Bạn vừa đăng ký sử dụng dịch vụ Google workspace (G Suite) của Google. Bạn được cấp tài khoản admin để quản lý người dùng và nhiều chức năng khác. Bạn muốn thêm,xóa, sửa tên người dùng trong Google workspace khi có biến động số lượng người dùng trong doanh nghiệp? Bạn (với tư cách là quản trị viên) có thể tạo thêm các tài khoản email theo tên miền doanh nghiệp cho nhân viên của mình nếu số lượng nhân sự tăng thêm. Tương tự như vậy, bạn cũng có thể xóa các tài khoản của những người đã nghỉ việc nhằm thu hồi lại tài liệu và quyền truy cập của họ vào dữ liệu trong công ty. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện để admin có thể tự mình thêm và xóa người dùng trong Google workspace (G Suite), cùng với một số lưu ý quan trọng cần phải để ý nhằm tránh sự cố xóa mất dữ liệu quan trọng.
Giao diện Admin Google workspace
1. Cách tạo thêm tài khoản người dùng trong Google workspace (G Suite).
Khi bạn thêm một người dùng Google workspace (G Suite) vào hệ thống, bạn đang cấp cho họ một địa chỉ email với tên miền riêng của công ty. Địa chỉ này không chỉ là công cụ để nhân viên sử dụng giao tiêp trong và ngoài doanh nghiệp, nó còn là tài khoản cho phép họ truy cập các ứng dụng khác của bộ công cụ G Suite như Google Drive, Calendar, Docs, Sheets, Slides,…
Lưu ý rằng số tài khoản tạo thêm này sẽ tương ứng với số tài khoản mà bạn đã trả phí (Google bán Google workspace (G Suite) theo từng “license” – quyền sử dụng dịch vụ, không bán theo gói 10/20/30,… tài khoản. Ví dụ: nếu bạn mua 10 license thì sẽ chỉ tạo được 10 tài khoản cho 10 người.)
Để thêm người dùng Google workspace (G Suite), bạn có thể làm theo các cách dưới đây:
Bước 1: Sử dụng tài khoản admin để truy cập vào trang quản trị tập trung của Google workspace (G Suite) – Google Admin Console: www.admin.google.com
Bước 2: Từ trang chủ của Admin, vào phần người dùng, chọn thêm người dùng.
Bước 3: Xuất hiện bảng điền thông tin người dùng mới. Bạn điền thông tin đầy đủ ở các mục. Chọn thêm người dùng mới.
Lưu ý: Điền thông tin của tài khoản này (đây sẽ là thông tin được hiển thị trong Admin console và phần thông tin liên hệ của Gmail): Họ tên, địa chỉ email chính (lưu ý không để trùng địa chỉ email với những tài khoản đã có sẵn khác, nhất là khi nhân viên có họ tên giống nhau). Bạn cũng có thể tạo thêm địa chỉ email phụ hay số điện thoại cho họ nếu cần.
Tạo mật khẩu cho tài khoản: Admin có thể tạo mật khẩu tự động hoặc tự nhập tay mật khẩu. (Đừng quên yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu khi nhận bàn giao tài khoản).
Vậy là bạn đã hoàn thành xong việc tạo tài khoản cho người dùng. Với tài khoản này, bạn có thể thực hiện luôn những thao tác dưới đây:
- Thêm tài khoản này vào một nhóm group mail. Thông thường trong doanh nghiệp, mỗi phòng ban hoặc mỗi bộ phận chức năng sẽ có một email chung của cả nhóm để tiện gửi, nhận thông tin.
- Chỉnh sửa thông tin liên hệ của nhân viên nếu cần
- Sau khi gửi thông tin tài khoản và mật khẩu cho người dùng, họ có thể đăng nhập và bắt đầu sử dụng các ứng dụng trong Google Workspace (G Suite).
2. Cách đổi tên và mật khẩu của tài khoản người dùng trong Google workspace (G Suite)
Đổi mật khẩu tài khoản
Trong trường hợp người dùng quên mật khẩu hoặc tài khoản bị tấn công, admin sẽ cần phải đổi mật khẩu tài khoản Google workspace (G Suite) của họ từ trang quản trị – Google Admin console. Để làm được điều này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Từ Admin console > chọn người dùng
Trong danh sách người dùng hiển thị lên, tìm tài khoản mà bạn cần đổi mật khẩu
Bước 2: Di chuyển chuột vào tài khoản đó, bạn sẽ thấy một lựa chọn đặt lại mật khẩu > Hãy click vào để đổi mật khấu.
Tại đây, bạn có thể chọn một mật khẩu tự động (do hệ thống tự tạo ra) hoặc tự mình nhập mật khẩu mới vào. Yêu cầu độ dài mật khẩu mặc định là 8 ký tự, hoặc bạn cũng có thể tự thay đổi và cài đặt yêu cầu mật khẩu dành riêng cho người dùng trong doanh nghiệp mình.
Bước 3: Chọn Đặt lại. Vậy là bạn hoàn tất đổi mật khẩu cho người dùng. Bạn nhớ yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu cho lần đăng nhập tiếp theo của họ.
Đổi tên người dùng
Để đổi tên của người dùng, bạn cần xác định rõ là đổi tên trong địa chỉ email hay đổi tên hiển thị của người dùng.
Bước 1: Trong danh sách người dùng hiển thị lên, tìm tài khoản mà bạn cần đổi tên người dùng > chọn cập nhật người dùng.
Bước 2: Bạn cập nhật lại thông tin người dùng mới cho email theo thông tin như bên dưới > Chọn cập nhật người dùng.
Vậy là bạn đã hoàn tất đổi tên người dùng. Khi bạn đổi tên cho người dùng mới. Chỉ thay đổi tên hiển thị và địa chỉ email. Dữ liệu trong email của người dùng cũ không bị thay đổi.
3. Cách xóa tài khoản người dùng trong Google workspace (G Suite)
Khi một nhân viên rời công ty, bạn có thể xóa tài khoản của họ. Với tư cách là một admin, bạn cũng có thể xem và chuyển quyền sở hữu dữ liệu (ownership) của họ sang cho người khác. Ví dụ như quản lý, team leader, hay một nhân viên mới,…
Để xóa tài khoản của người dùng bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào trang chủ của Admin console > Chọn người dùng > Tìm người dùng cần xóa > Đưa chuột vào phần tên của người dùng > nhấp vào mũi tên bên trái của Thêm > chọn xóa người dùng.
Bước 2: Sau khi chọn xóa người dùng > mở ra bảng chuyển dữ liệu người dùng đến một địa chỉ email khác (Ví dụ như quản lý, team leader, hay một nhân viên mới,…). Hoặc bạn có thể tích vào “không chuyển dữ liệu”
Bước 3: Chọn xóa người dùng. Vậy là bạn đã xóa người dùng thành công.
Lưu ý: Bạn có thể khôi phục tài khoản bị xóa trong vòng 20 ngày. Sau thời gian này, tài khoản đã bị xóa sẽ không thể được khôi phục lại. Và bạn chỉ khôi phục lại tại khoản email cũ đã xóa nếu chưa tạo lại địa chỉ email mới tương tự.
4. Những lưu ý quan trọng trước khi xóa người dùng G Suite
Một nhân viên trong doanh nghiệp thường nắm giữ nhiều thông tin cũng như dữ liệu quan trọng liên quan tới công việc, là một mắt xích trong một luồng công việc hoàn chỉnh. Vì vậy để đảm bảo an toàn, admin nên cẩn thận xem xét và lưu trữ lại những dữ liệu quan trọng trước khi chính thức xóa tài khoản của họ. Tốt nhất là hãy chuyển dữ liệu của họ sang cho một nhân viên khác nắm giữ.
Lưu ý khi chuyển quyền sở hữu: Chỉ những loại tệp tin dưới đây mới có thể được chuyển quyền sở hữu sang cho một người khác:
- Drive/Docs
- Calendar
- Google+ pages
- Google My Business page
Admin cần chú ý rằng Email không nằm trong danh mục có thể được chuyển quyền sở hữu khi bạn chuẩn bị xóa một tài khoản. Để chuyển toàn bộ email của người dùng sang một tài khoản khác, bạn cần phải sử dụng dịch vụ di chuyển dữ liệu (có thể liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ Google Workspace (G Suite). Hoặc bạn làm theo hướng dẫn chuyển dữ liệu người dùng khi xóa dữ liệu người dùng trong Google workspace Adtimin đã hướng dẫn.
Mong rằng Adtimin vừa hướng dẫn bạn thực hiện đổi mật khẩu, đổi tên và xóa người dùng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý email doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!
