Microsoft 365 Business – giải pháp email cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả!

Hiện có rất nhiều phiên bản Microsoft 365 Business cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp lớn. Doanh nghiệp được cấp phép dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn so với các phiên bản cá nhân và giáo dục.

Vì sao doanh nghiệp lại tin dùng Microsoft 365 Business nhiều như hiện nay? Nó có những tín năng ưu Việt như thế nào? Hôm nay, Adtimin muốn giới thiệu đến bạn đọc các gói Microsoft 365 Business – giải pháp email cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả! Các bạn cùng tham khảo nhé!

Microsoft 365 Business là gì?

Tính đến nay, Microsoft Office đã ra đời gần ba thập kỷ với các công cụ “nhẵn mặt” giới văn phòng là Word, Excel và PowerPoint, có bản miễn phí và có phí.

Microsoft 365 (trước đây được gọi là Office 365), có sẵn từ năm 2011. Microsoft 365 khác với phiên bản cũ ở hai khía cạnh:

Thứ nhất, nó được cấp phép dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm chứ không phải là giấy phép vĩnh viễn.
Thứ hai, nó kết hợp một bộ các dịch vụ trực tuyến, bao gồm email cấp doanh nghiệp, lưu trữ tệp trên đám mây và các công cụ giao tiếp an toàn cùng với các ứng dụng máy tính để bàn truyền thống.
Là gói đăng ký hằng tháng/năm và lưu trữ trên điện toán đám mây có lợi thế là các phiên bản của nó sẽ được cập nhật tự động mỗi khi hãng nâng cấp mà không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào. Các phiên bản thường được cập nhật sáu tháng một lần, trên cùng lịch với Windows 10.

Dù bạn muốn kết nối với gia đình và bạn bè, học tập từ xa hay cộng tác với nhóm của mình, luôn có gói Microsoft 365 đáp ứng nhu cầu của bạn. Hiện nay Microsoft 365 có các gói như:

• Cá nhân và gia đình
• Doanh nghiệp (Microsoft 365 Business)
• Doanh nghiệp lớn
• Giáo dục

Microsoft 365 Business là một trong những gói Microsoft 365 được nhiều khách hàng sử dụng hiện nay. Trong gói Microsoft 365 Business bao gồm:

• Microsoft 365 Basic
• Microsoft 365 Standard
• Microsoft 365 Premium
• Microsoft 365 Apps

Tương ứng với mỗi gói có chức năng khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp.

Các tín năng vượt trội của Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp

Chuyển các mục OneNote thành các sự kiện lịch trên Outlook

Với OneNote, bạn có thể chuyển các ghi chú thành các nhiệm vụ (Task) cần xử lý đi kèm với lời nhắc và thời gian cần hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn chẳng sợ bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc không kiểm soát được những nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào sắp đến hạn cần thực trước.

Chèn liên kết đến các tệp được lưu trữ thay vì phải gửi toàn bộ tệp cho đồng nghiệp

Hãy quên các tệp đính kèm email đi, chưa kể với dung lượng đính kèm giới hạn 25MB, bạn có thể chẳng… đính kèm được gì. Hãy chia sẻ tài liệu bằng liên kết đến các nhóm hoặc người liên quan.

Hãy tải tệp của bạn lên bộ nhớ đám mây của Office và Microsoft 365. Viết email bằng Outlook (hoặc Outlook Web App). Thay vì đính kèm tệp, hãy chèn liên kết đến tệp trên đám mây của bạn vào. Outlook sẽ tự động cấp quyền chỉnh sửa cho những người bạn đang gửi email. Bạn có thể thay đổi quyền bất cứ lúc nào bạn muốn.

Power Map trong Excel: Chuyển dữ liệu thành bản đồ

Power Map là một phần của các tính năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ và tương tác trong Excel, được cải tiến với Power BI, giải pháp để phân tích, trực quan hóa và chia sẻ thông tin chi tiết về dữ liệu.

Bạn có thể biến các hàng dữ liệu thành bản đồ tương tác 3D với Power Map, bao gồm khả năng lọc dữ liệu bằng ba bộ lọc khác nhau: List (Danh sách), Range (Phạm vi), hoặc Advanced (Nâng cao).

Chat với đồng nghiệp trong ứng dụng Office

Bạn đã nghe nói về tích hợp ứng dụng Microsoft Teams trong Microsoft 365 chưa? Sử dụng các tính năng này của Teams để trò chuyện, chia sẻ màn hình và trò chuyện âm thanh hoặc gọi video với đồng nghiệp của bạn.

Thú vị là, bạn thậm chí không cần phải rời khỏi ứng dụng đang truy cập! Ngay cả khi bạn đóng ứng dụng, bạn có thể tiếp tục cuộc trò chuyện qua Teams trên máy tính để bàn hoặc điện thoại của mình và tiếp tục nói chuyện trong nhóm ngay cả khi đang làm việc khác.

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong trường hợp làm việc từ xa, làm việc tại nhà. Bạn vẫn có thể theo dõi cuộc họp nhóm, tiến trình công việc trên màn hình điện thoại mà vẫn có thể làm việc trên máy tính cùng lúc.

Chỉnh sửa và chuyển đổi sang PDF dễ dàng

Việc chuyển từ file Word, Excel, PowerPoint sang file PDF với Office và Microsoft 365 đã dễ dàng hơn nhờ tích hợp tính năng Save as PDF.

Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa file PDF thì chuyển nó thành word mà không lo các vấn đề về định dạng bị thay đổi như trước đây.

Resume Reading giúp bạn đọc tiếp các nội dung dang dở trong Word

Tính năng Resume Reading trong Word cho phép bạn đọc tiếp tục nơi bạn đã dừng lại, ngay cả trên các thiết bị khác nhau! Word tự động đánh dấu trang cuối cùng bạn đã đọc.

Để sử dụng Resume Reading, bạn phải mở tài liệu được lưu trên đám mây. Để sử dụng tính năng này, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

• Mở tài liệu được lưu trữ trên đám mây
• Bạn sẽ nhận thấy biểu tượng dấu trang ở bên phải
• Cuộn qua nó và bạn sẽ thấy tùy chọn để tiếp tục nơi bạn đã dừng lại
• Nhấp vào liên kết và Word sẽ đưa bạn đến vị trí con trỏ của bạn khi bạn đóng tài liệu lần cuối

Dung lượng 50GB bộ nhớ email

Mỗi người dùng sẽ nhận được 50GB dung lượng lưu trữ vớ Exchange Online cho email, calendar, task, note, contact và tệp đính kèm.

Bạn có thể tiết kiệm thêm dung lượng trong hộp thư của mình bằng cách sử dụng bộ lưu trữ đám mây OneDrive để chia sẻ tệp đính kèm.

Nói đến dung lượng lưu trữ thì Drive trong Google Workspace dành cho doanh nghiệp có thể ngang tầm với Microsoft 365.

Microsoft Planner giúp lập kế hoạch làm việc nhóm dễ dàng

Microsoft Planner sẽ giúp bạn và nhóm của mình lập kế hoạch quy trình làm việc và tổ chức cộng tác thông minh hơn. Sử dụng công cụ quản lý dự án này để tạo kế hoạch, sắp xếp và phân công nhiệm vụ, chia sẻ tệp, đặt ngày đến hạn và cung cấp cập nhật trạng thái. Tất cả công việc này được thực hiện thông qua thông báo email và trang tổng quan trực quan.

Hộp thư đến email thông minh có thể tự xử lý để ngăn nắp hơn

Tính năng Clutter của Microsoft sẽ sử dụng các quy tắc hộp thư của bạn để tự động sắp xếp email, giữ cho các email có mức độ ưu tiên cao được hiển thị trước tiên. Email khác sẽ được chuyển vào thư mục Clutter để bạn có thể xem sau.

Truy xuất phiên bản phù hợp của tài liệu

Nếu không chắc, tài liệu đang xem có phải là bản hoàn thiện hay không, vào phần lịch sử để biết được các thay đổi, ai là người thay đổi, đã chỉnh sửa những gì… nhờ tính năng đồng tác giả của Office và Microsoft 365. Bạn cũng có thể hoàn nguyên về phiên bản mà bạn cho là hợp lý hơn.

Lưu ý, tính năng này chỉ khả dụng khi bạn sử dụng Office Online (Office trên web). Office tải về máy tính không có tính năng này. Nghĩa là bạn không thể khôi phục bản sao đã bị xóa của Excel, Word hay PowerPoint.

Trả lời email mà không cần mở nó

Bật Reading Pane – tính năng đọc trước trong Outlook để trả lời email mà không cần mở nó.

Reading Pane sẽ cho phép bạn xem trước nội dung email, nhấn Trả lời và gửi phản hồi của bạn trong cùng một cửa sổ Outlook chính. Kết hợp tính năng này với Conversations View – Chế độ xem cuộc hội thoại để trả lời email nhanh hơn. Bạn sẽ không phải mở các cửa sổ khác nhau cho mỗi tin nhắn.

Làm việc ngoại tuyến và tải lên các thay đổi sau đó

Bộ nhớ OneDrive của bạn được đồng bộ hóa với thiết bị của bạn, vì vậy bạn có thể chọn làm việc ngoại tuyến trên các tệp. Ngay sau khi bạn kết nối lại với Internet, các phiên bản mới sẽ tự động được tải lên bộ nhớ. Phiên bản mới cũng sẽ được gửi đến bất kỳ thiết bị được kết nối nào khác.

Việc đồng bộ làm việc offline và online và giúp bạn linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào mạng internet trong một số trường hợp.

Làm việc mọi nơi từ mọi thiết bị

Bạn sẽ nhận được Office Web Apps khi đăng ký Office hoặc Microsoft 365, vì vậy bạn có thể làm việc trên các tệp đám mây của mình từ bất kỳ trình duyệt Web cập nhật nào trên máy tính được kết nối Internet. Bạn không cần phải cài đặt phần mềm Office trên máy tính.

Lợi ích dành cho doanh nghiệp

Thiết lập tên miền riêng và email tùy chỉnh

Giao diện chuyên nghiệp với miền email tùy chỉnh, có thương hiệu.

Dễ dàng thích ứng nhờ các gói linh hoạt

Bắt đầu với các chức năng cơ bản, rồi thêm nhiều người dùng hơn hay nâng cấp cho các ứng dụng và dịch vụ bổ sung khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Nhận hỗ trợ vào mọi thời điểm

Nhận trợ giúp khi cần bằng cách gọi điện, trò chuyện và sử dụng các tài nguyên hướng dẫn trực tuyến.

Khả năng bảo mật bạn có thể tin cậy

Giúp bảo vệ nhân viên, dữ liệu và thông tin khách hàng mà không gây trở ngại cho hiệu suất.

Hoàn thành công việc và duy trì kết nối dù bạn làm việc từ xa hay tại chỗ

• Trò chuyện, gọi điện và tổ chức cuộc họp
• Chia sẻ tài liệu trong đám mây
• Cộng tác bằng các ứng dụng Office
• Kết nối qua email và lịch

Bảo mật doanh nghiệp của bạn