Email Hosting là gì? Tại sao nên sử dụng Email Hosting

Email Hosting là gì?

Email Hosting là một dịch vụ cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ email, cho phép người dùng tạo ra các tài khoản email riêng có tên miền riêng. Nhờ có Email Hosting, người dùng có thể tạo một hình ảnh chuyên nghiệp với email riêng cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Thông thường, Email Hosting có các tính năng như: quản lý email, lịch, danh bạ và tệp đính kèm,… cùng khám phá chi tiết hơn ở phần dưới nhé.

Quản lý email

Với Email Hosting, bạn có thể tạo và quản lý các tài khoản email riêng của mình trên một tên miền của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Các tài khoản email này có thể được truy cập thông qua trình duyệt hoặc các ứng dụng email trên máy tính và điện thoại dễ dàng. Ví dụ bạn thường sử dụng mail: abc@gmail.com nhưng nếu đăng ký Email Hosting, bạn có thể tự chọn tên miền mà bạn đã sở hữu như: abc@Adtiminshop.com.vn.

Lịch và danh bạ

Bạn có thể lên kế hoạch cho các cuộc họp, sự kiện và các nhiệm vụ khác, cũng như quản lý danh sách liên lạc của mình thông qua lịch và danh bạ. Tính năng này giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Tệp đính kèm

Email Hosting cũng cho phép bạn gửi và nhận các tệp đính kèm với các email của mình, dễ dàng chia sẻ các tệp tin với đối tác hoặc đồng nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Lợi ích của việc sử dụng Email Hosting

Sử dụng Email Hosting có nhiều lợi ích cho không chỉ cho doanh nghiệp, mà còn cho những cá nhân hay đội nhóm. Dưới đây là những lợi ích chính khi bạn sử dụng Email Hosting.

Tạo thương hiệu chuyên nghiệp

Khi sử dụng Email Hosting sẽ tạo được một hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hoặc cá nhân. Thay vì sử dụng email miễn phí của các nhà cung cấp dịch vụ khác như Gmail hoặc Yahoo, bạn có thể sử dụng Email Hosting để tạo ra các tài khoản email có tên miền riêng, thường là bao gồm tên miền trang web của doanh nghiệp đó.

Bảo mật và kiểm soát

Sử dụng Email Hosting còn tăng được tính bảo mật thông tin và kiểm soát tài khoản email của mình. Do Email Hosting được quản lý và bảo mật bởi các nhà cung cấp dịch vụ, nên bạn có thể yên tâm về bảo mật thông tin và kiểm soát tài khoản của mình.

Tính linh hoạt

Các tính năng và khả năng tùy chỉnh của Email Hosting riêng, cho phép bạn thiết lập các tài khoản email riêng theo nhu cầu của mình và theo định dạng, nội dung của trang web của doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Tính tương thích

Email Hosting cũng hỗ trợ tính tương thích với các ứng dụng email khác như Microsoft Outlook, Apple Mail và các ứng dụng email trên thiết bị di động. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý email của mình từ bất kỳ đâu.

Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp

Với Email Hosting, bạn được truy cập vào dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ các nhà cung cấp dịch vụ. Giải quyết được các vấn đề và thắc mắc của mình về Email Hosting một cách nhanh chóng hơn sử dụng các webmail thông thường như Gmail hay Yahoo mail.

Cách chọn một dịch vụ Email Hosting tốt

Khi chọn một dịch vụ Email Hosting, bạn nên lưu ý một số yếu tố quan trọng sau để đảm bảo đang chọn được một dịch vụ Email Hosting tốt và phù hợp với nhu cầu của mình:

Bảo mật

Dịch vụ Email Hosting tốt sẽ có các tùy chọn cung cấp mức độ bảo mật cao cho tài khoản email của bạn. Các tính năng bảo mật như mã hóa SSL và chống spam thường là tính năng phổ biến được tích hợp trong dịch vụ Email Hosting.

Khả năng tùy chỉnh

Một dịch vụ Email Hosting tốt sẽ có tính năng tùy chỉnh và cấu hình tài khoản email của mình theo cách mà bạn muốn. Các tính năng tùy chỉnh như địa chỉ email, bộ lọc thư rác, chữ ký email và các tính năng khác được hỗ trợ bởi dịch vụ Email Hosting.

Tính linh hoạt

Dịch vụ Email Hosting cũng cần tính linh hoạt trong việc quản lý tài khoản email, khi nó có thể hỗ trợ các ứng dụng email khác và được tích hợp với các công cụ quản lý email phổ biến như Microsoft Outlook hoặc các ứng dụng email trên điện thoại.

Dịch vụ hỗ trợ 24/7

Một dịch vụ Email Hosting tốt sẽ có dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và thân thiện với người dùng. Chẳng hạn như bạn gặp một thắc mắc hoặc vấn đề như không thể gửi mail thì có thể liên lạc với các chuyên gia kỹ thuật để giải quyết các vấn đề kỹ thuật và cung cấp hỗ trợ qua email, chat trực tuyến hoặc điện thoại trực tiếp nhanh chóng.

Giá thành

Giá thành cũng là yếu tố quan trọng khi chọn một dịch vụ Email Hosting. Bạn nên tìm kiếm các dịch vụ Email Hosting có giá thành hợp lý và cung cấp các tính năng, lợi ích phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Trên là các thông tin về Email Hosting, hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.

Các lưu ý khi chọn mua email hosting

Email Hosting có tính bảo mật cao và một số tính năng tuyệt vời khác rất hữu ích cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, bạn vẫn cần biết vài mẹo sau để có thể quảng cáo thành công bằng phương tiện này. Các yếu tố tạo cấu thành Email Hosting hiệu quả và tối ưu là:

• Chọn nhà cung cấp uy tín
• Tối ưu tên email 
• Chú trọng bảo mật hệ thống
• Phổ biến các quy định rõ ràng
• Tận dụng những phần mềm miễn phí

Chọn nhà cung cấp uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín là yếu tố đầu tiên và rất quan trọng để tránh sự cố phát sinh lẫn tình huống bị rò rỉ thông tin không đáng có khi sử dụng dịch vụ. Bạn có thể tham khảo nhiều doanh nghiệp khác nhau trước khi lựa chọn. Tuy nhiên, một tổ chức cung cấp Email Hosting uy tín và chuyên nghiệp thường bao gồm các đặc điểm sau:

• Hỗ trợ khách hàng xuyên suốt 24/7
• Hạn chế tối đa tình trạng thư spam, blacklist IP
• Bảo mật tối đa bằng hệ thống Mail server chuyên dụng
• Cung cấp giao diện quản lý trực quan, giúp người dùng dễ dàng sử dụng email
• Hỗ trợ chuyển tải thông tin, dữ liệu đến khách hàng thuận lợi
• Có tỷ lệ email hợp lệ vào inbox cao
• Email được gửi có thông báo trực tiếp đến các hộp thư điện tử khác như Google, Webmail, Yahoo…

Nên đặt tên email hosting cho doanh nghiệp như thế nào

Tên email là ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Vì thế,  để email hosting đạt được hiệu quả vốn có, tên email phải đáp ứng các yêu cầu:

Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa

Email Hosting cho phép người dùng đặt tên miền đặc trưng riêng cho thương hiệu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có tên ngắn thì có thể giữ nguyên; tuy nhiên, nếu cái tên đó quá dài thì bạn nên viết tắt cho ngắn gọn. Tuy nhiên, chúng vẫn phải đảm bảo khả năng nhận diện thương hiệu và tuyệt đối tránh trùng lặp với danh tự của những tổ chức khác.

Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng

Trong nội bộ, việc đặt tên email để phân biệt giữa các nhóm, phòng ban là cần thiết để tránh gây nhầm lẫn. Bên cạnh đó, email của từng nhân viên tham gia hệ thống Email Hosting nên tuân theo một quy tắc thống nhất.

Tạo cấu trúc thống nhất

Nên đặt tên hệ thống website, blog, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất để tạo tính chuyên nghiệp giữa các kênh quảng bá của doanh nghiệp. Chưa hết, địa chỉ của các kênh này nên sử dụng tên miền của email. Ví dụ như: email của doanh nghiệp có đuôi là @Adtimin.vn thì trang facebook nên có cấu trúc là http://www.facebook.com/Adtimin.vn.Chẳng hạn như nguyennt@adtimin.vn hoặc dung@adtimin.vn

Đặt tên tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác

Trước khi đặt tên Email Hosting cho doanh nghiệp, bạn nên tìm hiểu trước để tránh các tên miền đã được đăng ký bản quyền nhằm tránh nhầm lẫn. Thậm chí, nếu không may tổ chức trùng tên đó không còn hoạt động hay có những thông tin xấu vô tình, chúng cũng sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.

Tránh đặt tên nhạy cảm

Chú ý tránh sử dụng những từ ngữ dễ gây hiểu lầm về ý nghĩa hoặc quá khó hiểu để tránh tạo tác động xấu lên tên tuổi thương hiệu.

Chú trọng bảo mật hệ thống

Sử dụng dịch vụ Email Hosting có thể mang lại nhiều lợi ích cho kinh doanh. Tuy nhiên, một khi xảy ra sự cố, nó sẽ xảy ra thì sẽ ảnh hưởng toàn bộ hệ thống email của bạn. Vậy nên hãy lựa chọn các nhà cung cấp uy tín để tăng cường tính bảo mật thông tin cho mình.

Phổ biến các quy định rõ ràng

Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp cần phổ biến các quy định rõ ràng đối với các cá nhân, tập thể về việc sử dụng tài khoản email như: chỉ sử dụng email cho công việc chung của công ty; các nhóm, phòng ban nên sử dụng email riêng, tránh gây nhầm lẫn để hỗ trợ khách hàng hiệu quả; nên vô hiệu hóa tài khoản đối với nhân viên đã thôi việc tránh các trường hợp xấu xảy ra…

Tận dụng những phần mềm miễn phí

Bạn có thể tận dụng những phần mềm cung cấp dịch vụ Email Hosting miễn phí như Zoho, Yandex, Hotmail… Để cắt giảm một khoản chi kha khá dành cho marketing. Chúng có thể bao gồm các gói dịch vụ miễn phí và trả phí.

Các bài viết liên quan mà bạn nên xem qua:

Các gói miễn phí cung cấp không nhiều dung lượng. Đồng thời giới hạn số lượng tài khoản email đáng kể cho người dùng. Vì vậy, nếu có quá nhiều nhân viên, bạn nên cân nhắc mua các gói dịch vụ.

Nếu có nhu cầu tăng số lượng tài khoản email và dung lượng, bạn cũng có thể nâng cấp lên gói trả phí để sử dụng dịch vụ tốt hơn. Lưu ý, vì các nguồn này là miễn phí nên tính bảo mật của chúng sẽ không quá cao.

Nên mua email hosting ở đâu?

1. Bluehost – Dịch vụ hosting tổng thể tốt nhất thị trường nước ngoài

Được cho là một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trang web lớn nhất trên thế giới, Bluehost có hơn hai triệu trang web trên toàn cầu. Bluehost có từ dịch vụ WordPress hosting đến Managed hosting và WooCommerce.

Đối với lưu trữ chia sẻ cơ bản, gói rẻ nhất của Bluehost có giá 2,75$ mỗi tháng (trên hợp đồng ba năm) và gói WordPress bắt đầu từ 2,00$ mỗi tháng, bao gồm một trang web và 50GB bộ nhớ SSD (mặc dù đó cũng là mức giá giới thiệu chiết khấu).

Bluehost hiện cũng có trình tạo trang web của riêng mình với tính năng chỉnh sửa kéo và thả, chỉnh sửa trực tiếp, chỉnh sửa di động và kho lưu trữ hình ảnh. Nó cũng bao gồm hơn 300 mẫu, quyền truy cập WordPress đầy đủ và CSS tùy chỉnh.

2. Hostgator – Dịch vụ Shared hosting tốt nhất

HostGator luôn được biết đến với hàng loạt dịch vụ hosting đáng chú ý, từ tên miền đến máy chủ chuyên dụng.

Hostgator là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Shared hosting tốt nhất, đơn giản là vì độ tin cậy, giá cả và trên thực tế công ty tự hào đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động.

Gói Shared hosting rẻ nhất của HostGator là 2,64$ mỗi tháng nếu bạn đăng ký trong 36 tháng. HostGator cũng cung cấp dịch vụ WordPress hosting và giống như Bluehost, họ cũng có dịch vụ xây dựng trang web riêng của mình.

Một số lợi ích bổ sung mà HostGator đưa ra bao gồm đảm bảo hoàn tiền trong 45 ngày, chuyển khoản miễn phí cho các tài khoản mới trong tháng đầu tiên sau khi bạn đăng ký, hỗ trợ trò chuyện trực tiếp 24/7/365 cho khách hàng và miền miễn phí trong một năm.

3. Dreamhost – Nhà cung cấp dịch vụ Email hosting tốt nhất

 

Dịch vụ Email hosting của Dreamhost cung cấp 25GB dung lượng lưu trữ theo mặc định, với khả năng đồng bộ email giữa máy tính để bàn và thiết bị di động. Ngoài ra, có thêm cả một nền tảng phần mềm webmail không có quảng cáo.

Một tính năng quan trọng khác là bộ lọc chống thư rác thông minh, đảm bảo lọc thư rác, cũng như vi rút, phần mềm độc hại và các cuộc tấn công lừa đảo. Bộ lọc thích ứng với các mối đe dọa mới xuất hiện, đảm bảo rằng bạn vẫn được bảo vệ.

Giá cả tương đối rẻ và phụ thuộc vào việc bạn muốn thanh toán hàng tháng hay cam kết thanh toán hàng năm. Các gói hàng tháng chỉ có giá 1,99$ một tháng, trong khi cam kết hàng năm giảm mức này xuống tương đương 1,67$ một tháng.