:

• 5 TB bộ nhớ gộp/người dùng.
• Email doanh nghiệp.
• Gemini và các tính năng AI theo phạm vi của gói.
• Google Meet tối đa 500 người tham gia.
• Theo dõi số người tham dự.
• Google Vault.
• eDiscovery.
• Quản lý thiết bị đầu cuối nâng cao.
• Các tùy chọn kiểm soát bảo mật và quản lý nâng cao.
• Một số tính năng quản trị dữ liệu và bảo mật nâng cao khác.

Google Vault trong Business Plus là gì?

Google Vault đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp cần lưu giữ, tìm kiếm và quản lý dữ liệu phục vụ yêu cầu pháp lý, kiểm toán hoặc eDiscovery.

Ví dụ doanh nghiệp có thể cần:

• Lưu giữ email trong thời gian dài.
• Tìm kiếm dữ liệu của người dùng.
• Quản lý dữ liệu phục vụ điều tra.
• Thực hiện legal hold.
• Hỗ trợ yêu cầu eDiscovery.

Do đó, Business Plus không đơn thuần là phiên bản có nhiều dung lượng hơn mà còn hướng tới quản trị dữ liệu và compliance.

Business Plus phù hợp với ai?

Nên cân nhắc Business Plus nếu doanh nghiệp:

• Có lượng dữ liệu lớn.
• Cần 5 TB/người dùng.
• Có yêu cầu lưu giữ dữ liệu.
• Cần Google Vault.
• Cần eDiscovery.
• Cần quản lý thiết bị nâng cao.
• Có yêu cầu bảo mật cao hơn.
• Có nhiều cuộc họp trực tuyến.
• Muốn quản lý dữ liệu nhân viên tập trung.

6.6.4. Bảng so sánh Google Workspace Business Starter, Standard và Plus

Đây là bảng doanh nghiệp nên xem trước khi quyết định nên mua Google Workspace gói nào:

Các tính năng cụ thể có thể được Google thay đổi theo thời gian và khu vực; doanh nghiệp nên kiểm tra bảng tính năng hiện hành trước khi đăng ký.

6.6.5. Google Workspace giá bao nhiêu?

Giá Google Workspace là một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm nhất trước khi đăng ký.

Google hiện công bố mức giá tiêu chuẩn cho ba gói Business phổ biến như sau:

Google cho biết hình thức cam kết 1 năm giúp tiết kiệm khoảng 16% so với gói linh hoạt. Các mức giá trên là giá USD niêm yết của Google; giá thực tế khách hàng phải thanh toán có thể phụ thuộc vào hình thức mua, khu vực, thuế, chương trình ưu đãi và chính sách giá tại thời điểm đăng ký.

Lưu ý: Google đang có các chương trình khuyến mãi theo từng thời điểm dành cho khách hàng mới. Không nên nhầm giá khuyến mãi trong một khoảng thời gian nhất định với giá niêm yết thông thường.

6.6.6. Bảng giá Google Workspace chi tiết theo từng gói

Giá Google Workspace Business Starter

Business Starter: 7 USD/người dùng/tháng nếu sử dụng gói cam kết 1 năm.

Nếu chọn hình thức linh hoạt:

8,40 USD/người dùng/tháng.

Ví dụ:

Đây là phép tính theo giá niêm yết 7 USD/user/tháng, chưa tính thuế hoặc các khoản phí có thể áp dụng.

6.6.7. Giá Google Workspace Business Standard

Business Standard: 14 USD/người dùng/tháng với cam kết 1 năm.

Gói linh hoạt có giá:

16,80 USD/người dùng/tháng.

Ví dụ:

Business Standard có mức giá cao gấp đôi Starter nhưng dung lượng tăng từ 30 GB lên 2 TB/người dùng, đồng thời mở rộng đáng kể các tính năng AI và Google Meet.

6.6.8. Giá Google Workspace Business Plus

Business Plus: 22 USD/người dùng/tháng với cam kết 1 năm.

Gói linh hoạt:

26,40 USD/người dùng/tháng.

Ví dụ:

Business Plus phù hợp hơn với doanh nghiệp cần 5 TB/người dùng, Google Vault, eDiscovery và các khả năng quản trị/bảo mật nâng cao.

6.6.9. Google Workspace tính phí như thế nào?

Một điểm rất quan trọng khi tính chi phí Google Workspace là Google tính phí theo số lượng người dùng/license, chứ không phải chỉ tính theo tên miền.

Ví dụ công ty có:

• 1 domain.
• 20 nhân viên.
• 20 tài khoản email.

thì thông thường doanh nghiệp cần tính chi phí cho 20 user.

Nếu doanh nghiệp có:

• 50 nhân viên.
• 50 tài khoản Workspace.

thì cần tính theo 50 user.

Do đó công thức đơn giản là:

Chi phí Google Workspace = số lượng user × giá mỗi user/tháng

Ví dụ:

20 user Business Standard

= 20 × 14 USD

= 280 USD/tháng

Nếu duy trì 12 tháng:

= 280 × 12

= 3.360 USD/năm

Chưa tính các khoản thuế hoặc chi phí dịch vụ khác nếu có.

6.6.10. Google Workspace Business Starter vs Standard: nên chọn gói nào?

Đây là một trong những câu hỏi được tìm kiếm nhiều khi doanh nghiệp muốn mua Google Workspace.

Chọn Business Starter nếu:

• Chỉ cần email doanh nghiệp.
• Dữ liệu không nhiều.
• Không cần ghi hình Meet.
• Không sử dụng AI chuyên sâu.
• Công ty có ngân sách thấp.
• Nhu cầu cộng tác cơ bản.

Chọn Business Standard nếu:

• Cần nhiều dung lượng Drive.
• Nhân viên thường xuyên làm việc trên Docs/Sheets.
• Cần Gemini AI trong nhiều ứng dụng.
• Cần ghi hình Google Meet.
• Cần các tính năng họp nâng cao.
• Muốn sử dụng Workspace làm nền tảng làm việc chính.

Nếu ngân sách cho phép, Business Standard thường là lựa chọn cân bằng hơn cho doanh nghiệp đang phát triển.

Lý do không chỉ nằm ở 2 TB dung lượng mà còn ở hệ thống AI và các tính năng cộng tác được mở rộng đáng kể.

6.6.11. Google Workspace Business Standard vs Business Plus

Sự khác biệt quan trọng nhất giữa Standard và Plus nằm ở dung lượng, quản trị dữ liệu, bảo mật và compliance.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần email + Drive + AI + Meet, Standard thường đã đáp ứng rất tốt.

Nếu doanh nghiệp cần Vault, eDiscovery, quản lý thiết bị và yêu cầu compliance cao hơn, Plus đáng cân nhắc hơn.

6.6.12. Google Workspace Business Plus có đáng nâng cấp từ Standard không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần nâng cấp.

Nên giữ Business Standard nếu:

• 2 TB/user đã đủ.
• Không cần Vault.
• Không cần eDiscovery.
• Không có yêu cầu compliance đặc biệt.
• Không cần quản lý thiết bị nâng cao.

Nên nâng cấp Business Plus nếu:

• Dữ liệu ngày càng lớn.
• 2 TB/user không đủ.
• Cần 5 TB/user.
• Cần Google Vault.
• Cần eDiscovery.
• Doanh nghiệp có yêu cầu lưu giữ dữ liệu.
• Có nhiều thiết bị cần quản lý.
• Yêu cầu bảo mật cao hơn.

Nói cách khác:

Standard tập trung nhiều vào năng suất và cộng tác; Plus bổ sung mạnh hơn về quản trị dữ liệu, bảo mật và compliance.

6.6.13. Nên mua Google Workspace gói nào cho doanh nghiệp?

Không có một gói phù hợp cho tất cả doanh nghiệp.

Có thể lựa chọn nhanh theo nhu cầu:

Doanh nghiệp mới thành lập

→ Business Starter

Nếu chủ yếu cần email doanh nghiệp và các ứng dụng Google cơ bản.

Công ty 5–50 nhân viên

→ Starter hoặc Standard

Nếu sử dụng Drive và AI thường xuyên thì nên ưu tiên Standard.

Công ty 50–300 nhân viên

→ Business Standard / Business Plus

Tùy nhu cầu dữ liệu và quản trị.

Doanh nghiệp cần Google Vault

→ Business Plus

Doanh nghiệp cần eDiscovery

→ Business Plus

Doanh nghiệp cần 5 TB/người

→ Business Plus

Doanh nghiệp trên 300 người

→ Xem xét Google Workspace Enterprise

Google hiện giới hạn các gói Business ở tối đa 300 người dùng, trong khi các gói Enterprise không có giới hạn người dùng tối thiểu hoặc tối đa theo bảng giá Google.

6.6.14. Có nên mua Google Workspace Business Starter giá rẻ nhất?

Không nên chỉ chọn theo giá.

Nếu doanh nghiệp có 20 nhân viên và chọn Starter:

20 × 30 GB = 600 GB dung lượng gộp

Trong khi Standard:

20 × 2 TB = 40 TB dung lượng gộp

Chênh lệch về dung lượng là rất lớn.

Ngoài ra Standard còn bổ sung nhiều tính năng AI, Google Meet và cộng tác.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp thường xuyên sử dụng Google Drive và Gemini, việc trả thêm chi phí cho Standard có thể hợp lý hơn so với việc sau này phải thay đổi gói khi dữ liệu và nhu cầu tăng lên.

6.6.15. Google Workspace giá rẻ có phải là lựa chọn tốt nhất?

Khi tìm kiếm “Google Workspace giá rẻ”, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến việc so sánh giá license và giá trị thực tế nhận được.

Một báo giá thấp hơn có thể chưa bao gồm:

• Cấu hình DNS.
• Migration email.
• Thiết lập SPF/DKIM/DMARC.
• Hỗ trợ quản trị.
• Hỗ trợ người dùng.
• Dịch vụ triển khai.
• Thuế.
• Chi phí bổ sung.
• Chính sách hỗ trợ sau bán hàng.

Do đó, khi so sánh giá Google Workspace giữa các nhà cung cấp, nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ:

Giá license + thời hạn + số lượng user + thuế + dịch vụ triển khai + chính sách hỗ trợ.

Đây là cách giúp doanh nghiệp tránh tình trạng nhìn thấy giá license thấp nhưng tổng chi phí triển khai thực tế lại cao hơn.

6.6.16. Bảng lựa chọn Google Workspace nhanh theo nhu cầu

6.6.17. Tóm tắt giá Google Workspace 2026

Nếu chỉ cần một bảng ngắn để người đọc dễ ghi nhớ:

Giá trên là giá niêm yết USD của Google và có thể thay đổi theo chính sách, chương trình khuyến mãi, khu vực và thời điểm mua.

6.6.18. Kết luận: Business Starter, Standard hay Plus – đâu là gói Google Workspace phù hợp?

Có thể hiểu rất đơn giản:

Business Starter
→ dành cho doanh nghiệp cần email doanh nghiệp với chi phí thấp và nhu cầu cơ bản.

Business Standard
→ dành cho doanh nghiệp cần dung lượng lớn, cộng tác, Google Meet và Gemini AI mạnh hơn.

Business Plus
→ dành cho doanh nghiệp cần dung lượng 5 TB, Google Vault, eDiscovery, quản lý thiết bị và bảo mật/quản trị nâng cao.

7. Làm thế nào để chọn Google Workspace phù hợp?

Để chọn đúng phiên bản Google Workspace, doanh nghiệp nên xem xét một số yếu tố:

1. Số lượng người dùng

Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên cần tài khoản?

2. Nhu cầu lưu trữ

Nếu chủ yếu dùng Gmail và các tài liệu văn phòng, Starter có thể đáp ứng.

Nếu thường xuyên lưu trữ dữ liệu lớn, doanh nghiệp nên cân nhắc Standard hoặc Plus.

3. Nhu cầu họp trực tuyến

Nếu doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các cuộc họp lớn hoặc cần tính năng nâng cao, nên xem xét các phiên bản cao hơn.

4. Yêu cầu bảo mật và quản trị

Doanh nghiệp càng lớn càng cần nhiều chính sách quản trị, kiểm soát thiết bị và dữ liệu.

5. Nhu cầu sử dụng AI

Nếu doanh nghiệp muốn khai thác sâu hơn Gemini và các công cụ AI trong Workspace, cần lựa chọn phiên bản hỗ trợ phù hợp.

Có thể tham khảo nhanh:

Nếu chưa biết nên chọn gói nào, doanh nghiệp có thể liên hệ ADTIMIN để được tư vấn dựa trên số lượng nhân viên, dung lượng dữ liệu và nhu cầu sử dụng thực tế.

8. Có giải pháp nào tương tự Google Workspace không?

Google Workspace không phải nền tảng duy nhất dành cho doanh nghiệp.

Hai giải pháp phổ biến có thể được đặt lên bàn cân là:

• Microsoft 365.
• Zoho Workplace.

Microsoft 365 có thế mạnh với Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams và hệ sinh thái Microsoft.

Trong khi đó, Google Workspace nổi bật với Gmail, Drive, Docs, Sheets, Meet và khả năng cộng tác trực tuyến.

Zoho Workplace cũng cung cấp email, lưu trữ, công cụ văn phòng và nhiều ứng dụng dành cho doanh nghiệp.

Có thể so sánh tổng quan:

Việc chọn Google Workspace hay Microsoft 365 phụ thuộc vào hệ sinh thái mà doanh nghiệp đang sử dụng, thói quen nhân viên, yêu cầu quản trị và ngân sách.

9. Google Workspace có miễn phí không?

Đây là câu hỏi được nhiều người tìm kiếm khi bắt đầu tìm hiểu Google Workspace là gì.

Google có nhiều ứng dụng miễn phí như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet…

Tuy nhiên, Google Workspace dành cho doanh nghiệp là dịch vụ trả phí.

Điểm khác biệt nằm ở việc doanh nghiệp được sử dụng email theo tên miền riêng, quản trị tập trung, kiểm soát người dùng, dung lượng theo gói và các tính năng dành cho môi trường doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng việc sử dụng tài khoản Google cá nhân cho hoạt động kinh doanh có thể gây khó khăn trong quản lý tài khoản và dữ liệu khi số lượng nhân viên tăng lên.

Với doanh nghiệp, sử dụng Google Workspace ngay từ đầu sẽ giúp xây dựng hệ thống tài khoản và dữ liệu tập trung hơn.

10. Nên đăng ký Google Workspace trực tiếp với Google hay qua đối tác tại Việt Nam?

Doanh nghiệp có thể mua Google Workspace theo nhiều hình thức khác nhau.

Nếu đăng ký trực tiếp, doanh nghiệp tự thực hiện quá trình thiết lập, thanh toán, cấu hình DNS và quản lý tài khoản.

Khi đăng ký thông qua đối tác Google Workspace tại Việt Nam như ADTIMIN, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ thêm trong quá trình triển khai.

Một số công việc đối tác có thể hỗ trợ gồm:

• Tư vấn lựa chọn phiên bản.
• Tư vấn số lượng tài khoản.
• Hỗ trợ thiết lập Google Workspace.
• Cấu hình tên miền.
• Cấu hình DNS/MX.
• Tạo tài khoản người dùng.
• Thiết lập bảo mật.
• Hỗ trợ chuyển đổi email.
• Hỗ trợ di chuyển dữ liệu.
• Hướng dẫn quản trị viên.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề trong quá trình sử dụng.

Đối với doanh nghiệp chưa có nhân sự IT chuyên trách, việc có đơn vị hỗ trợ triển khai có thể giúp giảm thời gian xử lý và hạn chế lỗi cấu hình.

11. Cách đăng ký Google Workspace như thế nào?

Quy trình triển khai Google Workspace cơ bản thường gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị tên miền

Doanh nghiệp cần có một tên miền, ví dụ:tencongty.com

Nếu chưa có tên miền, có thể đăng ký tên miền trước khi triển khai Google Workspace.

Bước 2: Đăng ký và Xác minh quyền sở hữu tên miền

Để đăng ký Google workspace, các bạn click vào đây và nhập thông tin công ty theo hướng dẫn: https://workspace.google.com/intl/vi/?hl=vi

Google yêu cầu doanh nghiệp xác minh quyền sở hữu tên miền: https://admin.google.com/ac/domains/manage?journey=218

Thông thường, việc này được thực hiện bằng cách thêm một bản ghi xác minh vào hệ thống DNS.

Bước 3: Tạo tài khoản quản trị

Doanh nghiệp thiết lập tài khoản quản trị Google Workspace tại đây: https://admin.google.com/ac/users?journey=218

Đây là tài khoản có quyền quản lý hệ thống và tạo tài khoản nhân viên.

Bước 4: Thiết lập thông tin doanh nghiệp

Nhập các thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, khu vực và thông tin liên quan.

Bước 5: Tạo tài khoản người dùng

Quản trị viên có thể tạo tài khoản cho nhân viên.

Ví dụ:

• sales@tencongty.com
• marketing@tencongty.com
• ketoan@tencongty.com
• hr@tencongty.com

Bước 6: Cấu hình DNS

Doanh nghiệp cần thiết lập các bản ghi DNS cần thiết cho Google Workspace, đặc biệt là bản ghi MX để email được gửi đến Gmail.

Ngoài MX, doanh nghiệp cũng nên cấu hình SPF, DKIM và DMARC để tăng khả năng xác thực email và giảm nguy cơ giả mạo.

Bước 7: Thiết lập bảo mật

Quản trị viên nên thiết lập:

• Xác thực 2 bước.
• Chính sách mật khẩu.
• Chính sách thiết bị.
• Quyền chia sẻ dữ liệu.
• Chính sách ứng dụng.
• Các tùy chọn bảo mật phù hợp.

Bước 8: Bắt đầu sử dụng

Sau khi hoàn tất cấu hình, nhân viên có thể đăng nhập Gmail doanh nghiệp và sử dụng các ứng dụng Google Workspace được cấp quyền.

12. Đăng ký Google Workspace với ADTIMIN

ADTIMIN là đơn vị cung cấp giải pháp Google Workspace và email doanh nghiệp tại Việt Nam.

Khi triển khai Google Workspace thông qua ADTIMIN, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ từ khâu lựa chọn gói đến cấu hình và vận hành.

Quy trình triển khai có thể bao gồm:

1. Tư vấn nhu cầu sử dụng.
2. Xác định số lượng tài khoản.
3. Lựa chọn phiên bản Google Workspace.
4. Kiểm tra tên miền.
5. Thiết lập hệ thống.
6. Cấu hình DNS.
7. Tạo tài khoản người dùng.
8. Thiết lập bảo mật.
9. Hỗ trợ chuyển dữ liệu nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống email khác.
10. Hướng dẫn quản trị viên và người dùng.

Đặc biệt với doanh nghiệp đang sử dụng email cũ, việc chuyển sang Google Workspace cần được lên kế hoạch cẩn thận để hạn chế gián đoạn email và đảm bảo dữ liệu được chuyển đổi đầy đủ.

Nếu doanh nghiệp cần báo giá Google Workspace, tư vấn lựa chọn Business Starter, Business Standard, Business Plus hoặc cần hỗ trợ chuyển email sang Google Workspace, có thể liên hệ ADTIMIN để được tư vấn theo nhu cầu thực tế.

13. Một số câu hỏi thường gặp về Google Workspace là gì?

13.1. G Suite và Google Workspace là gì?

G Suite là tên gọi trước đây của bộ ứng dụng dành cho doanh nghiệp của Google.

Năm 2020, Google đổi thương hiệu G Suite thành Google Workspace.

Về bản chất, Google Workspace kế thừa hệ sinh thái ứng dụng của G Suite nhưng được định hướng thành một nền tảng làm việc thống nhất hơn, đồng thời tiếp tục bổ sung các tính năng cộng tác, quản trị và AI.

13.2. Google Workspace khác Gmail cá nhân như thế nào?

Gmail cá nhân phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân.

Google Workspace được thiết kế cho doanh nghiệp với khả năng sử dụng email theo tên miền riêng và quản lý tài khoản tập trung.

Ví dụ:

Gmail cá nhân:adtimin@gmail.com

Google Workspace:info@adtimin.com

Google Workspace còn cung cấp Admin Console, các chính sách bảo mật, quản lý người dùng, quản lý dữ liệu và nhiều tính năng doanh nghiệp khác.

13.3. Có thể mua riêng từng ứng dụng Google Workspace không?

Google Workspace được thiết kế theo mô hình gói dịch vụ.

Doanh nghiệp đăng ký phiên bản phù hợp và được sử dụng hệ sinh thái ứng dụng đi kèm theo gói.

Không nên hiểu Google Workspace đơn giản là việc mua riêng Gmail, Drive hoặc Docs.

Giá trị lớn nhất của Workspace nằm ở việc các ứng dụng được kết nối với nhau thành một môi trường làm việc thống nhất.

13.4. Google Workspace có giống Microsoft 365 không?

Google Workspace và Microsoft 365 đều là các bộ công cụ năng suất dành cho doanh nghiệp.

Hai nền tảng có nhiều chức năng tương đồng như:

• Email doanh nghiệp.
• Lưu trữ đám mây.
• Soạn thảo văn bản.
• Bảng tính.
• Trình chiếu.
• Họp trực tuyến.
• Quản trị người dùng.
• Bảo mật.
• AI.

Tuy nhiên, hệ sinh thái ứng dụng khác nhau.

Google Workspace tập trung vào Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet và Gemini.

Microsoft 365 tập trung vào Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams và các dịch vụ Microsoft khác.

Doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế thay vì chỉ so sánh số lượng tính năng.

13.5. Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Có.

Google Workspace phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ, startup và tổ chức có quy mô lớn.

Với doanh nghiệp nhỏ, Business Starter có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản về email theo tên miền, lưu trữ và cộng tác.

Khi doanh nghiệp phát triển, có thể nâng cấp lên Business Standard, Business Plus hoặc các phiên bản cao hơn.

Khả năng mở rộng này giúp doanh nghiệp không cần thay đổi toàn bộ nền tảng khi số lượng nhân viên tăng.

14. Kết luận: Google Workspace là gì?

Qua bài viết trên, có thể hiểu đơn giản rằng Google Workspace là hệ sinh thái công cụ làm việc trực tuyến dành cho doanh nghiệp, trong đó email, lưu trữ, tài liệu, bảng tính, lịch, họp trực tuyến, chat, quản trị và AI được kết nối trên cùng một nền tảng.

Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt, doanh nghiệp có thể tập trung phần lớn hoạt động văn phòng trên Google Workspace.

Những lợi ích nổi bật của Google Workspace gồm:

• Email doanh nghiệp theo tên miền.
• Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây.
• Cộng tác tài liệu theo thời gian thực.
• Họp trực tuyến với Google Meet.
• Quản lý lịch bằng Google Calendar.
• Quản trị người dùng tập trung.
• Nhiều lớp bảo mật.
• Khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp.
• Tích hợp AI Gemini.
• Hệ sinh thái ứng dụng phong phú.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp email doanh nghiệp, lưu trữ và cộng tác trực tuyến, Google Workspace là một trong những nền tảng đáng cân nhắc.

ADTIMIN có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn Google Workspace, lựa chọn phiên bản, báo giá, đăng ký, cấu hình tên miền, thiết lập bảo mật đến chuyển đổi dữ liệu email.

Liên hệ ADTIMIN để được tư vấn Google Workspace phù hợp với số lượng người dùng và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Câu hỏi nhanh về Google Workspace

Google Workspace là gì?
Google Workspace là bộ công cụ làm việc trực tuyến của Google dành cho doanh nghiệp, bao gồm Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Calendar, Chat và nhiều công cụ khác.

Google Workspace có phải Gmail không?
Không. Gmail là một trong những ứng dụng nằm trong Google Workspace. Google Workspace bao gồm cả email, lưu trữ, văn phòng trực tuyến, họp, cộng tác, quản trị và các công cụ AI.

Google Workspace có email doanh nghiệp không?
Có. Google Workspace cho phép doanh nghiệp sử dụng Gmail với tên miền riêng.

Google Workspace có miễn phí không?
Google có nhiều ứng dụng miễn phí, nhưng các phiên bản Google Workspace dành cho doanh nghiệp là dịch vụ trả phí.

Nên chọn Google Workspace Business Starter hay Standard?
Starter phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu cơ bản. Standard phù hợp hơn nếu doanh nghiệp cần nhiều dung lượng lưu trữ và các tính năng cộng tác nâng cao.

Google Workspace Business Plus dành cho ai?
Business Plus phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu cao hơn về lưu trữ, quản trị, bảo mật và các tính năng nâng cao.

Có thể chuyển email từ hệ thống cũ sang Google Workspace không?
Có. Tùy hệ thống email hiện tại, doanh nghiệp có thể xây dựng phương án di chuyển dữ liệu sang Google Workspace mà hạn chế gián đoạn dịch vụ.

ADTIMIN có hỗ trợ triển khai Google Workspace không?
Có. ADTIMIN có thể hỗ trợ tư vấn phiên bản, đăng ký, cấu hình tên miền, DNS, tài khoản, bảo mật và các nhu cầu triển khai Google Workspace cho doanh nghiệp.