Google Drive là một dịch vụ của Google. Nếu bạn đang sử dụng email cá nhân của Google thì sẽ có 15 GB dung lượng miễn phí. Còn nếu sử dụng emai Google Workspace (email doanh nghiệp) thì dung lượng thấp nhất là 30GB và nhiều gói dung lượng lưu trữ tùy vào nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của drive là lưu trữ và đồng bộ hóa các thông tin được lưu trên đám mây. Nói nôm na, Drive là một ứng dụng cho phép người dùng lưu trữ và truy cập, chỉnh sửa, chia sẻ các tài liệu, dữ liệu trên bất kì phương tiện nào miễn là có tương thích được với ứng dụng Google Drive. Sau đây chung tôi xin chia sẻ bài viết hướng dẫn cách sử dụng Google Drive hiêu quả.
Đầu tiên bạn cần có tài khoản email để sử dụng google driver. Nếu bạn chưa có thì tham khảo các gói email để đăng ký tại đây. Sau khi đã có tài khoản bạn đăng nhập vào email và mở ứng dụng Drive
Cách lưu trữ dữ liệu trên Google Driver
Cách 1: Tạo một tệp mới trên Drive
Để tạo một tệp mới, bạn sẽ nhấn vào ô “MỚI” màu xanh ở góc trái màn hình, hoặc nhấn chuột phải vào phần trống ở giữa giao diện. Cả hai cách đều hiện lên cùng một danh sách các mục bạn có thể tạo trực tiếp trong Drive.
Nếu trong danh sách này không có định dạng tệp mà bạn mong muốn, đừng lo, bạn vẫn có thể tìm kiếm định dạng tệp đó bằng cách Nhấn vào ô MỚI/chuột phải => Ứng dụng khác => Kết nối ứng dụng khác. Sẽ có một cửa sổ các ứng dụng có thể kết nối với Drive hiện lên. Bạn có thể tìm kiếm ứng dụng mong muốn bằng cách gõ tên trong ô tìm kiếm. Ví dụ Video Player, Google Add Script, Doc Hub… Các ứng dụng có thể tạo trên Drive có thể là công cụ kinh doanh, cũng có thể là ứng dụng giúp hỗ trợ việc giải trí, hoặc giáo dục, lối sống, tiện ích, tài liệu, tin tức và thời tiết, trò chơi, các ứng dụng giao tiếp…
Cách 2: Tải tệp có sẵn từ máy tính vào Drive
Để tải tệp lên Drive, cũng có 2 cách, bắt đầu bằng nhấn vào ô chữ MỚI hoặc nhấn chuột phải. Lần này, bạn nên chú ý vào 3 lệnh đầu tiên, đó là: Thư mục mới…; Tải tệp lên…; Tải thư mục lên….
- Thư mục mới… (Folder): bạn sẽ tạo trưc tiếp một folder tài liệu mới trên Drive.
- Tải tệp lên… (File Upload): bạn sẽ tải lên một hoặc nhiều file từ máy bàn lên Drive
- Tải thư mục lên (Folder Upload): bạn sẽ tải lên một hoặc nhiều thư mục từ computer lên Drive.
Việc tải lên các tệp hay thư mục cũng không khác gì cách bạn tải hình ảnh hay video hay văn bản tài liệu lên mail hay các trang web khác.
Cách 3: Đồng bộ hóa các thư mục từ máy tính lên bộ nhớ Drive
Bước 1: Cài đặt Drive vào máy tính bằng cách truy cập link sau: https://google.com/drive/download/
Trong đây sẽ có 2 sự lựa chọn cho bạn đó là Personal (Cá nhân) và Business (cho nhóm và doanh nghiệp).
Bước 2: Nhấn vào ô Download trong mục Personal – Back Up and Sync => Chọn Agree and Download
Bước 3: Mở file installbackupandsync vừa được tải về trong máy bạn. Lúc này, bạn nên chắc rằng desktop/ laptop của mình đang có kết nối Internet. File sẽ tự động kết nối Internet, và bắt đầu quá trình cài đặt tự động. Bạn không cần phải làm gì cả. Qúa trình này sẽ mất khoảng 1 phút, hoặc hơn, nếu máy của bạn có tốc độ xử lý không quá nhanh. Đến cuối cùng, Một cửa sổ sẽ hiện lên Installation Complete, thông báo bạn đã hoàn tất bước cài đặt.
Bước 4: Đồng bộ hóa dữ liệu. Lúc này, sẽ có một biểu tượng nhỏ của Drive, hình đám mây có mũi tên hướng lên trên, hiện lên ở góc phải của Taskbar. Bạn nhấn vào icon này để bắt đầu quá trình đồng bộ hóa.
Đồng bộ hóa bằng email
Bước 1: sign in đăng nhập bằng tài khoản gmail của bạn.
Bước 2: My Computer : sau khi đăng nhập, ứng dụng sẽ hiện lên một cửa sổ cho việc đồng bộ hóa các folder khác cho Drive. Đây là một đặc tính rất hay của Drive, vì bạn không nhất thiết phải lưu tất cả các file hay folder của mình vào thư mục Google Drive, mà vẫn có thể lưu vào Download, Documents, Pictures, ổ D, ổ E, ổ G, ổ H… bất kì ổ nào mà bạn muốn nó cũng được đồng bộ hóa lên bộ lưu trữ đám mây.
Bạn chọn Got It => Lựa chọn folder bạn muốn đồng bộ lưu giữ => Nhấn Next => Nhấn Got It để chuyển qua Step 3
Bước 3: Google Drive : đây là bước cuối cùng để bạn tạo một folder Google Drive trong máy vi tính của bạn => Nhấn Start => một cửa sổ cho folder Google Drive sẽ tự động hiện lên, thông báo đã cài đặt xong.Nhấn Start để bắt đầu quá trình đồng bộ hóa
Cách sử dụng máy tính của tôi (my computer)
Còn nếu bạn lưu trong folder khác nhưng bạn cũng lựa chọn folder đó được đồng hóa cùng Drive, thì bạn sẽ thấy folder đó ở mục Máy tính của tôi (Computers), ví dụ như folder My documents, My Pictures…
Cách sử dụng chia sẻ với tôi (shared with me)
Với mục Shared with me, nơi này lưu lại tất cả nội dung những tệp tin hoặc tài liệu mà bạn được chia sẻ qua Drive.
Chia sẻ qua Drive: Để chia sẻ một mục nào đó thì rất đơn giản. Bạn nhấn chuột phải vào mục cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ…
Để chia sẻ nội dung với người khác, bạn có thể nhập email của người đó vào ô bên dưới, lựa chọn quyền truy cập đối với người được chia sẻ.
Hoặc, bạn có thể chia sẻ nội dung không cần qua email, mà chỉ cần sử dụng liên kết có thể chia sẻ.…
Với những người người nhận được liên kết này, người nhận sẽ có quyền truy cập vào thư mục của bạn. Còn quyền chỉnh sửa nội dung tài liệu, thư mục (thêm bớt tệp, thêm người được chia sẻ…) thì do bạn lựa chọn.
Lưu ý: còn một cách nữa mà bạn có thể gửi link cho người cần nhận, đó là sử dụng url trực tiếp từ tệp hoặc thư mục cần chia sẻ. Bạn chỉ việc nhấn vào link trên ô địa chỉ của trình duyệt, copy link, và gửi cho người khác.
Cách sử dụng được gắn dấu sao (Starred)
Với những thư mục có nội dung quan trọng, bạn có thể gắn dấu sao cho nó bằng cách nhấn chuột phải => Thêm dấu sao (Add Star) và tệp được gắn sao sẽ tự động xuất hiện trong mục Được Gắn Dấu Sao (Starred)
Cách sử dụng tải xuống (Download)
Để tải xuống trực tuyến những tệp cần thiết từ Drive, bạn nhấn chuột phải vào mục cần tải => chọn Tải xuống (Download). Lúc này, Drive sẽ tự động nén thành một file .zip, rồi tự động tải xuống máy của bạn. Vậy là xong bước tải xuống từ Drive. Đối với Drive, bạn có thể thoải mái chọn một tệp hoặc chiều tệp tài liệu tải về cùng một lúc.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng trực tuyến lưu trữ đám mây nổi tiếng của Google và sử dụng thành thục nó.
Nếu bạn sử dụng Google Drive nhưng nhu cầu lưu trữ dung lượng nhiều. Liên hệ 0917.757.227| 0918.437.227| 0917.457.337 để đăng ký thêm dung lượng nhé.
