Microsoft 365 là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft 365?

Với hơn một triệu công ty trên toàn cầu tin tưởng sử dụng, Microsoft 365 đã khẳng định vị thế là bộ công cụ năng suất hàng đầu. Bằng cách cung cấp một loạt các ứng dụng văn phòng sáng tạo, dịch vụ đám mây thông minh và các tính năng bảo mật hàng đầu, Microsoft 365 giúp các doanh nghiệp luôn dẫn đầu và thích nghi trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.

Xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, và Microsoft 365 chính là giải pháp hoàn hảo để đáp ứng nhu cầu này. Không có gì ngạc nhiên khi các công ty đang dần chuyển đổi sang sử dụng Microsoft 365 để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 là bộ công cụ văn phòng toàn diện, cung cấp mọi thứ bạn cần để tăng năng suất làm việc. Từ việc soạn thảo văn bản chuyên nghiệp với Word, tạo bảng tính phức tạp với Excel, đến trình bày ý tưởng sáng tạo với PowerPoint, Microsoft 365 giúp bạn hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Với các tính năng chia sẻ tài liệu thời gian thực, họp trực tuyến và chat nhóm, Microsoft 365 giúp các đội nhóm làm việc liền mạch, bất kể họ ở đâu. Ngoài ra, các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo mọi thứ đều diễn ra đúng kế hoạch

Microsoft 365 không chỉ là một bộ phần mềm, mà còn là một giải pháp giúp các doanh nghiệp tăng cường năng suất và hiệu quả công việc.

Microsoft 365 gồm những phần mềm gì?

Microsoft 365 là một bộ công cụ toàn diện, cung cấp giải pháp cho mọi nhu cầu làm việc của doanh nghiệp. Dưới đây là bộ phần mềm có trong Microsoft 365:

• Excel: Excel là một công cụ văn phòng không thể thiếu, cho phép người dùng tự do sắp xếp và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Từ việc xác định xu hướng, phân loại thông tin đến quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi giờ làm và chi phí, Excel đáp ứng mọi nhu cầu của các bộ phận nhân sự.
• Exchange: Thay vì loay hoay với máy chủ email tại công ty, Exchange cho phép bạn lưu trữ và quản lý email trực tuyến. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể truy cập email của mình mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào.
• Outlook: Không chỉ là một ứng dụng email, Outlook còn là trợ lý đắc lực giúp bạn quản lý lịch, tác vụ, danh bạ và các cuộc hẹn một cách hiệu quả. Tất cả thông tin của bạn đều được đồng bộ hóa, giúp bạn luôn nắm bắt mọi tình hình.
• OneDrive: Với OneDrive for Business, bạn có một không gian lưu trữ đám mây an toàn và riêng tư để lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ hóa các tệp với đồng nghiệp. Dung lượng lưu trữ lên đến 1TB cho phép bạn thoải mái lưu trữ mọi loại tài liệu.
• Teams: Microsoft Teams là nền tảng cộng tác tuyệt vời, giúp các nhóm làm việc kết nối và hiệu quả hơn. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, chat nhóm, và cùng nhau làm việc trên các dự án.
• SharePoint: SharePoint là một nền tảng nội bộ, nơi bạn có thể tạo các trang web, chia sẻ thông tin và tài liệu, đồng thời xây dựng cộng đồng làm việc.
• Yammer: Yammer như một mạng xã hội nội bộ, giúp kết nối nhân viên trên toàn công ty. Bạn có thể tạo các nhóm theo sở thích, dự án, hoặc phòng ban để trao đổi thông tin và ý tưởng.
• Word: Tạo các tài liệu chuyên nghiệp như báo cáo, đề xuất, và các văn bản khác một cách dễ dàng và nhanh chóng.
• PowerPoint: Tạo các bài thuyết trình ấn tượng và thuyết phục với nhiều tính năng và mẫu thiết kế đa dạng.

Tại sao Microsoft 365 là giải pháp làm việc không thể thiếu của mọi doanh nghiệp?

Từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn, Microsoft 365 đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả.

1. Thông tin được sắp xếp hợp lý

So với các giải pháp quản lý tài liệu truyền thống, SharePoint Online mang đến một trải nghiệm hoàn toàn mới. Với giao diện hiện đại, khả năng tìm kiếm thông minh và tích hợp sâu với các ứng dụng khác, SharePoint giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất.

SharePoint Online khi kết hợp với Microsoft Teams, tạo ra một môi trường làm việc cộng tác hoàn hảo. Việc quản lý tài liệu trở nên liền mạch, cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ ý tưởng, cùng nhau chỉnh sửa tài liệu và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

2. Mở rộng linh hoạt

Microsoft 365 là một giải pháp linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng các ứng dụng để phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của mình, đồng thời bạn cũng có thể thêm hoặc xóa người dùng một cách nhanh chóng.

3. Tự động hóa quy trình làm việc

Với Microsoft 365, bạn có thể tự động hóa mọi quy trình làm việc, từ đơn giản đến phức tạp. Nhờ đó, nhân viên sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức cho những công việc lặp đi lặp lại, tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Với các công cụ như Teams, Dataverse, Power Automate và Power Apps, bạn có thể tạo ra các quy trình làm việc tự động phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

4. Cải thiện khả năng làm việc nhóm

Microsoft 365 mang đến một trải nghiệm cộng tác hoàn toàn mới. Với Teams và SharePoint, việc chia sẻ thông tin, tổ chức cuộc họp và cùng nhau làm việc trên các dự án trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các cách thức làm việc khác nhau, từ chat nhóm đến cuộc họp trực tuyến, để phù hợp với từng tình huống cụ thể.

5. Tạo môi trường làm việc gắn kết

Microsoft Viva được xây dựng trên nền tảng Microsoft 365, là một không gian làm việc thông minh, kết nối mọi người. Với Viva Connections, nhân viên có thể dễ dàng kết nối với nhau, trong khi Viva Learning cung cấp một kho tàng kiến thức khổng lồ, giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin mới nhất và nâng cao kỹ năng.

6. Nâng cao bảo mật

Microsoft 365 Defender là lá chắn bảo vệ toàn diện cho doanh nghiệp của bạn. Với khả năng thống nhất bảo vệ, phát hiện và điều tra, Defender giúp bạn chủ động ngăn chặn và ứng phó với các mối đe dọa mạng. Đặc biệt, khi Microsoft 365 là nền tảng được sử dụng rộng rãi, việc tăng cường bảo mật là điều vô cùng cần thiết.

Có các gói Microsoft 365 nào?

Microsoft 365 hiện cung cấp hai dòng sản phẩm chính: dành cho gia đình (For Home) và dành cho doanh nghiệp (For Business). Cùng tìm hiểu chi tiết về các gói dịch vụ Microsoft 365 này.

Microsoft 365 Personal và Family

Microsoft 365 Business

Microsoft 365 và Office 365 có gì khác nhau?

Tháng 4 năm 2020, Microsoft chính thức đổi tên bộ sản phẩm năng suất từ Office 365 sang Microsoft 365, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc cung cấp một nền tảng làm việc tích hợp. Việc đổi tên này không chỉ phản ánh sự mở rộng của sản phẩm mà còn thể hiện cam kết của Microsoft trong việc cung cấp một giải pháp làm việc hoàn chỉnh, giúp người dùng tăng cường năng suất và hiệu quả.

Về cơ bản, Microsoft 365 và Office 365 là một. Mặc dù tên gọi có thay đổi, nhưng Microsoft 365 là sự kế thừa và phát triển của Office 365, mang đến một cái tên mới để phản ánh sự mở rộng của sản phẩm. Bạn có thể vẫn thấy người ta nhắc đến Office 365, nhưng hãy nhớ rằng Microsoft 365 chính là sản phẩm mà bạn đang sử dụng.

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp, Microsoft vẫn duy trì một số gói đăng ký mang tên Office 365 bên cạnh thương hiệu mới Microsoft 365. Các gói này, bao gồm:

• Office 365 E1
• Office 365 E3
• Office 365 E5

Các gói dịch vụ này cung cấp các tính năng khác nhau để phù hợp với quy mô và yêu cầu của từng doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Xử lý Office 365 hết hạn

Bạn có thể mua riêng các phần mềm trong Microsoft 365 không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể mua riêng lẻ Windows OS, Office 365 và Enterprise Mobility + Security. Các đối tác như Professional Advantage sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình này. Tuy nhiên, để tối ưu hóa chi phí và tận dụng các tính năng tích hợp sẵn, mua gói Microsoft 365 Business hoặc Enterprise là một lựa chọn đáng cân nhắc.