Hướng dẫn sử dụng Zoho Mail từ A – Z

• 10 account email với dung lượng 5GB/email
• 5GB dung lượng lưu trữ tài liệu trên Zoho Docs (các account dùng chung)
• Tích hợp với các ứng dụng khác của Zoho như Docs, Chat, Project, ..
• Anti virus, anti spam mạnh mẽ
• Tích hợp Dropbox
• Tùy biến thương hiệu (cho phép dùng địa chỉ webmail và logo riêng)
• Hỗ trợ chuyển email từ các hệ thống cũ sang Zoho (tính năng này rất tuyệt vời)
• Giới hạn dung lượng file đính kèm lên tới 100MB
• Hỗ trợ Two-Factor Authentication – Xác nhận đăng nhập qua SMS hoặc emai

Hướng dẫn sử dụng Zoho Mail

1. Đăng ký Zoho mail

Lưu ý: Trước khi đăng ký, bạn phải có một tên miền riêng, nếu chưa có, bạn cần mua một tên miền để đăng ký email.

Bước 1: Các bạn vào trang đăng ký của Zoho Mail để bắt đầu tạo tài khoản.
Nhấn vào Sign Up. Các bạn có thể sử dụng gói miễn phí hoặc sử dụng gói phù hợp cho doanh nghiệp của mình như Standard, Pro, Enterprise.

Zoho sẽ gởi cho bạn một form để bạn điền tên miền của website (Domain) và chờ xác nhận.

Giả sử bạn có website gia sư thì bạn nhập giasu.com

Bước 2: Khai báo thông tin
Bạn cần cung cấp cho Zoho một số thông tin để xác thực tên miền bao gồm:

Zoho Mail ID
Password
Contact Email (Địa chỉ email khác để liên hệ và xác nhận, có thể điền địa chỉ email chính mà bạn đang sử dụng)
Word Verification: Nhập mã xác nhận
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn nhấn “Sign Up” để hoàn tất đăng ký.

Bước 3: Xác thực tài khoản
Bước tiếp theo hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác thực bạn có đúng là chủ sở hữu tên miền hay không. Các bạn nhấp và đường link Proceed to verify domain ownership để bắt đầu xác thực như ADTIMIN hướng dẫn.

Sau khi nhấp vào đường link sẽ chuyển đến trang xác thực, việc của bạn cần làm bây giờ là chỉnh sửa các record DNS trong domain theo đúng yêu cầu của họ.

Hướng dẫn sửa DNS:

Thời gian Zoho Xác thực có thể 15 phút hoặc hơn. Sau khi xác thực chọn “Verify” để kết thúc.

Bước 4: Tạo tài khoản
Sau khi xác thực domain thành công, hệ thống sẽ yêu cầu bạn tiếp tục tạo tài khoản email.

Tiếp theo chọn Next sau đó bạn nhấn vào nút Proceed to Point MX.

Sau đó thiết lập lại DNS Nếu bỏ qua bước này email theo tên miền của bạn sẽ không nhận được được email.

Các bạn chú ý thêm 2 record loại MX vào DNS với thông số như sau:

Host Name Address Priority
@ mx.zohomail.com 10
@ mx2.zohomail.com 20

Khi thay đổi 2 trường này chọn nút Next chọn các tùy chọn phù hợp. Cuối cùng chọn “Done” để hoàn thành.

Nếu bạn đang sử dụng các record MX cũ, hãy xóa đi hết trước khi thêm record MX của Zoho Mail vào.

Sau đó ấn vào link đăng nhập vào email họ cung cấp cho bạn và bạn sẽ được chuyển đến hòm mail chính của mình.

Các bạn có thể tham khảo thêm cách tạo email tên miền bằng Outlook. Giả sử doanh nghiệp của bạn phát triển lĩnh vực trung tâm gia sư email tên miền có dạng hotro@trungtamgiasu.com. Email doanh nghiệp sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng

Sử dụng Zoho mail trong trình quản trị viên như thế nào

Nếu bạn đang tìm hiểu về Zoho Mail cũng như các thông tin về nhà cung cấp email này, trong phần tiếp theo của bài viết chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo email tên miền riêng Zoho Mail miễn phí.

1. Tạo thêm mail User

Bước 1: Dùng mail Admin (mail tạo đầu tiên khi tạo email theo tên miền, vd: admin@zoomworld.vn) đăng nhập vào https://www.zoho.com/mail. (zoho mail login)

Khi sử dụng các dịch vụ mail của Google, Yahoo hay Outlook, bạn sẽ thấy rằng chúng có chung một đặc điểm: “Địa chỉ đăng nhập“. Địa chỉ đăng nhập của các dịch vụ mail thường sẽ là mail.domain.com (mail.google.com, mail.yahoo.com). Vậy thì bây giờ mình cũng sẽ giúp bạn có địa chỉ đăng nhập mail như vậy.

Đầu tiên bạn truy cập vào trang quản lý DNS, sau đó bạn tạo một record như sau:

• Name/ Host/ Alias/ CNAME   Value/ Points To/ Destination/CNAME
• mail business.zoho.com

Sau khi hoàn tất việc trên bạn đợi khoảng vài phút để DNS được cập nhật. Ngay khi DNS đã được cập nhật xong, bạn hãy truy cập vào địa chỉ: mail.[domain của bạn].com

Bước 2: Chọn Control Panel

Thêm email cho tên miền, bạn hãy tiến hành truy cập vào phần Control Panel tại thanh Menu.

Bước 3: Chọn User Detail

Bước 4: Chọn Add User

Bước 5: Điền các thông tin mail User cần tạo như: Họ tên, địa chỉ email theo tên miền, mật khẩu. Sau đó chọn Save để lưu lại.

Vậy là bạn đã tạo xong 1 email user mới theo tên miền trên Zoho rồi đấy. Các email khác bạn làm tương tự nhé.

2. Tạo chữ ký trong Zoho Mail

Bước 1: Đăng nhập vào Email cần tạo chữ ký.

Bước 2: Chọn Setting

Bước 3: Chọn Signatures

Bước 4: Tạo nội dung chữ ký

Ưu và nhược điểm của Zoho Mail

Ưu điểm

• Miễn phí 100%. Bạn cũng có thể nâng cấp lên gói trả phí để sử dụng nhiều tính năng hơn, nếu có điều kiện về kinh tế.
• Cho phép bạn tạo thêm từ 25 đến 50 người dùng. Mỗi người dùng được miễn phí 5GB dung lượng lưu trữ mail.
• Nếu bạn cấu hình chính xác, email sẽ có tỉ lệ bị dính spam cực kỳ thấp.
• Quy trình đăng ký khá dễ dàng, hỗ trợ mọi quốc gia.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Nhược điểm

• Không hỗ trợ IMAP và POP cho tài khoản miễn phí. Do đó bạn không thể push mail trên các ứng dụng như Mail của Windows 10, Outlook… Đây cũng là điểm duy nhất mà tôi thấy bất tiện khi sử dụng dịch vụ email với tên miền riêng miễn phí của Zoho Mail.

Trong số các đơn vị cung cấp dịch vụ email cho doanh nghiệp hiện nay thì Zoho mail được đánh giá là đơn vị cung cấp nhiều công cụ và tính năng hữu ích. Các sản phẩm email theo tên miền được cung cấp bởi Zoho mail đều có dung lượng cao, tốc độ gửi nhận thư nhanh chóng và chính xác.

Do đó, email tên miền riêng Zoho Mail vẫn đang là sự lựa chọn hàng đầy đối với nhiều công ty, doanh nghiệp với hoạt động kinh doanh thương mại của họ hiện nay.

Bạn đã sử dụng dịch vụ email tên miền riêng ở Zoho chưa, nếu có hãy chia sẻ thêm kinh nghiệm sử dụng bằng cách để lại comment bên dưới nhé. Trên đây là các hướng dẫn để giúp bạn sử dụng hiệu quả email theo tên miền khi tạo trên Zoho Mail. Chúc bạn thành công.