Google Meet hiện nay được sử dụng rộng rãi trong dạy học trực tuyến, họp doanh nghiệp và hội thảo online. Để tiện cho việc quản lý và điều tiết cuộc họp được diễn ra suôn sẻ thì cuộc họp nên có thêm người đồng tổ chức (Co-host). Đây là tính năng quan trọng giúp quản lý cuộc họp hiệu quả hơn. Việc gán quyền đồng tổ chức giúp bạn chia sẻ trách nhiệm điều phối, kiểm soát người tham gia, và xử lý kỹ thuật trong suốt buổi họp.
Trong bài viết này, Adtimin sẽ hướng dẫn thêm người đồng tổ chức trong Google Meet một cách chi tiết, dễ hiểu, phù hợp cho người mới sử dụng lẫn người đang quản lý Google Workspace.
Người đồng tổ chức trong Google Meet là gì?
Người đồng tổ chức (Co-host) là người được gán thêm quyền quản lý cuộc họp như chủ phòng (Host). Google Meet cho phép bạn chỉ định nhiều Co-host để hỗ trợ điều hành buổi họp.
Chức năng của người đồng tổ chức (Co-host) có thể:
- Duyệt hoặc từ chối người tham gia.
- Tắt micro người khác.
- Tắt camera người khác.
- Chặn người tham gia gây rối.
- Điều chỉnh quyền chia sẻ màn hình.
- Quản lý tính năng tạo phòng nhóm (Breakout Rooms).
- Ghi lại cuộc họp (Hỗ trợ dùng nhiều ngôn ngữ).
- Kết thúc cuộc họp cho tất cả mọi người.
Tính năng này đặc biệt hữu ích trong: Lớp học online (giáo viên chính thêm giáo viên phụ), cuộc họp công ty (trưởng phòng thêm trợ lý điều phối), hội thảo webinar (người điều phối thêm quản trị viên kỹ thuật).
Điều kiện để thêm người đồng tổ chức trong Google Meet
Dùng đúng tài khoản Google Workspace có tính năng thêm người đồng tổ chức (Co-host)
Không phải tài khoản nào cũng dùng được tính năng thêm người đồng tổ chức (Co-host). Dưới đây là các phiên bản Google Workspace có thể thêm người đồng tổ chức Google Meet:
- Google Workspace Business Standard
- Google Workspace Business Plus
- Google Workspace Essentials
- Google Workspace for Education
- Google Workspace Enterprise Starter
- Google Workspace Enterprise Standard
- Google Workspace Enterprise Plus
Nếu bạn chưa đăng ký một trong những gói trên. Bạn có thể liên hệ Adtimin đăng ký ngay 0918.437.227
Lưu ý: Tài khoản Google cá nhân (gmail.com) vẫn có thể được thêm làm đồng tổ chức, nhưng không thể bật tính năng này nếu bạn là host sử dụng Gmail miễn phí.
Người được thêm phải đang có mặt trong phòng họp
Nếu bạn thêm người dùng không được hãy thử kiểm tra xem người bạn cần thêm có đang trong phòng họp không. Bạn chỉ có thể gán quyền đồng tổ chức cho người đã tham gia cuộc họp.
Host phải bật tính năng điều khiển của host (Bộ điều khiển của người tổ chức/ Host controls)
Hãy kiểm tra cài đặt trước khi thêm người dùng đồng tổ chức. Nếu bạn tắt Host Controls, bạn sẽ không thể phân quyền Co-host. Bạn có thể bật theo hướng dẫn trong ảnh phía dưới.
Hướng dẫn thêm người đồng tổ chức trong Google Meet
Cách 1: Thêm người đồng tổ chức trước khi bắt đầu cuộc họp (Lên lịch trong lịch Google/Google Calendar)
Bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google Meet (gói có hỗ trợ tính năng thêm người đồng tổ chức)
Bước 1: Mở Google Calendar -> Tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện -> Nhấp vào biểu tượng cài đặt hình bánh răng như bên dưới. Bảng điều khiển xuất hiện
Bước 2: Nếu thấy bộ điều khiển của người tổ chức/ Host controls đang tắt hãy bật lên, sau đó chọn Lưu.
Bước 3: Chọn Khách -> Tại mục người đồng tổ chức điền email bạn muốn thêm vào (Ví dụ: ngochtm@adtimin.com). (Bạn có thể thêm nhiều người tổ chức nếu bạn muốn) -> Chọn Lưu.
Bước 4: Lưu cuộc họp Google Meet vừa tạo. Bạn sẽ thấy cuộc họp được hiển thị trong Google Calendar.
Khi nhấp vào link tham gia cuộc họp bạn sẽ thấy người đồng tổ chức đã được thêm.
Cách 2: Thêm người đồng tổ chức trong cuộc họp mới tạo ngay.
Bước 1: Tạo cuộc họp. Sau đó nhập tên của những người tham gia mà bạn muốn thêm làm người đồng tổ chức.
Bước 2: Sau khi người đồng tổ chức tham gia cuộc họp. Ở bên phải màn hình, hãy chọn vào dấu ba chấm và chọn chức năng người đồng tổ chức như dưới hình.
Tiếp theo chọn thêm người đồng tổ chức
Hoàn tất thêm người đồng tổ chức.
Lợi ích của việc thêm người đồng tổ chức trong Google Meet
Tính năng Co-host mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
Hỗ trợ điều phối cuộc họp
Host không thể xử lý hết mọi việc khi số lượng người tham gia lớn. Co-host có thể:
- Duyệt người vào
- Tắt micro người gây ồn
- Nhắc người khác bật camera
- Kiểm soát trật tự phòng họp
Giảm tải cho giáo viên hoặc quản lý
- Đối với lớp học online:
- Giáo viên phụ có thể quản lý học sinh
- Xử lý sự cố kỹ thuật
- Tạo phòng nhóm
- Ghi lại bài giảng
Tăng tính chuyên nghiệp trong các buổi webinar
- Co-host có thể hỗ trợ:
- Điều phối câu hỏi
- Kiểm soát quyền chia sẻ màn hình
- Quản lý người tham dự
- Hỗ trợ kỹ thuật
Kết luận:
Việc thêm người đồng tổ chức trong Google Meet giúp bạn quản lý cuộc họp, lớp học, hay webinar một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và an toàn hơn. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể phân quyền cho người hỗ trợ để giúp buổi họp diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.
Nếu bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp đông người, việc sử dụng tính năng đồng tổ chức là cực kỳ quan trọng và nên được thiết lập từ sớm.
