Lỗi cách chữ trong Word là một vấn đề nhỏ nhưng thường gặp khi soạn thảo văn bản. Tình trạng này làm giảm đi tính thẩm mỹ của tài liệu, gây khó khăn trong việc đọc cũng như chỉnh sửa nội dung. Để khắc phục, bạn cần xác định rõ nguyên nhân gây ra lỗi để áp dụng biện pháp xử lý hiệu quả nhất. Từ đó giúp cho văn bản trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Hãy cùng Adtimin tìm hiểu nguyên nhân và cách sửa lỗi cách chữ trong Word ngay trong bài viết này nhé!
Hướng dẫn cách sửa lỗi cách chữ trong Word
Tại sao văn bản Word bị cách chữ?
Trước khi khắc phục lỗi giãn cách chữ trong Word, bạn cần nhận biết các lý do thường gặp có thể dẫn đến tình trạng này. Cụ thể như sau:
Chức năng tự động điều chỉnh khoảng cách trong Word bị lỗi
Word tích hợp chức năng tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các từ và câu. Vì vậy mà sẽ giúp cho văn bản trở nên gọn gàng và đúng chuẩn định dạng.
Tuy vậy, khi bạn sao chép hoặc dán nội dung từ các nguồn khác vào, tính năng này đôi khi gặp lỗi. Kết quả là khoảng cách giữa các từ có thể bị giãn quá mức, làm giảm tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp của tài liệu.
Phông chữ đang dùng không phù hợp
Trong một vài tình huống, việc dùng phông chữ không phù hợp (không tương thích) có thể gây ra lỗi giãn cách chữ trong Word. Nếu tệp được mở trên một thiết bị khác không có phông chữ được sử dụng ban đầu, Word có thể tự động thay thế bằng một phông chữ mặc định, khiến khoảng cách giữa các chữ bị lệch và tạo ra tình trạng không mong muốn.
Lý do văn bản Word bị cách chữ?
Phần mềm gõ tiếng Việt đang dùng không tương thích
Một lý do khác khiến việc gõ tiếng Việt trên file Word gặp vấn đề là bạn đang dùng phần mềm gõ tiếng Việt không tương thích. Khi nhập liệu, các ký tự từ bộ gõ này có thể không tương thích với font chữ hoặc cấu trúc định dạng trong file Word, gây ra hiện tượng sai lệch khoảng cách giữa các ký tự.
Sửa lỗi cách chữ trong Word như thế nào?
Tùy thuộc vào phiên bản Word mà bạn đang cài đặt, họ có thể áp dụng những phương pháp khác nhau để khắc phục sự cố về khoảng cách chữ. Cụ thể như sau:
Sửa lỗi cách chữ trong MS Word 2013, 2016, 2019
Để khắc phục tình trạng lỗi khoảng cách chữ trong Word 2013, 2016 và 2019, bạn cần kiểm tra và vô hiệu hóa tính năng căn chỉnh tự động theo các bước sau:
- Bước 1: Mở tài liệu Word gặp lỗi, sau đó nhấn vào tab File trên thanh công cụ.
- Bước 2: Chọn mục Options.
- Bước 3: Trong cửa sổ Word Options, bạn chọn Advanced.
- Bước 4: Tại mục Cut, Copy, and Paste, bạn hãy bỏ chọn “Use smart cut and paste” và nhấn OK để lưu thay đổi.
Nếu nguyên nhân của lỗi cách chữ là do bộ gõ tiếng Việt không tương thích, bạn cần thay đổi bộ gõ cho phù hợp. Hiện tại, bộ gõ Unikey với kiểu gõ Telex và mã bảng Unicode được khuyến nghị, giúp dễ dàng khi soạn thảo văn bản tiếng Việt trong Word.
Hướng dẫn sửa lỗi cách chữ trong Word
Sửa lỗi cách chữ trong MS Word 2007, 2010
Nếu bạn đang làm việc với phiên bản Word 2007 hoặc 2010, có thể áp dụng các bước sau để khắc phục lỗi khoảng cách chữ:
- Bước 1: Mở tài liệu Word đang bị lỗi, bạn nhấn vào biểu tượng “Office” ở góc trên bên trái của cửa sổ.
- Bước 2: Chọn Word Options và sau đó chọn vào mục Advanced trong cửa sổ xuất hiện.
- Bước 3: Tại phần Cut, Copy, Paste, nhấn vào Settings và bỏ chọn tùy chọn “Adjust sentence and word spacing automatically”.
- Bước 4: Cuối cùng bạn hãy nhấn vào OK để lưu thay đổi.
Nếu bạn nhận thấy lỗi khoảng cách chữ do bộ gõ tiếng Việt không tương thích hoặc quá lỗi thời, hãy cài đặt phiên bản mới nhất của bộ gõ Unikey để tránh gặp phải tình trạng này.
Sửa lỗi cách chữ trong Word bằng Unikey
Ngoài các cách sửa lỗi cách chữ trong Word trên, bạn cũng có thể khắc phục bằng Unikey. Tuy nhiên, khắc phục lỗi font chữ trong Word bằng Unikey có ưu nhược điểm khi bạn sử dụng. Cụ thể như sau:
- Lợi ích: Đơn giản, dễ dàng thực hiện, không cần phải xác định font gốc của tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian.
- Nhược điểm: Khi không có font phù hợp, Unikey sẽ không thể hỗ trợ quá trình chuyển đổi.
Lưu ý: Trước khi tiến hành các bước sửa lỗi cách chữ bằng Unikey dưới đây, bạn cần xác định đúng bảng mã tương thích với dữ liệu của mình.
Sử dụng Unikey để sửa lỗi cách chữ trong word
Các bảng mã bao gồm:
- Bảng mã TCVN3 (hay ABC): Chứa các font có tên bắt đầu bằng .Vn.
Ví dụ: .Vn Time, .VnArial, .VnAristote,…
- Bảng mã VNI Windows: Chứa các font có tên bắt đầu bằng VNI-.
Ví dụ: VNI-Viettay, VNI-Disney,…
- Bảng mã Unicode: Đây là bảng mã chuẩn quốc tế hiện nay, các font chữ thuộc bảng mã này không có tiền tố đứng trước tên.
Ví dụ: Times New Roman, Arial,…
Cách thực hiện:
- Bước 1: Mở tài liệu Word và bạn hãy sao chép đoạn văn bản gặp lỗi.
- Bước 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6 để mở hộp thoại Unikey Toolkit, rồi bạn chọn mục “Đảo bảng mã”.
Lúc này, “Nguồn” là font TCVN3 (ABC) và “Đích” là font Unicode, hai font thường dùng để khắc phục lỗi. Tuy nhiên, nếu bạn biết rõ font chữ gặp lỗi là gì, bạn có thể thay đổi theo đúng loại font đó.
- Bước 3: Nhấn “Chuyển mã” và chọn “OK” nếu có thông báo “Successfully converted RTF clipboard”. Nếu nhận được thông báo “Cannot read clipboard”, bạn cần sao chép lại văn bản và thử lại từ bước đầu tiên, rồi chọn “Đóng”.
- Bước 4: Cuối cùng bạn quay lại tài liệu Word và nhấn Ctrl + V để dán đoạn văn bản đã chuyển mã.
Việc sửa lỗi cách chữ trong Word không chỉ giúp tài liệu trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn mà còn cải thiện chất lượng công việc soạn thảo. Bằng cách nhận diện đúng nguyên nhân và áp dụng các biện pháp khắc phục như tắt tính năng hoặc sử dụng bộ gõ Unikey tương thích, bạn có thể nhanh chóng xử lý vấn đề này. Hy vọng rằng với những cách sửa lỗi cách chữ trong Word mà Adtimin chia sẻ, bạn sẽ không còn gặp khó khăn và có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
>> Tìm hiểu thêm:
