Email vốn là một công cụ hữu ích để kết nối và làm việc, đôi khi lại trở thành một gánh nặng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Hộp thư đến luôn đầy ắp những thông báo mới, khiến bạn mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm và xử lý thông tin quan trọng? Bài viết này sẽ chia sẻ 8 mẹo sử dụng email Outlook đơn giản nhưng hiệu quả giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook là gì?
Microsoft Outlook là ứng dụng email tích hợp trong Office 365. Với Outlook, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau như gửi và nhận email, lên lịch cuộc họp, quản lý danh bạ và theo dõi các nhiệm vụ cần làm. Bạn có thể truy cập Outlook mọi lúc, mọi nơi thông qua phiên bản web hoặc ứng dụng di động.
Chia sẻ mẹo sử dụng Outlook hiệu quả
Việc sử dụng thành thạo Outlook không chỉ giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và cấp trên. Bằng cách tận dụng tối đa các tính năng của Outlook, bạn sẽ nâng cao năng suất làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt mọi người.
Cùng Adtimin khám phá ngay 8 mẹo sử dụng Outlook dưới đây để khai thác tối đa công cụ làm việc của bạn.
1. Cách xử lý tin nhắn MS Outlook
Một hộp thư đến lộn xộn không chỉ gây mất thời gian tìm kiếm thông tin mà còn khiến bạn cảm thấy căng thẳng và giảm hiệu quả làm việc. Để giải quyết vấn đề này, hãy bắt đầu bằng việc xây dựng một hệ thống thư mục hợp lý trên Outlook. Bạn có thể chia thư thành các danh mục như:
- Thư cần hành động ngay: Những email yêu cầu phản hồi khẩn cấp hoặc cần giải quyết ngay lập tức.
- Thư dự án: Các email liên quan đến các dự án cụ thể đang thực hiện.
- Thư tham khảo: Những email có thể hữu ích trong tương lai, chẳng hạn như các tài liệu, hướng dẫn.
- Thư cá nhân: Email cá nhân, tin tức, lời mời.
Bên cạnh đó, hãy thường xuyên rà soát và dọn dẹp hộp thư đến để loại bỏ các email không cần thiết và giữ cho hộp thư luôn gọn gàng. Với một hệ thống sắp xếp hợp lý, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và tăng cường hiệu quả làm việc.
Tận dụng tối đa tính năng tự động hóa của Outlook để sắp xếp email một cách thông minh. Tạo các quy tắc để tự động di chuyển email vào các thư mục bạn đã tạo sẵn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập quy tắc để tất cả lời mời họp sẽ được chuyển ngay vào thư mục “Lời mời họp”. Khi đã thiết lập xong các quy tắc, bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc sắp xếp email thủ công nữa. Chỉ cần mở thư mục tương ứng là bạn có thể tìm thấy những email cần thiết một cách nhanh chóng.
2. Cách thu hồi hoặc hủy gửi email Outlook
Để thu hồi một email đã gửi, đầu tiên hãy vào thư mục “Sent Messages” và mở email bạn muốn thu hồi. Tiếp theo, nhấp vào “Actions” và chọn “Recall This Message“. Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, cho phép bạn lựa chọn:
- Xóa các phiên bản chưa đọc: Email sẽ bị xóa khỏi hộp thư của người nhận (nếu họ chưa đọc).
- Thay thế bằng email mới: Bạn có thể gửi một email mới để thay thế email cũ.
Cuối cùng, bạn có thể chọn nhận báo cáo thu hồi để biết được email của bạn đã được thu hồi thành công hay chưa.
Lưu ý: Tính năng thu hồi email trong Outlook chỉ hoạt động hiệu quả khi cả bạn và người nhận đều sử dụng tài khoản Outlook và người nhận chưa đọc email. Nếu người nhận sử dụng dịch vụ email khác (như Gmail, Yahoo Mail…), bạn sẽ không thể xóa email đã gửi. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể gửi một email mới để thông báo và yêu cầu người nhận bỏ qua email trước đó.
3. Cách trì hoãn gửi mail trong Outlook
Để phòng ngừa việc gửi nhầm email, bạn có thể thiết lập thời gian trì hoãn cho email. Tính năng này sẽ giữ email lại trong một khoảng thời gian nhất định trước khi gửi đi. Nhờ đó, nếu bạn phát hiện lỗi hoặc muốn bổ sung thông tin, bạn hoàn toàn có thể dừng việc gửi email hoặc chỉnh sửa nội dung trước khi quá muộn.
Cách thực hiện như sau:
- Vào File: Nhấp vào tab “File”.
- Tạo quy tắc mới: Chọn “Manage Rules and Alerts” rồi nhấn “New Rule”.
- Chọn hành động trì hoãn: Bỏ qua phần điều kiện và chọn “Defer delivery by several minutes”.
- Thiết lập thời gian: Chọn số phút bạn muốn trì hoãn.
Lưu ý: Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của Outlook, vì vậy vị trí của các tùy chọn có thể hơi khác nhau. Tuy nhiên, cách thức thực hiện cơ bản vẫn giống nhau.
4. Cách đặt tin nhắn vắng mặt trong Outlook
Bạn có thể thiết lập một tin nhắn tự động để thông báo cho mọi người khi bạn đi vắng. Ví dụ, khi bạn đi nghỉ hoặc bận rộn, bạn có thể thông báo cho họ biết là sẽ không trả lời email ngay. Tin nhắn này sẽ giúp bạn thông báo lịch trình làm việc của mình và hướng dẫn họ liên hệ với người khác nếu có việc gấp.
Để thiết lập, bạn chỉ cần vào “File” và chọn “Automatic Replies (out-of-office)”. Sau đó, bạn nhập nội dung tin nhắn mà mình muốn. Dưới đây là một đoạn tin nhắn thông báo vắng mặt:
“Xin chào, hiện tại tôi đang đi vắng và sẽ không thể trả lời email ngay. Nếu có việc gấp, vui lòng liên hệ với [Tên đồng nghiệp] theo số điện thoại [Số điện thoại]. Cảm ơn bạn!”
5. Cách dọn dẹp hộp thư đến chỉ bằng một click chuột
Outlook 2010 đã giới thiệu tính năng dọn dẹp hộp thư, giúp người dùng loại bỏ các email trùng lặp trong một chuỗi hội thoại. Tính năng này tối ưu hóa việc quản lý email, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc.
Bạn chỉ cần click vào nút “Clean Up” khi đang xem hộp thư đến, rồi chọn “Clean Up Folder”. Đừng lo lắng về việc mất email quan trọng nhé, vì công cụ này chỉ xóa những email trùng lặp thôi. Nếu lỡ xóa nhầm, bạn vẫn có thể tìm lại trong thư mục “Deleted Items”.
6. Cách tạo template email Outlook chuyên nghiệp
Với Outlook mail, chỉ cần một vài thao tác đơn giản, bạn có thể tạo ra những template email cho những nội dung mail thường xuyên sử dụng. Để tạo mẫu, bạn chỉ cần tô sáng phần văn bản muốn lưu, rồi chọn “Insert” và “Save Selection to Quick Part Gallery”. Lần sau, bạn có thể dễ dàng chèn lại mẫu đó vào email mới, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Mẫu email đã được lưu trữ thành công trong thư viện mẫu. Để sử dụng lại mẫu, người dùng hãy chuyển đến tab “Insert” và chọn phần nhanh tương ứng. Tính năng này cho phép người dùng tùy chỉnh nội dung mẫu trước khi gửi email.
7. Cách lên lịch gửi email Outlook
Outlook không chỉ giúp bạn gửi email ngay lập tức mà còn cho phép bạn lên lịch gửi email vào một thời điểm cụ thể trong tương lai. Ví dụ, bạn có thể viết email vào buổi tối nhưng lại muốn người nhận thấy email vào sáng hôm sau. Hoặc nếu bạn muốn gửi lời chúc mừng đến đồng nghiệp vào ngày sinh nhật của họ, bạn có thể lên lịch trước để email đến đúng vào ngày đó.
Việc lên lịch gửi email trong Outlook giúp bạn chủ động hơn trong giao tiếp. Bạn có thể đảm bảo rằng email của mình sẽ đến đúng người, đúng thời điểm. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn gửi email vào những giờ làm việc cao điểm hoặc khi người nhận đang đi vắng.
Sau khi viết xong email, bạn tìm đến mục “Options” rồi chọn “Delay Delivery”. Ở đây, bạn sẽ thấy một ô cho phép bạn chọn ngày và giờ muốn gửi email. Đơn giản chỉ cần chọn ngày và giờ bạn muốn, rồi nhấn “Send”. Email của bạn sẽ tự động được gửi đi vào đúng thời điểm đó.
8. Cách sử dụng Outlook Calendar
Outlook còn có thể giúp bạn quản lý lịch trình, công việc hàng ngày một cách hiệu quả nữa. Bạn có thể dùng Outlook để ghi nhớ các cuộc họp, các việc cần làm, thậm chí là tạo danh sách việc cần làm hàng ngày.
Outlook Calendar có thể giúp bạn quản lý hiệu quả các cuộc họp, sự kiện và các công việc hàng ngày. Bạn có thể dễ dàng đồng bộ lịch trình của mình với các ứng dụng khác để tăng cường năng suất làm việc.
Chế độ xem mặc định của Outlook Calendar là chế độ xem theo tháng. Người dùng có thể tùy chỉnh chế độ xem này thành ngày, tuần hoặc theo danh sách công việc để phù hợp với nhu cầu làm việc của mình. Ngoài ra, người dùng có thể tùy chỉnh các cột hiển thị, màu sắc và các tùy chọn khác để tạo ra một giao diện làm việc hiệu quả.
Dưới đây là một số mục bạn có thể thêm vào Outlook Calendar của mình:
- Appointments: Khi bạn muốn gặp riêng ai đó, ví dụ như đi gặp khách hàng.
- Meetings: Khi bạn cần họp nhóm để bàn bạc công việc. Bạn có thể mời mọi người tham gia cuộc họp qua email luôn.
- Tasks: Khi bạn có việc quan trọng cần làm, bạn có thể tạo một nhiệm vụ để dành riêng thời gian cho nó.
Cho dù bạn là người mới hay đã có kinh nghiệm sử dụng Outlook, hướng dẫn trên đây sẽ là người bạn đồng hành hữu ích. Chúng tôi hy vọng bài viết này không chỉ giúp bạn gửi và nhận email một cách hiệu quả mà còn quản lý công việc, lịch trình và các tác vụ khác trong Microsoft Outlook một cách chuyên nghiệp.
Adtimin tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp Outlook uy tín, giúp doanh nghiệp sở hữu địa chỉ email chuyên nghiệp, tăng cường bảo mật thông tin, đồng thời tích hợp liền mạch với các ứng dụng văn phòng khác của gói Microsoft 365 Business.
>> Có thể bạn muốn biết:
