EMAIL CÔNG TY LÀ GÌ ?
Email công ty ( hay còn được gọi là email doanh nghiệp ) là một dịch vụ email theo tên miền riêng của khách hàng phục vụ cho việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp.
Hiểu đơn giản hơn thì email công ty là địa chỉ thư điện tử được đặt theo tên miền riêng mà 1 doanh nghiệp nào đó đăng ký (thường là tên của chính công ty đó).
KHI EMAIL QUÁ TẢI ?
Tình trạng email quá tải là điều thường xuyên xảy ra.
Nếu không phân loại và có cách quản lý hợp lý, bạn sẽ rơi vào tình trạng thường xuyên phải ngụp lặn trong hàng nghìn email.
Ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc.
Nhằm giúp những cá nhân, tổ chức thường xuyên làm việc với email có thể quản lý email một cách hiệu quả, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn 8 Cách Quản Lý Email Công Ty Hiệu Quả Nhất Cho Doanh Nghiệp được áp dụng rộng rãi, phù hợp với mọi ứng dụng email.
SỬ DỤNG EMAIL NHƯ THẾ NÀO LÀ HỢP LÝ ?
- Cần lưu lại các nội dung liên lạc
- Đối tượng liên lạc không thể gặp mặt hoặc trao đổi qua điện thoại
- Nội dung trao đổi không yêu cầu được trả lời tức thì
- Gửi nội dung cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
- Nội dung trao đổi không đòi hỏi tính liên tục
CÁCH VIẾT EMAIL HIỆU QUẢ
- Luôn nhớ ghi Tiêu đề mail
- Mỗi email chỉ nên truyền tải một thông điệp
- Xác định câu trả lời bạn muốn nghe
- Luôn nhớ lời chúc và chữ ký khi kết thúc mail
8 CÁCH QUẢN LÝ EMAIL CÔNG TY HIỆU QỦA NHẤT CHO DOANH NGHIỆP
Xóa Các Email Không Cần Thiết
Một trong những lí do khiến thời gian một ngày của bạn không đủ để giải quyết những việc cần thiết đó là tốn công đọc những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc.
Nên khi mở hòm mail, việc đầu tiên bạn cần làm là rà soát một lượt hộp thư đến, sau đó, hãy xác định những email không quan trọng bằng cách nhìn vào tiêu đề mail và tên người gửi.
Đánh dấu tất cả những mail đó và xóa ngay lập tức.
Phân Nhóm Và Gắn Nhãn Cho Email
Việc đầu tiên khi bạn đọc tiêu đề và nội dung email chính là phân nhóm và gắn nhãn (tag) cho email đó.
Với cách phân loại như vậy, bạn không cần phải tìm kiếm một email bằng cách rà soát lại hàng ngàn email.
Chỉ cần tìm kiếm theo tên nhãn, tab hoặc click vào folder, bạn sẽ thu nhỏ phạm vi tìm kiếm và nhanh chóng tìm được email mình cần.
Như vậy sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn.
Lên Lịch Xử Lý Và Sắp Xếp Email
Việc bạn liên tục ra vào email để xử lý công việc có thể là nguyên nhân khiến chất lượng không được như mong muốn.
Để tối đa hóa thời gian, bạn có thể chia thời gian check mail thành 3 lần trong ngày.
- Lần thứ nhất là 10 giờ sáng
- Lần thứ 2 là 1 giờ chiều
- Lần thứ 3 là 4 giờ chiều
Mỗi lần check mail, bạn tập trung tối đa và nên chỉ dành cho công việc này khoảng thời gian 15 phút.
Trả Lời Email Ngắn Gọn Và Súc Tích
Với những email không cần dài dòng, bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề.
Nếu email nào yêu cầu một lượng thông tin lớn thì tốt nhất bạn nên nhấc điện thoại lên hoặc trực tiếp bàn bạc công việc với đồng nghiệp.
Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và cũng nâng cao hiệu quả công việc của bạn.
Hủy Bỏ Đăng Ký Nhận Email Quảng Cáo
Lí do hộp thư đến đầy là do những tin quảng cáo.
Bạn có thể hủy bỏ đăng ký nhận mail quảng cáo, như vậy hộp thư đến sẽ không còn những thông tin không quan trọng nữa
Tận Dụng Thời Gian Rảnh Rỗi Để Xử Lý Những Email Không Quan Trọng
Phân chia theo thứ tự ưu tiên cho email:
- Những công việc khẩn cấp
- Những công việc giải quyết sau
Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoảng thời gian không hề nhỏ đâu.
Thiết Lập Chế Độ Lọc Mail Gửi Đến
Với chế độ lọc: mail gửi đến sẽ tự động sắp xếp vào các thư mục do bạn tạo ra.
Những mail đến sẽ được phân loại dựa vào:
- Tiêu đề thư
- Người gửi
Sử dụng chế độ lọc sẽ giúp bạn không còn phân loại mail thủ công.
Công dụng này đặc biệt hữu dụng đối với những người làm quản lý dự án khi phải nhận mail từ nhiều bên và quản lý nhiều hạng mục.
Bỏ Nhận Email Từ Những Kênh Bạn Không Còn Quan Tâm
Khi bạn sử dụng địa chỉ mail để đăng ký dịch vụ,
Sau đó, hòm mail của bạn sẽ liên tục nhận những thư điện tử quảng cáo về dịch vụ và chương trình khuyến mãi.
Thay vì cảm thấy bực bội và mất thời gian mỗi ngày xóa các mail quảng cáo, bạn nên hủy đăng ký (Unsubscribe) các kênh chuyên gửi mail quảng cáo hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ mail đó.
Để quản lý công việc, dự án dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo mua mail công ty TẠI ĐÂY
