Shared drive được nhiều doanh nghiệp tìm hiểu và đăng ký nhiều hiện nay. Bên cạnh My Drive, Google Workspace còn có một không gian lưu trữ dùng chung trên Cloud cho các nhóm, phòng ban trong công ty gọi là Shared Drives, cùng tìm hiểu các thông tin về tính năng đặc biệt này của Google Workspace. Mô hình có thể tạm hiểu như sau: Bạn sẽ cần tạo ra nhiều thư mục, mỗi thư mục cho mỗi nhân viên/ chức năng khác nhau, và phân quyền truy cập cho từng thư mục đó phù hợp với chức năng của công ty bạn. Để dùng được chức năng này, bạn phải đăng ký tối thiểu gói Google Workspace Business Standard
Để xem báo giá Google workspace tốt nhất, quý khách vui lòng truy cập vào đây
Shared drive trong Google Drive
Shared Drives là gì?
Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) với tên gọi cũ là Drive Nhóm hay Team Drives – là một không gian lưu trữ chung cho các nhóm dự án, phòng ban trong công ty có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu nhóm một cách dễ dàng linh hoạt từ bất cứ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào.
Bộ nhớ dùng chung là không gian dùng chung, nơi các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của họ ở mọi nơi, từ mọi thiết bị.
Không giống những file trong Drive của tôi (My Drive), các tệp trong bộ nhớ dùng chung thuộc về nhóm thay vì một cá nhân. Ngay cả khi các thành viên rời đi, các tệp vẫn ở chính xác vị trí của họ để nhóm của bạn có thể tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.
Bộ nhớ dùng chung trong Google Drive dùng được ở gói nào của Google Workspace?
Shared Drives được hỗ trợ ở các phiên bản Business Standard, Business Plus đến Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus) và phiên bản cho giáo dục – G Suite for Education.
Đối với các tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không sử dụng được bộ nhớ dùng chung này.
Bảng giá các gói dùng được Shared Drives của Google Workspace?
bang gia Google Drive
bang gia Google Drive 2
Giới hạn bộ nhớ dùng chung trong Google Drive
Số lượng mục, thành viên và video tải lên hàng ngày mà bạn có thể có trong bộ nhớ dùng chung bị giới hạn.
Tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung
Giới hạn mặt hàng
Một bộ nhớ dùng chung có thể chứa tối đa 400.000 mục, bao gồm các tệp, thư mục và phím tắt. Lưu ý: Giới hạn này dựa trên số lượng mặt hàng, không phải sử dụng bộ nhớ. Chúng tôi khuyên bạn nên giữ các bộ nhớ dùng chung dưới giới hạn nghiêm ngặt. Bộ nhớ dùng chung có quá nhiều tệp có thể khó sắp xếp và tìm kiếm hoặc các thành viên bỏ qua nhiều nội dung.
Nếu bạn là quản trị viên Không gian làm việc của Google, bạn có thể xem bộ nhớ dùng chung gần đến giới hạn mục như thế nào trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của mình. Tìm kiếm “Quản lý bộ nhớ dùng chung” và xem lại cột Giới hạn mặt hàng.
Lồng thư mục và di chuyển
Một thư mục trong bộ nhớ dùng chung có thể có tối đa 20 cấp thư mục lồng nhau. Chúng tôi khuyên bạn nên tránh tạo nhiều thư mục trong một bộ nhớ dùng chung. Các thành viên có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp và tìm kiếm nội dung. Thay vào đó, hãy sắp xếp nội dung thành nhiều bộ nhớ dùng chung.
Khi sử dụng Drive dành cho máy tính để bàn, bạn không thể di chuyển thư mục từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung.
Tải lên bộ nhớ dùng chung
Người dùng cá nhân chỉ có thể tải lên 750 GB mỗi ngày giữa Drive của tôi và tất cả các bộ nhớ dùng chung. Người dùng đạt đến giới hạn 750 GB hoặc tải lên tệp lớn hơn 750 GB không thể tải lên tệp bổ sung vào ngày hôm đó. Quá trình tải lên sẽ hoàn tất. Kích thước tệp riêng lẻ tối đa mà bạn có thể tải lên hoặc đồng bộ hóa là 5 TB.
Không thể thêm một số loại tệp ảo (chẳng hạn như tệp liên kết đến tệp trong hệ thống lưu trữ bên ngoài khác) vào bộ nhớ dùng chung.
Giới hạn thành viên
| Tư cách thành viên | Giới hạn trên mỗi bộ nhớ dùng chung |
| Nhóm | 100 |
| Tổng số thành viên (nhóm và tài khoản cá nhân được thêm làm thành viên) | 600 |
| Tổng số cá nhân (tài khoản cá nhân và thành viên nhóm) | 50.000 |
Trong giới hạn 600 thành viên, tối đa 100 thành viên có thể là nhóm. Ví dụ: nếu bạn thêm 100 nhóm và 100 cá nhân làm thành viên vào bộ nhớ dùng chung, bạn không thể thêm một nhóm khác làm thành viên vì điều đó sẽ vượt quá giới hạn 100 nhóm đối với thành viên bộ nhớ dùng chung. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thêm một cá nhân. Cá nhân mới nâng tổng số thành viên lên 201, thấp hơn giới hạn 600 thành viên.
Nếu ai đó là thành viên của nhiều nhóm là thành viên của bộ nhớ dùng chung, họ chỉ được tính là một cá nhân trong tổng số 50.000 cá nhân.
Giới hạn chia sẻ tệp
Một tệp trong bộ nhớ dùng chung có thể được chia sẻ trực tiếp với tối đa 100 nhóm.
Bộ nhớ dùng chung được liệt kê trong Drive
Drive liệt kê tối đa 1.000 bộ nhớ dùng chung trong điều hướng bên trái. Bạn vẫn có thể truy cập các bộ nhớ dùng chung khác bằng URL trực tiếp hoặc tìm kiếm các tệp và thư mục cụ thể trong bộ nhớ dùng chung.
Lưu ý: Bộ nhớ dùng chung sẽ tự động ẩn đối với các thành viên trong nhóm khi họ đạt đến một số lượng thành viên nhất định. Điều này là để tránh gửi thư rác vào các nhóm lớn có nội dung trên bộ nhớ dùng chung. Điều này xảy ra theo hai cách:
- Nếu bộ nhớ dùng chung được chia sẻ trực tiếp với một nhóm có hơn 1000 người trong đó. Ví dụ: nếu bộ nhớ dùng chung được chia sẻ với một nhóm có 1200 người dùng, đối với 200 người trong số họ, bộ nhớ dùng chung sẽ bị ẩn theo mặc định.
- Nếu một bộ nhớ dùng chung được chia sẻ gián tiếp với hơn 2500 người. Ví dụ: nếu bộ nhớ dùng chung được chia sẻ với 6 nhóm chứa 500 người mỗi nhóm, hành vi là 2500 người đầu tiên được thêm vào (từ 5 nhóm 500 người đầu tiên), sẽ thấy bộ nhớ dùng chung, nhưng sau đó bộ nhớ dùng chung sẽ ẩn đối với nhóm cuối cùng gồm 500 người vì họ đã được thêm vào vượt quá giới hạn 2500.
Mua bộ nhớ dùng chung (Share Drive) giá rẻ uy tín tại đây!
Mong rằng bài viết giúp các bạn biết thêm nhiều tín năng của Share Drive để áp dụng và công việc hiệu quả hơn nhé!
