Microsoft Project là gì? Cách tải và sử dụng Microsoft Project

Microsoft Project là phần mềm quan trọng đối với các doanh nghiệp. Nó sẽ giúp công ty của bạn thiết lập môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn với sự tích hợp các gói ứng dụng khác trong Microsoft Office. Adtimin sẽ giúp bạn tải và sử dụng hiệu quả MS Project.

Microsoft Project là gì?

Microsoft Project (MS Project) là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft. Ra đời vào năm 1984, phần mềm này đã trở thành công cụ quan trọng cho các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới. MS Project giúp người dùng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và phân tích dữ liệu, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn.

Sử dụng Microsoft Project để làm gì?

Microsoft Project là một công cụ mạnh mẽ dành cho nhiều doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực. Dưới đây là những tính năng phổ biến của MS Project.

Microsoft Project giúp lập dự án, theo dõi tiến độ của từng công việc

• Lập kế hoạch dự án, lịch trình chi tiết cho từng nhiệm vụ, quản lý ngân sách, theo dõi chi phí thực tế
• Phân bổ tài nguyên như nhân lực, vật liệu và thiết bị một cách hiệu quả, giúp tránh lãng phí và đảm bảo sử dụng nguồn lực tối ưu.
• Giúp theo dõi tiến độ công việc và cập nhật tình trạng dự án theo thời gian thực, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời nếu cần.
• Cung cấp các báo cáo tiêu chuẩn và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của dự án, giúp đánh giá hiệu quả tài chính và tiến độ thực hiện.
• Cho phép nhiều thành viên trong nhóm cùng làm việc trên một dự án, dễ dàng giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành.
• Theo dõi các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và đưa ra các phương án dự phòng.

Tại sao doanh nghiệp nên dùng MS Project?

Microsoft Project là một công cụ quản lý mạnh mẽ, được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Dưới đây là các lý do tại sao bạn nên sử dụng Project.

MS Project có tính linh hoạt cao cho mọi ngành nghề, mọi dự án

• Microsoft Project cho phép người dùng tạo lịch trình chi tiết cho dự án, từ việc xác định các nhiệm vụ cho đến việc phân bổ thời gian cho từng công việc.
• Microsoft Project cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực. Điều này cho phép người quản lý nhanh chóng phát hiện các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
• Một trong những tính năng nổi bật của Microsoft Project là biểu đồ Gantt. Nó giúp người dùng dễ dàng hình dung lịch trình và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong dự án.
• Tích hợp với hệ sinh thái Microsoft, tương thích với ứng dụng SharePoint và Teams. Từ đó đem lại quy trình làm việc chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp.
• Phần mềm này có thể được sử dụng cho nhiều loại dự án khác nhau. Từ những dự án nhỏ đến những dự án lớn và phức tạp, phù hợp với nhu cầu của cả doanh nghiệp vừa và lớn.

Cách tải và cài đặt MS Project như thế nào?

Tải về cài đặt MS Project đơn giản về máy 

• Bước 1: Truy cập, đăng nhập vào trang web microsoft365.com hoặc office.com
• Bước 2: Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, chọn giữa các phiên bản như Project Online (Professional hoặc Premium) hoặc phiên bản truyền thống (Project Standard hoặc Project Professional). Nếu bạn muốn thử nghiệm trước, chọn “Thử Nghiệm Ngay.” Nếu bạn đã quyết định mua, chọn “Mua Ngay.”
• Bước 3: Sau khi hoàn tất thanh toán, trình duyệt sẽ chuyển đến trang tải xuống. Bạn hãy nhấn vào nút Tải Về để cài ứng dụng MS Project về thiết bị.
• Bước 4: Nhấp vào Run (trong Edge hoặc Internet Explorer), Setup (trong Chrome) hoặc Save File (trong Firefox) ở tệp đã được tải về. Nếu có thông báo từ Kiểm soát Tài khoản Người dùng, chọn Có để cho phép ứng dụng thực hiện thay đổi trên thiết bị.
• Bước 5: Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ nhận thông báo “Bạn đã hoàn tất! Dự án đã được cài đặt.”
• Bước 6: Bạn có thể tìm thấy ứng dụng trong danh sách ứng dụng trên PC của mình và mở nó để bắt đầu sử dụng.

Sử dụng ứng dụng Microsoft Project như thế nào?

Microsoft Project cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho việc quản lý dự án hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các tính năng cơ bản của ứng dụng này.

Cách thêm dự án mới

• Khởi động ứng dụng Microsoft Project, rồi chọn File, chọn tiếp New để tạo dự án mới. Bạn có thể chọn một mẫu có sẵn hoặc chọn Blank Project để bắt đầu từ đầu.
• Nhập tên dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Cách tạo danh sách công việc

• Vào tab View, chọn Gantt Chart để chọn chế độ xem
• Tại cột Task Name, nhập tên công việc vào hàng trống đầu tiên.
• Tiếp tục nhập các công việc khác theo cách tương tự bằng cách nhấp vào nút Enter

Cách thêm thời hạn cho công việc

• Tại cột Duration, nhập thời gian hoàn thành cho từng công việc (ví dụ: 5 days).
• Microsoft Project sẽ tự động cập nhật ngày bắt đầu và kết thúc dựa trên thời hạn bạn đã nhập.

Cách liên kết các công việc

• Nhấp vào ô bên trái của công việc mà bạn muốn liên kết.
• Trên tab Task, nhấn vào nút Link Tasks để thiết lập mối quan hệ giữa các công việc.
• Xác định loại liên kết, như Finish-to-Start, Start-to-Start

Cách thêm các mốc quan trọng vào dự án Project

• Nhập tên mốc vào cột Task Name để tạo nhiệm vụ mới cho mốc quan trọng
• Tại cột Duration, nhập “0 days” để đánh dấu thời gian hoàn thành
• Xác nhận hiển thị trên biểu đồ Gantt được hiển thị dưới dạng viên kim cương

Danh sách các gói Microsoft Project kèm bảng giá

Microsoft Project cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau để phù hợp với nhu cầu quản lý dự án của người dùng. Dưới đây là danh sách các gói và bảng giá chi tiết:

Các gói Microsoft Project

Gói Cloud-based Solutions

• Project Plan 1:  Quản lý tác vụ, lập kế hoạch dự án, lập lịch, công cụ cộng tác, tạo bảng tính, đính kèm tệp và chia sẻ với chi phí $10/người dùng/tháng
• Project Plan 3: Bao gồm tất cả tính năng của Project Plan 1, cộng thêm quản lý tài nguyên, lộ trình, báo cáo và tùy chỉnh. Chi phí sử dụng là $30/người dùng/tháng
• Project Plan 5: Tính năng quản lý danh mục đầu tư nâng cao, báo cáo cấp doanh nghiệp, tích hợp Power BI và quy trình làm việc tự động. Mức giá sử dụng là $55/người dùng/tháng

Gói On-Premise Solutions

• Project Standard: Ứng dụng máy tính để bàn độc lập cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ với các chức năng cơ bản như quản lý và lập kế hoạch dự án. Mức giá cho gói này  là $679.99/giấy phép
• Project Professional: Bao gồm các tính năng bổ sung như quản lý tài nguyên và nhiều mốc thời gian. Chi phí gói này là $1,129.99/giấy phép
• Project Server: Cung cấp khả năng quản lý danh mục đầu tư và dự án cho các tổ chức lớn với nhiều tính năng tiên tiến.

Microsoft Project có trong Microsoft 365 Business không?

Microsoft Project có thể được sử dụng như một dịch vụ bổ sung cho các gói Microsoft 365 Business. Bạn có thể mua các giải pháp Microsoft Project dưới dạng gói độc lập hoặc tích hợp cùng với các gói Microsoft 365.