Tính năng thu hồi email trong Microsoft Outlook là một công cụ vô cùng hữu ích, giúp bạn hạn chế những sai sót không đáng có trong quá trình giao tiếp qua email. Khi đã gửi đi một email nhưng phát hiện ra lỗi sai về nội dung, địa chỉ người nhận hoặc các thông tin khác, bạn hoàn toàn có thể thu hồi email đó và gửi lại một bản sửa đổi. Điều này giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.
Bài viết này Adtimin sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email trong Outlook một cách đơn giản và hiệu quả. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng chia sẻ những mẹo nhỏ giúp bạn giảm thiểu việc phải thu hồi email, đảm bảo thông tin luôn chính xác ngay từ lần gửi đầu tiên.
Khi nào bạn có thể thu hồi email Outlook?
Để có thể thu hồi một email đã gửi, cả người gửi và người nhận đều cần phải có tài khoản Microsoft 365 hoặc Exchange và sử dụng Outlook làm ứng dụng email. Điều này có nghĩa là bạn chỉ có thể thu hồi email khi cả hai bên đều đang sử dụng cùng một hệ thống email là Outlook. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần thu hồi email vì quên đính kèm file, gửi nhầm người hoặc phát hiện lỗi trong nội dung.
Việc thu hồi email sẽ không thành công nếu người nhận đã mở email hoặc hộp thư của họ đang offline. Ngoài ra, các quy tắc lọc thư rác hoặc tiện ích bổ sung của người nhận cũng có thể cản trở quá trình thu hồi. Do đó, bạn nên thực hiện thao tác thu hồi càng sớm càng tốt.
Làm cách nào để thu hồi email trong Outlook?
Để thu hồi email trong Outlook, bạn thực hiện theo các bước sau:
1. Tìm email muốn thu hồi
Bước đầu tiên để thu hồi email là tìm đúng email bạn muốn xóa. Nếu email vừa được gửi đi, bạn có thể tìm thấy nó trong thư mục “Sent”. Còn nếu bạn đang soạn thảo, hãy di chuyển email đó vào thư mục “Drafts”.
Bạn hãy tìm cột bên trái của cửa sổ Outlook và chọn mục “Sent Items”. Trong thư mục này, bạn sẽ thấy danh sách các email đã gửi. Email mới nhất thường ở trên cùng. Nhấp đúp vào email muốn thu hồi để mở ra.
2. Thu hồi email
Để tìm tùy chọn thu hồi email, bạn hãy vào tab “Message”. Sau đó, tìm đến phần “More Move Actions” và nhấp vào biểu tượng hình cái phong bì. Trong danh sách hiện ra, hãy chọn “Recall This Message”.
Đối với những ai sử dụng giao diện Outlook đơn giản, hãy tìm tab “Message“. Ở đây, bạn sẽ thấy một biểu tượng ba chấm. Nhấp vào đó và chọn “Actions” để mở rộng danh sách các tùy chọn. Sau đó, hãy chọn “Recall This Message” để hoàn tất thu hồi tin nhắn.
3. Xóa email
Sau khi xác nhận thu hồi email, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện, cung cấp cho bạn hai lựa chọn: xóa hoàn toàn email đã gửi (Delete Unread Copies of This Message) hoặc thay thế nó bằng một email mới (Delete Unread Copies and Replace With a New Message).
Để biết chính xác email nào đã được thu hồi thành công, hãy đánh dấu vào ô “Tell Me if Recall Succeeds or Fails for Each Recipient” có nghĩa là cho tôi biết nếu việc thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn cần đảm bảo rằng tất cả người nhận đều không còn thấy email ban đầu nữa.
4. Gửi email thay thế
Sau khi bạn chọn “Delete Unread Copies and Replace With a New Message“, Outlook sẽ tự động mở một cửa sổ soạn thảo email mới. Tại đây, bạn có thể:
- Sửa lỗi: Chỉnh sửa bất kỳ lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch nào trong email ban đầu.
- Thêm nội dung: Bổ sung thêm thông tin, ý tưởng mới vào email.
- Đính kèm tệp: Thêm các tệp tin (hình ảnh, tài liệu…) mà bạn muốn gửi kèm.
Khi bạn đã hoàn tất việc chỉnh sửa, hãy nhấn vào nút “Gửi” để gửi email mới thay thế cho email cũ.
Cách khôi phục email đã thu hồi trong Outlook
Khi bạn nhận được thông báo về email mới nhưng không tìm thấy nó trong Hộp thư đến, rất có thể người gửi đã thực hiện lệnh thu hồi email. Tuy nhiên, trước khi bị xóa hoàn toàn, email đã được lưu tạm thời trong thư mục “Deleted Items” của bạn. Vì vậy, bạn vẫn có cơ hội khôi phục lại.
Để khôi phục email đã thu hồi trong Outlook bạn thực hiện theo hướng dẫn:
- Mở Outlook và tìm đến thư mục “Deleted Items“.
- Ở trên cùng của thư mục, bạn sẽ thấy một liên kết để khôi phục các mục đã xóa gần đây là “Recover items recently removed from this folder”. Nhấp vào liên kết này.
- Trong hộp thoại hiện ra, hãy tìm email gốc mà bạn muốn khôi phục. Sau đó, chọn email đó sau đó nhấp vào nút “Restore Selected Items” và nhấp “OK”
Sau khi bạn chọn khôi phục email, email đó sẽ được di chuyển trở lại Hộp thư đến hoặc Mục đã xóa. Việc này phụ thuộc vào cài đặt của Outlook. Bạn có thể cần chờ vài phút để email xuất hiện trở lại.
Mẹo để giảm thiểu việc thu hồi email trong Outlook
Để tránh phải thu hồi và thay thế email, hãy kiểm tra kỹ nội dung email trước khi gửi. Trước khi gửi một email quan trọng, hãy thực hiện các bước sau để đảm bảo thông tin chính xác và chuyên nghiệp:
- Đọc lại email: Kiểm tra thật kỹ nội dung email, từ ngữ, ngữ pháp để đảm bảo không có lỗi sai nào.
- Kiểm tra địa chỉ người nhận: Đảm bảo bạn đã nhập đúng địa chỉ email của người nhận để tránh gửi nhầm.
Việc dành một chút thời gian để kiểm tra sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có.
Để tăng tính chính xác và chuyên nghiệp của email, Outlook cung cấp tính năng trì hoãn gửi email. Tính năng này cho phép người dùng trì hoãn việc gửi email đến một thời điểm thích hợp trong tương lai. Nhờ đó, bạn có thể đọc lại email để tìm và sửa lỗi trước khi gửi đi. Nếu cần thiết, bạn có thể hủy hoặc chỉnh sửa email mà không làm phiền người nhận. Bạn có thể trì hoãn email Outlook bằng cách làm theo các hướng dẫn sau:
- Nhấp vào tab “File” ở góc trên bên trái màn hình Outlook.
- Chọn “Manage Rules & Alerts” rồi chọn “New Rule”.
- Chọn “Apply Rules on Messages I Send” và nhấn “Next”.
- Chọn “Defer Delivery By a Number of Minutes”, sau đó nhập số phút muốn trì hoãn.
- Nhập tên cho quy tắc, bật quy tắc và nhấn “Finish”.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết được việc thu hồi email trong Outlook có thành công hay không?
Để biết việc thu hồi email đã thành công hay chưa, hãy chú ý vào hộp thư đến của bạn. Sau khi yêu cầu thu hồi, bạn sẽ nhận được một email có tiêu đề “Message Recall Report”. Email này sẽ thông báo cho bạn về kết quả của quá trình thu hồi. Thông thường, bạn sẽ nhận được email này trong vòng 30 giây. Tuy nhiên, nếu bạn thu hồi email cho nhiều người nhận, thời gian nhận được báo cáo có thể lâu hơn một chút.
Có thể thu hồi tin nhắn trên Outlook web không?
Để thu hồi email đã gửi, bạn cần sử dụng phần mềm Outlook trên máy tính Windows. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email trực tuyến như Outlook.com, Hotmail, Live.com hay MSN.com, tính năng thu hồi email sẽ không khả dụng. Tuy nhiên, một số dịch vụ email trực tuyến có thể cung cấp tính năng tương tự gọi là “hoàn tác gửi”, cho phép bạn hủy email trong vòng vài giây sau khi gửi.
Việc thu hồi email Outlook có hiệu quả nếu người nhận sử dụng Microsoft Outlook không?
Để có thể thu hồi một email đã gửi trong Outlook, cả bạn và người nhận đều cần phải sử dụng tài khoản Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 và thuộc cùng một tổ chức. Điều này có nghĩa là cả hai bạn đều phải làm việc trong cùng một công ty sử dụng hệ thống email này. Nếu người nhận sử dụng Outlook nhưng làm việc ở một công ty khác, bạn sẽ không thể thu hồi email đã gửi.
Adtimin – Đối tác tin cậy cung cấp Outlook mail cho doanh nghiệp trong gói Microsoft 365 Business. Với kinh nghiệm nhiều năm, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc, bảo mật thông tin và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
>> Có thể bạn muốn biết:
