Bạn hẳn đã biết Mục lục (hay Bảng nội dung) đặc biệt hữu ích cho các tài liệu dài, thường từ 10 trang trở lên. Chúng không chỉ mang lại vẻ chuyên nghiệp và chỉn chu cho các tài liệu in, mà còn bổ sung tính năng điều hướng tiện lợi, tương tự như sách điện tử hay các tài liệu được đọc trên màn hình.
Nhưng điều quan trọng hơn, bạn có biết rằng việc tạo và cập nhật Mục lục trong Microsoft Word cực kỳ dễ dàng không? Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn đã có thể thêm Mục lục vào bất kỳ tài liệu Word nào của mình. Thật vậy, việc này đơn giản như sau:
Việc nhấn mạnh vào khả năng cập nhật Mục lục là rất quan trọng, vì Word cho phép bạn tự động cập nhật Mục lục khi nội dung tài liệu thay đổi (ví dụ: thêm/bớt chương mục, thay đổi số trang). Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc chỉnh sửa thủ công.
Nói tóm lại, Mục lục không chỉ hữu ích mà còn rất dễ tạo và quản lý trong Word. Hãy tận dụng tính năng này để nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp cho tài liệu của bạn.
Cách thêm mục lục vào văn bản Word chi tiết
Microsoft Word cung cấp tính năng tự động tạo Mục lục (Table of Contents) rất tiện lợi. Bạn chỉ cần phác thảo nội dung và gán kiểu tiêu đề cho các phần, Word sẽ tự động xây dựng Mục lục dựa trên đó. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:
1. Định dạng tài liệu bằng các kiểu Tiêu đề (Heading Styles)
Đây là bước quan trọng nhất để Word có thể nhận diện và tạo Mục lục chính xác.
- Chọn từng phần (chương, mục,…) trong tài liệu của bạn và áp dụng kiểu Tiêu đề tương ứng.
- Để thực hiện, vào tab “Trang đầu” (Home) trên thanh Ribbon, sau đó tìm đến nhóm “Kiểu” (Styles).
- Bôi đen (tô sáng) văn bản tiêu đề bạn muốn đưa vào Mục lục, sau đó chọn kiểu Tiêu đề phù hợp (Ví dụ: Tiêu đề 1, Tiêu đề 2,…).
Phân cấp Tiêu đề:
Để tạo cấu trúc phân cấp cho Mục lục, bạn cần sử dụng các cấp độ Tiêu đề khác nhau:
- Tiêu đề 1 (Heading 1): Dùng cho các phần hoặc chương chính.
- Tiêu đề 2 (Heading 2): Dùng cho các tiểu mục bên trong một phần (thuộc Tiêu đề 1).
- Tiêu đề 3 (Heading 3): Dùng cho các mục nhỏ hơn bên trong một tiểu mục (thuộc Tiêu đề 2).
- Và cứ tiếp tục như vậy với Tiêu đề 4, Tiêu đề 5,… nếu cần.
Word sẽ quét toàn bộ tài liệu để tìm kiếm các văn bản được định dạng là Tiêu đề 1, 2, 3,… và sử dụng chúng để tạo Mục lục.
2. Đặt vị trí cho Mục lục
Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn Mục lục xuất hiện trong tài liệu. Thông thường, Mục lục được đặt ở đầu tài liệu, sau trang bìa (nếu có).
3. Chèn Mục lục
- Vào tab “Tham chiếu” (References) trên thanh Ribbon.
- Trong nhóm “Mục lục” (Table of Contents), nhấp vào nút “Mục lục” (Table of Contents).
- Chọn một trong hai kiểu Mục lục tự động có sẵn (“Automatic Table 1” hoặc “Automatic Table 2”). Sự khác biệt duy nhất giữa chúng thường là cách trình bày tiêu đề “Mục lục” ở trên cùng (ví dụ: in đậm, kiểu chữ khác).
4. Mục lục được tạo tự động
Word sẽ tự động quét tài liệu, tìm các kiểu Tiêu đề đã được gán và tạo Mục lục với thứ tự các phần, tiểu mục và số trang tương ứng. Đây là Mục lục cơ bản, bạn có thể tùy chỉnh thêm về hình thức nếu muốn.
5. Cập nhật Mục lục
Bạn có thể cập nhật Mục lục bất cứ lúc nào nếu có thay đổi về nội dung, thứ tự các phần, số trang hoặc định dạng Tiêu đề.
- Để cập nhật, vào tab “Tham chiếu” (References) và nhấp vào nút “Cập nhật bảng” (Update Table).
- Chọn “Chỉ cập nhật số trang” (Update page numbers only) nếu chỉ có số trang thay đổi, hoặc “Cập nhật toàn bộ bảng” (Update entire table) nếu có thay đổi về nội dung tiêu đề.
6. Tạo Mục lục thủ công
Trong một số trường hợp, bạn có thể cần tạo Mục lục thủ công:
- Tài liệu không có bất kỳ kiểu Tiêu đề nào được gán.
- Cấu trúc tài liệu quá phức tạp khiến việc tạo Mục lục tự động gặp khó khăn.
Để tạo Mục lục thủ công:
- Vào tab “Tham chiếu” (References), nhấp vào nút “Mục lục” (Table of Contents) và chọn “Mục lục thủ công” (Manual Table).
Word sẽ chèn một bảng Mục lục với các chỗ giữ chỗ để bạn tự điền thông tin. Bạn cần tự nhập tiêu đề và số trang.
Mục lục được tạo thủ công sẽ không tự động cập nhật khi có thay đổi trong tài liệu.
Bạn không nhất thiết phải sử dụng Mục lục mặc định mà Word tạo ra. Bạn có thể tùy chỉnh định dạng, phông chữ, màu sắc,… cho Mục lục bằng cách nhấp chuột phải vào Mục lục và chọn “Sửa đổi” (Modify) hoặc “Định dạng Phông chữ” (Font).
Cách tùy chỉnh mục lục trong Word
Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh Mục lục (Table of Contents) thông qua hộp thoại “Mục lục” (Table of Contents). Để mở hộp thoại này, hãy vào tab “Tham chiếu” (References) > “Mục lục” (Table of Contents) > “Mục lục tùy chỉnh…” (Custom Table of Contents…).
Mọi thay đổi bạn thực hiện trong hộp thoại này sẽ được hiển thị trong cửa sổ “Xem trước khi in” (Print Preview) và “Xem trước trên web” (Web Preview).
1. Chọn Định dạng Khác cho Mục Lục
Bạn có thể thay đổi giao diện tổng thể của Mục lục bằng cách chọn một định dạng khác. Trong phần “Chung” (General), mở danh sách thả xuống cho “Định dạng” (Formats) và chọn một kiểu hiển thị.
2. Thay Đổi Giao Diện của Các Mục trong Mục Lục
Giao diện của Mục lục được kiểm soát bởi các định nghĩa kiểu (Style). Bạn có thể điều chỉnh giao diện bằng cách tạo kiểu riêng cho các tiêu đề. Các kiểu đã sửa đổi này có thể được lưu và áp dụng trên toàn bộ tài liệu để có giao diện nhất quán. Thực hiện theo các bước sau:
- Nhấp vào nút “Sửa đổi” (Modify). Nếu nút này bị mờ, hãy đổi “Định dạng” (Formats) thành “Từ mẫu” (From template).
- Trong danh sách “Kiểu” (Styles), nhấp vào cấp độ bạn muốn thay đổi (ví dụ: TOC 1 cho Tiêu đề 1, TOC 2 cho Tiêu đề 2,…), sau đó nhấp vào “Sửa đổi” (Modify).
- Trong hộp thoại “Sửa đổi kiểu” (Modify Style), bạn có thể thay đổi phông chữ, màu chữ, thụt lề và các định dạng khác. Nhấp vào “OK” sau khi hoàn tất.
- Trước khi nhấp “OK” lần cuối, bạn có thể chọn áp dụng thay đổi cho tài liệu hiện tại hoặc cho tất cả các tài liệu trong tương lai bằng cách chọn hộp kiểm “Thêm vào thư viện Kiểu” (Add to the Style gallery).
3. Thay Đổi Cấp Độ Tiêu Đề Được Hiển Thị
Bạn có thể chọn hiển thị tất cả các cấp độ tiêu đề trong Mục lục hoặc chỉ bao gồm các phần chính. Mục “Hiển thị cấp độ” (Show levels) cho phép bạn kiểm soát số cấp độ được hiển thị. Ví dụ: nếu bạn đặt thành 2, Mục lục sẽ hiển thị các mục được gán kiểu “Tiêu đề 1” và “Tiêu đề 2”.
4. Thay Đổi hoặc Thêm Dấu Chấm Dẫn Đầu
Dấu chấm dẫn đầu là các dòng chấm kết nối các mục trong Mục lục với số trang.
Trong hộp thoại “Mục lục” (Table of Contents), nhấp vào menu thả xuống cho danh sách “Tab dẫn đầu” (Tab leader) và chọn kiểu dòng chấm bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn “không có” (none) để xóa dòng chấm.
5. Thêm Kiểu Không Phải Tiêu Đề:
Theo mặc định, Word chỉ bao gồm các kiểu “Tiêu đề 1” đến “Tiêu đề 9” trong Mục lục tự động. Tuy nhiên, bạn có thể thêm bất kỳ kiểu nào khác. Ví dụ: bạn muốn thêm một tiêu đề “Hướng dẫn tóm tắt” (Summary Guide) vào Mục lục.
- Trong hộp thoại “Mục lục” (Table of Contents), nhấp vào nút “Tùy chọn” (Options).
- Trong hộp thoại “Tùy chọn Mục lục” (Table of Contents Options), bạn sẽ thấy danh sách các kiểu và cấp độ Mục lục tương ứng.
- Tìm kiểu bạn muốn thêm (ví dụ: “Hướng dẫn tóm tắt”) và nhập số 1 vào cột “Cấp độ Mục lục” (TOC level) để ánh xạ nó vào cấp độ cao nhất.
- Nhấp “OK” hai lần để đóng các hộp thoại. Word sẽ hỏi bạn có muốn thay thế Mục lục hiện tại không. Nhấp “Có” (Yes).
6. Tạo Mục Lục Có Thể Nhấp (Hyperlink)
Để tạo Mục lục có siêu liên kết (Hyperlink) giúp người đọc dễ dàng di chuyển đến các phần trong tài liệu, hãy chọn hộp kiểm “Sử dụng siêu liên kết thay vì số trang” (Use hyperlinks instead of page numbers). Bạn cũng có thể bỏ chọn hộp “Hiển thị số trang” (Show page numbers) nếu chỉ muốn sử dụng siêu liên kết.
7. Đặt Đường Viền Xung Quanh Mục Lục
Bạn có thể sử dụng tính năng “Hình dạng” (Shapes) của Word để tạo đường viền xung quanh Mục lục. Đặt “Tô hình dạng” (Shape Fill) thành “Không tô” (No Fill), sau đó thêm “Kiểu hình dạng” (Shape Style) hoặc sử dụng “Định dạng hình dạng” (Format Shape) để tùy chỉnh đường viền.
Adtimin hy vọng với những kiến thức này, bạn hoàn toàn có thể tự tạo ra những Mục lục trong Word chuyên nghiệp, rõ ràng và thu hút.
>> Xem thêm:
