Trong số tất cả các hình thức giao tiếp trực tuyến hiện nay, email vẫn được công nhận là công cụ giao tiếp chính thức khi trao đổi công việc cả trong nội bộ lẫn bên ngoài tổ chức. Điều đó có nghĩa là các khách hàng có thể sẽ tiếp xúc với email công ty của bạn trước cả khi thực sự gặp mặt hay biết về quy mô công ty của bạn. Vậy thì, một email tên miền doanh nghiệp chính là bước đầu tiên để gây ấn tượng về sự chuyên nghiệp của công ty.
Tac hai của viec khong su dung email ten mien doanh nghiep
Trên thực tế, ngoài lợi ích hết sức thiết thực khi thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp cho công ty, email tên miền doanh nghiệp còn đóng góp nhiều vai trò cũng quan trọng không kém cho sự phát triển lâu dài của công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà nếu bỏ qua bạn có thể sẽ phải dành nhiều thời gian hối tiếc về những tác hại của việc không sử dụng Email tên miền doanh nghiệp gây ra.
1. Dễ dàng bị kẻ gian mạo danh
Bất kỳ một ai cũng có thể tạo một email trên nền tảng email cá nhân miễn phí. Và như vậy, bất kỳ ai cũng có thể giả danh doanh nhiệp của bạn dưới dạng tencongty@gmail.com. Như vậy, đối với những kẻ có tâm địa không tốt và đã lấy được thông tin khách hàng của bạn, thì họ có thể giả danh bạn để lôi kéo, lừa đảo khách hàng của bạn. Đôi khi thiệt hại sẽ không thể lường trước được, bởi vì có quá nhiều kẻ gian.
Trong trường hợp họ ăn cắp thông tin để hack vào hệ thống công ty thì càng nguy hiểm hơn. Bởi vậy, cách tốt nhất để phòng tránh là sử dụng email tên miền doanh nghiệp. Bởi email tên miền doanh nghiệp có khả năng bảo mật cao, đồng thời có thể khôi phục dữ liệu khi không may bị mất đi.
2. Email cá nhân không chuyên nghiệp, gây mất điểm trong mắt khách hàng tiềm năng
Một địa chỉ email không chuyên nghiệp có thể gây ảnh hưởng không tốt đến uy tín của doanh nghiệp. Nếu nhân viên của bạn sử dụng một email cá nhân với tên nickname không thực sự nghiêm túc, công ty có thể sẽ tạo một ấn tượng không mấy tích cực trong con mắt đối tác hay khách hàng quan trọng. Khi sử dụng email cá nhân để liên lạc với khách hàng, thì khách hàng sẽ không phân biệt được đó là email của doanh nghiệp bạn, hay là một email từ một kẻ mạo danh nào đó. Và nếu khách hàng cung cấp thông tin cho kẻ mạo danh đó thì bạn sẽ bị mất khách, khách hàn sẽ rơi vào tay đối thủ.
Ngược lại, với một email có tên công ty trên đó, nhân viên sẽ làm việc, giao tiếp dưới danh nghĩa của công ty và chắc chắn sẽ được tiếp nhận, đánh giá cao. Khi khách hàng xác nhận được chính xác là bạn đến từ côn ty đối tác của họ thì học sẽ yên tâm hơn khi làm việc với bạn. Cũng như khách hàng sẽ nhìn công ty bằng ánh mắt khác. Tôn trọng hơn, ngưỡng mộ hơn, vì công ty bạn đã đầu tư từ những điều nhỏ bé nhất. Điều này sẽ là một điểm cộng lớn trong mắt khách hàng. Biết đâu khách sẽ chọn làm với bạn nhiều dịch vụ khác bên bạn.
Khách hàng có thể sẽ tiếp xúc với bạn qua email trước khi chính thức gặp bạn, vậy nên, email có thể được xem là một chiếc card visit trực tuyến. Nếu bạn đã có sẵn website, hãy sử dụng tên miền của website làm tên miền của email doanh nghiệp. Mỗi lần bạn gửi email, cũng là gửi đi website doanh nghiệp tới người nhận. Điều này giúp cho người nhận dễ dàng biết được nơi để tìm thêm thông tin về bạn.
3. Có nguy cơ mất dữ liệu và khó quản lý dữ liệu
Việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành là một điều không thể nào tránh khỏi được. Và chẳng có gì đảm bảo là bạn sẽ không trở thành mục tiêu cạnh tranh không lành mạnh từ các đối thủ của mình.
Và một email cá nhân không bảo mật từ nhân viên của bạn rất có thể trở thành cơ hội để đối thủ có ý định chơi xấu lợi dụng đánh cắp thông tin công việc. Điều này chắc chắn rất bất lợi khi bạn đang cạnh tranh cho một dự án tầm cỡ. Vậy thì lựa chọn khôn ngoan vẫn là nên tự bảo vệ mình bằng hệ thống mail bảo mật và riêng tư. Việc sử dụng một email cá nhân để lưu thông tin quan trọng của công ty là một điều hết sức nguy hiểm, nó có thể an toàn khi không có đối thủ nào muốn lấy nó, nhưng nó sẽ rất nguy hiểm nếu như bạn là một đối thủ tầm cỡ và đang bị nhiều bên chơi xấu.
Vậy nên, bạn cần phải thật sự cẩn thận, đôi khi lúc nào cũng cần phải lo sợ vì không biết khi nào dữ liệu của mình sẽ mất dữ liệu. Vậy đôi khi phòng bệnh còn hơn chữa bệnh, để phòng ngừa được nhiều nguy hiểm thì bạn cần một hệ thống bảo mật vô cùng chắc chắn. Và email tên miền doanh nghiệp chính là một lựa chọn chính xác.
Một trong những tính năng mà email tên miền doanh nghiệp cung cấp là khả năng quản lý thông tin tập trung nhờ tài khoản quản trị theo dõi, kiểm soát luồng thông tin trên mail doanh nghiệp, cũng như dễ dàng tạo, khóa, hay chuyển quyền sử dụng khi có các thay đổi nhân sự xảy ra. Việc quản lý được dữ liệu sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát được những rủi ro có thẻ xảy ra. Bạn còn có thể quản lý nhân viên của mình, có thể cấp quyền hoặc hạn chế nhân viên nếu muốn. Làm như vậy bạn sẽ dễ dàng quản lý được dữ liệu cũng như nhân viên của mình.
4. Email cá nhân không tương thích với nhiều thiết bị gây gián đoạn công việc
Sự lớn mạnh của internet đã xóa nhòa những khái niệm về không gian và thời gian trong công việc khi tạo ra khái niệm về môi trường làm việc di động. Tuy nhiên, để đáp ứng được yếu tố này thì cũng cần phải đảm bảo khả năng làm việc trên nhiều thiết bị kết nối với nhau. Các email cá nhân, email thông thường thường không có sẵn khả năng tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau.
Đối với các công việc quan trọng cần xử lý nhanh chóng, tức thì, các loại email này chắc chắn sẽ không thể đáp ứng được và gây ra sự chậm trễ, gián đoạn. Điều này không những gây thất thoát về kinh tế mà thậm chí còn có thể làm doanh nghiệp rơi vào tình trạng đình trệ, mất uy tín, gây tổn hại nặng nề.
Những điều trên cho thấy doanh nghiệp của bạn đang gặp bất lợi nghiêm trọng nếu chỉ sử dụng email cá nhân để làm việc bởi một hay tất cả các rủi ro trên đều có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Như vậy đã đủ thuyết phục để bạn lựa chọn sử dụng ngay một email tên miền doanh nghiệp chưa nào? Không chỉ giúp Doanh nghiệp trở nên uy tín, chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, đối tác mà email doanh nghiệp còn đảm bảo thông tin được bảo mật, quản lý dễ dàng, tập trung và hỗ trợ nhiều ứng dụng hiện đại.
