Hướng dẫn gửi mail hàng loạt trong Gmail và Outlook chi tiết dễ thực hiện

Việc gửi email từ lâu đã rất quan trọng đối với khối hành chính văn phòng. Gửi email mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như làm việc nội bộ, tiếp cận khách hàng, đối tác nhanh chóng. Gửi mail giúp truyền tải được thông tin và dữ liệu quan trọng một cách chính xác và bảo mật. Nhưng không phải ai cũng gửi email chuyên nghiệp và nắm rõ được cách gửi email. Bạn muốn gửi mail hàng loạt để gửi bảng lương cho nhân viên số lượng lớn, gửi cho khách hàng chào sản phẩm mới hay ra mắt sự kiện,… nhưng chưa biết cách gửi thế nào. Thì dưới đây Adtimin hướng dẫn gửi mail hàng loạt trong Gmail và Outlook chi tiết, nhanh chóng! Các bạn cùng tham khảo nhé!

Hướng dẫn gửi mail hàng loạt trong Gmail

Chú ý: Để gửi email hàng loạt đạt hiệu quả cao nhất thì việc gửi email đúng khách hàng mục tiêu là điều quan trọng nhất. Vậy làm thế nào để bạn lọc được data khách hàng chất lượng.

Cách gửi mail hàng loạt trong Gmail

Gmail là một trong các ứng dụng của Google được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Hầu hết ai cũng có một tài khoản Gmail cá nhân để sử dụng và liên kết với nhiều ứng dụng khác. Nhờ lượng lớn người dùng Gmail, đây là cơ hội để doanh nghiệp sử dụng gmail cho doanh nghiệp của mình để không mất nhiều thời gian đào tạo. Ngoài rất nhiều tiện ích mà Gmail mang lại như soạn thư, hẹn giờ gửi thư, đính kèm hình ảnh và các liên kết,… thì còn một chức năng đặc biệt khác là gửi mail hàng loạt.

Đây là chức năng cho phép gửi cùng một nội dung thư cho nhiều người khác nhau, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể lượng thời gian soạn thảo văn bản và nhanh chóng cập nhật thông tin đến người dùng.

Bước 1: Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail thì nhấp chọn danh bạ.

Bước 3: Trong hộp danh bạ nhấp chọn vào “Tạo liên hệ”.

Sau khi nhấp chọn “Tạo liên hệ”, tiếp tục nhấp chọn “Tạo nhiều mục liên hệ”.

Bước 4: Nhập các địa chỉ gmail của khách hàng.

Khi đã nhập hết địa chỉ gmail của khách hàng mà anh/chị cần gửi email, nếu có thể hãy đặt tên cho nhóm khách hàng để dễ ghi nhớ, sau đó nhấn “Tạo”.

 

Bước 5: Soạn nội dung email cần gửi

Soạn thảo văn bản email như thông thường, tiếp theo bạn bấm vào “Recipients”, tiếp tục nhấn “To”.

 

Bước 6: Chọn nhóm mail đã tạo

Ở mục My Contacts bên phải, bạn chọn Nhãn đã tạo các thông tin người nhận trước đó.

 

Bước 7: Chọn email trong nhóm email

Chọn (tick) các liên hệ mà bạn muốn gửi mail đến, sau đó nhấn “Insert” ở góc dưới, vậy là bạn đã chọn xong danh sách người sẽ nhận được mail.

 

Bạn tiếp tục nhấn “Send” như thông thường để tiến hành gửi mail hàng loạt đến những đối tượng được chọn, vậy là đã hoàn thành rồi!

Lưu ý: Cách gửi mail hàng loạt trong Gmail chỉ áp dụng với những nội dung email đồng nhất, không thay đổi với tất cả người nhận thư và không mang tính cá nhân hoá. 

Nếu muốn các email được cá nhân hoá theo từng thông tin riêng biệt của người nhận, bạn có thể xem Hướng dẫn cách gửi mail hàng loạt trên Google Sheet bằng tính năng Mail Merge bên dưới.

Cách gửi mail hàng loạt trên Google Sheet bằng tính năng Mail Merge

Mail Merge là một tiện ích mở rộng dành cho Google Sheets. Tính năng này được sử dụng nhiều hiện nay bởi nó là công cụ đắc lực giúp người dùng gửi hàng loạt email cùng một lúc với nội dung giống nhau. Bằng cách tạo một mẫu email và sử dụng các trường thông tin từ danh sách (bao gồm First Name, Last Name, Email Address, File Attachments,…) người dùng có thể tạo ra các email cá nhân hóa và lên kế hoạch gửi chúng vào thời điểm phù hợp. Khi bạn áp dụng công cụ gửi Mail Merge trên Google Sheet, việc gửi mail hàng loạt sẽ trở nên đơn giãn giúp bạn chăm sóc khách hàng, tiếp cận khách hàng mới để triển khai chiến dịch email marketing hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Để gửi email bằng tính năng Mail Merge trong Google Sheet, ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Cài đặt Mail Merge

Cài đặt Mail Merge trong Google Workspace Marketplace, cho phép Mail Merge truy cập với tài khoản Google của bạn, bằng cách chọn “Allow”.

Bước 2: Tạo mẫu nội dung cần cá nhân hóa

Truy cập vào Trang Tính / Sheets để bắt đầu tạo nội dung email.

 Bước 3: Tạo mẫu Mail Merge

• Tiện ích Mail Merge sẽ tạo ra một trang tính chưa được đặt tên mới trên Google Sheets. Trên đó, điều hướng đến Add-ons > Mail Merge with Attachments > Create Merge Template.
• Một mẫu hợp nhất trống sẽ được tạo ra trong trang tính chưa được đặt tên, chứa các cột bắt buộc như First Name, Last Name và Email Address, File Attachments, vv.

Bước 4: Thêm tập tin đính kèm

Bước 5: Lên kế hoạch gửi email

• Cột Scheduled Data cho phép bạn chỉ định một ngày và thời gian để gửi email, có thể khác nhau cho mỗi người nhận. Để lên lịch một email, nhập ngày và thời gian mong muốn, sử dụng định dạng mm/dd/yyyy hh:mm (tháng/ngày/năm giờ:phút) trong cột Scheduled Date cho mỗi địa chỉ.

Bước 6: Tạo và gửi email

• Bây giờ là thời điểm để tạo email mà bạn muốn gửi cho các liên hệ trong trang tính trộn thư và sử dụng các cột để tùy chỉnh mỗi email.

• Tại bước này, hãy mở một tab mới và đăng nhập vào cùng một tài khoản Gmail mà bạn sử dụng cho trang tính trộn thư. Tạo một email mới và nhập tiêu đề và nội dung của email. Bạn cũng có thể thêm định dạng văn bản đa dạng và hình ảnh trong email. Để thêm các trường vào email như Tiêu đề và Họ, chèn các tên trường bằng cách sử dụng ký hiệu {{…}} {{…}}.

Bước 7: Gửi email

• Quay lại trang tính trộn thư và điều hướng đến Add-ons > Mail Merge with Attachments > Configure Mail Merge. Nhập thông tin cho email như tên đầy đủ của người gửi, CC, BCC.
• Quay lại trang tính trộn thư và nhấp vào “Run Mail Merge” để bắt đầu gửi các email.
• Cuối cùng, nhấp chuột vào “Done”.

Lưu ý:

Để tránh trường hợp tài khoản của bạn rơi vào danh sách spam khi gửi email hàng loạt, bạn cần tuân thủ các yêu cầu sau:

• Sử dụng địa chỉ Gmail theo tên miền tùy chính để tăng cao uy tín doanh nghiệp bằng cách đăng ký gói giải pháp Google Workspace.
• Chuẩn bị dữ liệu người nhận email chất lượng cao.
• Nhận dữ liệu email từ các nguồn đáng tin cậy.
• Làm nóng chiến dịch trước khi gửi email hàng loạt (bắt đầu với 10, 20, 40, 50 email – số lượng nhỏ và tăng dần).
• Cần có một kế hoạch gửi email chi tiết, rõ ràng,…

Hướng dẫn gửi mail hàng loạt trong Outlook hàng loạt từ Excel

Không chỉ gửi email hàng loạt từ Gmail, bạn cũng có thể gửi email Outlook hàng hoạt từ Excel đơn giản. Kết hợp từ Outlook và Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016, 2017, 2018, 2019 hay phiên bản 2020 mới nhất sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

Các bước chuẩn bị

Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau:

• Một file word chứa nội dung gửi email.
• Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường.
• Một file excel chứa thông tin khách hàng.

Các bước thực hiện  trong Outlook

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu 

Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab Mailings -> Chọn Start Mail Merge -> Chọn E-mail Messages. Tiếp theo Chọn Select Receipients -> Chọn Use an Exiting List.

Tiếp theo bạn hãy trỏ đường dẫn đến file excel (danh sách email cần gửi) đã chuẩn bị trước đó.

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng

Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu.

Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung 

Bây giờ, tài liệu chính của email và danh sách địa chỉ của bạn đã được liên kết với nhau. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản của email và thêm các đoạn giữ chỗ để xác định nơi mà thông tin duy nhất sẽ xuất hiện trong mỗi email.

• Để thêm lời chào cá nhân, hãy chọn Mailings > Chèn Trường Hợp Nhất > Họ tên. Tên cá nhân sẽ được chèn vào thư và tên trường sẽ được bao quanh bởi dấu ngoặc kép.

Cách gửi mail Outlook hàng loạt từ Excel

• Tiếp tục viết nội dung của bạn và đặt Mã số đăng ký vào vị trí cần thiết:

Bước 3: Xem trước kết quả theo Mailing

Khi bạn đã hoàn thành việc soạn tin nhắn, bạn có thể nhấp vào Xem trước kết quả theo Mailing và thực hiện bất kỳ thay đổi nào trước khi hoàn tất quy trình.

Bước 4: Gửi tin nhắn qua email

Sau khi đảm bảo rằng không có vấn đề nào, bạn có thể gửi email đến từng người nhận một cách riêng lẻ bằng cách chọn Mailings > Finish and Merge > Gửi tin nhắn qua email:

Chọn Finish & Merge

• Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt

• Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện

• Send email messages: Gửi mail hàng loạt

Bước 5: Hoàn thành và gửi

Tiếp theo, trong hộp thoại Hợp nhất với E-mail xuất hiện.

• Từ danh sách thả xuống, hãy chọn cột Địa chỉ Email;

• Bạn có thể nhập chủ đề trong ô Tiêu đề;

• Từ phần Gửi Hồ sơ, chọn Tất cả, chọn ok

Cách gửi mail Outlook hàng loạt

Thông tin Merge to email

• To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện

• Subject line: tiêu đề thư

• Mail format:

           HTML: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái

           Plain text: mail không có định dạng

Kiểm tra hệ thống đã gửi mail ok chưa. Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail. Hệ thống sẽ tự đồng gửi tất cả các email mà bạn đã cài đặt trước đó. Bạn đã hoàn tất gửi mail Outlook hàng loạt từ excel.

Lợi ích của việc gửi mail hàng loạt 

Không thể phủ nhận lợi ích tuyệt vời của việc gửi email hàng loạt, dưới đây là những lợi ích bạn sẽ nhận được:

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Khi gửi mail hàng loạt cho nhiều người cùng một lúc, bạn có thể tiết kiệm thời gian trong việc gửi email đến từng khách hàng. Ngoài ra, còn hạn chế sai sót nếu gửi email một cách thủ công cho từng người. Hiện Google và Microsoft đều hỗ trợ gửi mail miễn phí cho khách hàng. Bạn sẽ không phải tốn phí nếu gửi email hàng loạt ở gói cơ bản miễn phí. Nếu bạn muốn nâng cấp nên gói cao cấp hơn để dùng nhiều tính năng hơn hay gửi email số lượng lớn hơn bạn mới trả phí theo chính sách giá của Google và Microsoft.

Quản lý hộp thư đi dễ dàng và tránh các trường hợp gửi sót người

Bạn dễ dàng quản lý tiến trình gửi mail mà không cần phải dành nhiều thời gian và công sức kiểm tra lại từng email đã gửi. Hệ thống sẽ tự động thống kê và báo cáo cho bạn biết số lượng email bạn gửi đi thành công và thất bại là bao nhiêu. Số lượng người mở email của bạn.Thời gian họ xem email của bạn. Quá tiện lợi đúng không nào.

Tăng doanh thu bán hàng

Việc gửi mail hàng loạt tới nhiều người để quảng bá sản phẩm, doanh nghiệp có thể tăng doanh thu bán hàng bằng việc tiếp cận được tới nhiều khách hàng, thúc đẩy gia tăng tỉ lệ chuyển đổi chỉ trong cùng một khoảng thời gian ngắn so với việc gửi email một cách thủ công đến từng người.

Lời kết

Adtimin vừa Hướng dẫn gửi mail hàng loạt trong Gmail, Merge Mail của Google Sheet và Outlook một cách đơn giản và nhanh chóng, thúc đẩy cho mục tiêu email marketing của doanh nghiệp trở nên hiệu quả. Nhưng lợi ích của việc gửi mail hàng loạt đem lại. Mong rằng giúp ích cho các bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình gửi email nhé! Chúc các bạn thành công.