Chữ ký điện tử eSignature trên Google Workspace là một tính năng cho phép người dùng yêu cầu và thu thập chữ ký trên các tài liệu Google Docs. Tính năng này giúp hợp lý hóa quy trình ký kết tài liệu, giúp bạn sắp xếp và tiếp tục công việc.
Chữ ký điện tử này có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay truyền thống, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc in ấn, ký gửi và lưu trữ tài liệu.
Lợi ích của chữ ký điện tử eSignature trên Google Workspace
- Tiện lợi và nhanh chóng: Bạn có thể ký kết tài liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Bảo mật: eSignature sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ tài liệu.
- Tăng hiệu suất: Tự động hóa quy trình ký kết giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
- Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.
Tính năng chữ ký điện tử eSignature hiện đã có sẵn cho người dùng Google Workspace Individual và đang được triển khai dần cho các phiên bản Google Workspace khác, cụ thể là:
- Business Standard và Plus
- Enterprise Starter, Standard và Plus
- Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus
- Education Plus
Nếu bạn chưa đăng ký gói Google Workspace, hãy đăng ký gói Google Workspace để sử dụng tính năng chữ ký điện tử – eSignature.
Các tính năng có trong eSignature
- Yêu cầu chữ ký số: Gửi yêu cầu chữ ký số cho các hợp đồng, tài liệu khách hàng, thỏa thuận với đối tác, và nhiều loại tài liệu khác. Bao gồm chữ ký từ nhiều người dùng và cả từ những người dùng không sử dụng Gmail.
- Theo dõi tiến trình: Xem trạng thái của các yêu cầu chữ ký đang chờ ký và xem các hợp đồng đã hoàn tất.
- Tạo và quản lý mẫu hợp đồng: Tạo mẫu hợp đồng từ Google Docs và sử dụng chúng để yêu cầu nhiều chữ ký số.
- Xem nhật ký kiểm tra của các hợp đồng đã hoàn thành.
- Sử dụng các trường văn bản tùy chỉnh để yêu cầu thêm thông tin từ người ký, chẳng hạn như chức danh công việc, địa chỉ email, v.v.
- Ký hợp đồng từ cả thiết bị di động và máy tính cá nhân.
Tính năng mới eSignature trong Google Workspace
Bắt đầu từ ngày 25/06/2024 Quản trị viên có thể kiểm soát khả năng yêu cầu chữ ký của người dùng trước khi eSignature triển khai
cho người dùng cuối trong những tuần tới. . Quản trị viên có thể quản lý quyền truy cập chữ ký điện tử ở cấp Đơn vị tổ chức (OU) hoặc cấp Nhóm, như hình minh họa sau:
Tính năng mới eSignature trong Google Workspace
Đối tượng cần sử dụng chữ ký điện tử eSignature
eSignature phù hợp với mọi cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu ký kết tài liệu điện tử, đặc biệt là những người thường xuyên làm việc từ xa hoặc cần ký kết tài liệu với đối tác ở nước ngoài.
eSignature trong Google Workspace là một bước tiến lớn trong việc số hóa quy trình ký kết tài liệu. Với những cập nhật gần đây, eSignature ngày càng trở nên mạnh mẽ và hữu ích hơn. Hãy bắt đầu sử dụng eSignature ngay hôm nay và trải nghiệm sự tiện lợi, bảo mật và hiệu quả mà nó mang lại!
Tính năng eSignature đang được triển khai dần cho các gói Google Workspace. Bạn có thể kiểm tra tính khả dụng của tính năng này trong tài khoản của mình.
Các bước tạo và gửi tài liệu để lấy chữ ký
Bước 1: Mở bảng điều khiển chữ ký điện tử
Từ tệp PDF trên Google Drive: Mở tệp > Chữ ký điện tử (góc phải trên cùng).
Từ Google Tài liệu: Mở tài liệu > Công cụ > Chữ ký điện tử.
Chữ ký điện tử esignature
Bước 2: Thêm trường chữ ký
Kéo và thả các trường như Chữ ký, Họ tên, Ngày ký vào tài liệu.
Chữ ký điện tử esignature trên google workspace
Bước 3: Quản lý người ký (nếu có nhiều người)
Chọn “Quản lý người ký” để thêm (tối đa 10 người) và gán nhãn cho từng người.
Điều chỉnh người ký được chỉ định cho từng trường nếu cần.
Quản lý người ký
Bước 4: Gửi yêu cầu ký
Nhấp vào “Yêu cầu chữ ký”.
Đặt tên tệp PDF, nhập email người ký và thêm nội dung email (nếu muốn).
Chọn ngôn ngữ biên bản kiểm tra, xem và chấp nhận Điều khoản dịch vụ.
Nhấp vào “Yêu cầu chữ ký” để gửi. Người ký sẽ nhận được email thông báo.
Lưu ý:
- Tối đa 200 trường cho mỗi tài liệu và 10 người ký cho mỗi yêu cầu.
- Tệp PDF sẽ bị khóa sau khi gửi yêu cầu.
- Bạn có thể theo dõi tiến trình ký qua tệp PDF hoặc email thông báo.
Chỉnh sửa, hủy và kiểm tra trạng thái
- Chỉnh sửa: Không thể chỉnh sửa sau khi gửi. Hủy yêu cầu và gửi lại nếu cần thay đổi.
- Hủy: Mở tệp PDF > Menu > Xem thêm > Hủy.
- Kiểm tra trạng thái: Mở tệp PDF > Menu > Xem thêm > Chữ ký điện tử hoặc Xem chi tiết.
Ký, từ chối hoặc xem chi tiết yêu cầu (dành cho người nhận)
- Ký: Mở email yêu cầu > nhấp vào đường liên kết > điền thông tin và ký các trường được yêu cầu > “Đánh dấu là hoàn tất” > “Đồng ý và tiếp tục”.
- Từ chối: Mở email yêu cầu > nhấp vào đường liên kết > “Từ chối”.
- Xem chi tiết: Mở email yêu cầu > nhấp vào đường liên kết > “Xem chi tiết”.
Chữ ký điện tử eSignature trên Google Workspace
Hoàn tất yêu cầu
- Sau khi hoàn tất, tất cả các bên sẽ nhận được email và bản sao tài liệu cuối cùng trong Drive.
- Biên bản kiểm tra (audit trail) sẽ được đính kèm cuối tệp PDF, ghi lại các sự kiện trong quá trình ký.
Với tư cách là đối tác cấp cao của Google tại Việt Nam, ADTIMIN hiện đang cung cấp tới đầy đủ các phiên bản Google Workspace mà Google đang cung cấp. Để tìm hiểu kỹ hơn về chữ ký số eSignature xem Tại Đây
