Quản lý kho hàng hiệu quả là một phần quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp, giúp bạn theo dõi lượng hàng tồn kho, kiểm soát số lượng nhập xuất và dự đoán nhu cầu trong tương lai. Nếu bạn vẫn đang loay hoay đi tìm kiếm cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, thì đừng bỏ lỡ những mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí mới nhất dưới đây nhé.
mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí mới nhất
Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Mẫu Quản Lý Kho Bằng Excel
- Tiết Kiệm Thời Gian: Các mẫu sẵn có giúp bạn nhanh chóng thiết lập hệ thống quản lý kho mà không cần phải xây dựng từ đầu.
- Dễ Dàng Tùy Chỉnh: Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh các mẫu để phù hợp với nhu cầu và quy trình cụ thể của doanh nghiệp.
- Chi Phí Thấp: Nhiều mẫu miễn phí giúp bạn tiết kiệm chi phí thay vì phải mua phần mềm quản lý kho đắt tiền.
Tải Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí, đơn giản
Mẫu file excel quản lý theo danh mục mặt hàng
Trước tiên, khi bạn muốn quản lý kho của cửa hàng mình, bạn cần liệt kê các sản phẩm mà cửa hàng nhập về trước, vì vậy trong file excel quản lý kho bạn cần tạo sheet “Danh mục sản phẩm”.
Phần danh mục sản phẩm này sẽ giúp bạn quản lý thông tin hàng hóa và trong phần này cần có những trường thông tin như:
- Số thứ tự
- Tên sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Ghi chú (nếu cần)
Tải mẫu file tại đây: File quản lý kho
Mẫu file excel quản lý kho theo bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa
Trường thông tin thứ 2 trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí là bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa. Mọi giao dịch xuất nhập kho bạn cần lưu vào file này. Các thông tin trong file quản lý kho này cần có, bao gồm:
- Số thứ tự
- Ngày/tháng
- Số chứng từ (nếu cần)
- Mã sản phẩm
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Giá vốn
Tùy vào nhu cầu của mỗi người quản lý và của từng cửa hàng mà bạn có thêm thêm hoặc lược bớt đi các trường thông tin để quản lý phù hợp hơn cho cửa hàng của mình.
Tải mẫu file tại đây: File quản lý kho
Mẫu file excel quản lý kho theo báo cáo tồn kho
Dựa trên các file quản lý kho bên trên, bạn sẽ lập thêm một file để báo cáo tồn kho, file này giúp bạn nhận biết được trong ngày, trong tuần, hay tháng hàng hóa của cửa hàng như thế nào. Báo cáo tồn kho cũng là cách để chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế của cửa hàng mình, sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không bán chạy, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý hơn.
Trong file excel quản lý kho báo cáo này bạn cần các trường thông tin như:
- Xuất trong kỳ
- Nhập trong kỳ
- Tồn cuối kỳ
Tải mẫu file tại đây: File quản lý kho
Mẫu file Excel cơ bản
Mẫu file Excel này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, lẻ, bao gồm các trường thông tin cơ bản sau: Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, giá vốn, giá bán.
Tải mẫu file: tại đây
Bảng tổng hợp Nhập – xuất tồn, chi tiết vật tư, phiếu nhập kho
Là mẫu file quản lý kho chi tiết hơn, bao gồm các thông tin sau: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn cuối kỳ… Mẫu file này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cần quản lý chặt chẽ tình trạng xuất nhập tồn kho.
Tải mẫu file: tại đây
Cách tạo file excel quản lý kho đơn giản
Ngoài việc sử dụng các mẫu file excel quản lý kho được Sapo chia sẻ ở trên, các nhà bán hàng hoàn toàn có thể tự tạo một file để quản lý theo nhu cầu riêng của mình với các bước vô cùng đơn giản như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng Excel, sau đó chọn tạo một tệp mới.
- Bước 2: Điền các thông tin cần quản lý theo mong muốn của người tạo và nhập dữ liệu như các thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, số lượng nhập kho – xuất kho,…
Chủ shop có thể tạo thêm nhiều sheet trong cùng một file excel để phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau.Thông tin cụ thể như sau:
- Sheet HOME: Nhập các thông tin chung về doanh nghiệp, thời gian bắt đầu sử dụng file Excel.
- Sheet CATEGORY: Bảng này bao gồm các thông tin về mặt hàng, bao gồm: tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng đầu kỳ, nhà cung cấp, địa chỉ.
- Sheet IMPORT: Nhập đầy đủ các thông tin về hoạt động nhập kho như đơn vị cung cấp, thời gian, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá mặt hàng, tổng số tiền, mã & địa chỉ nhà cung cấp (tùy chọn), số voucher (tùy chọn), số điện thoại (tùy chọn), ghi chú bổ sung (tùy chọn).
- Sheet EXPORT: Nhập các thông tin về hoạt động xuất kho, bao gồm thời gian, tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng, giá cả, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên và mã khách hàng), địa chỉ, số điện thoại, số chứng từ, các ghi chú khác.
- Sheet REPORT: Cột này phải chứa thông tin cần thiết và phù hợp với loại báo cáo. Thông tin sẽ bao gồm:
- Báo cáo xuất nhập bao gồm các thông tin sau: tên mặt hàng, số lượng mặt hàng nhập, số lượng mặt hàng xuất, và số lượng tồn kho cuối kỳ.
- Báo cáo bán hàng bao gồm các thông tin sau: tên mặt hàng, số lượng hàng bán, và doanh thu bán hàng.
Một số hàm thường được sử dụng trong excel, hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn:
| Tên hàm | Công thức | Cách sử dụng |
| Hàm SUM | =SUM(Number1; Number 2;…) | Tính tổng từ 2 ô dữ liệu trở lên |
| Hàm SUMIF | =SUMIF(Range;Criteria; [Sum_Range]) | Tính tổng từ 2 ô dữ liệu trở lên dựa vào 1 điều kiện |
| Hàm COUNT | =COUNT(Value1;Value2;…) | Đếm tổng số ô/số giá trị |
| Hàm COUNTIF | =COUNTIF(Range;Criteria) | Đếm tổng số ô thống kê dựa trên một điều kiện |
| Hàm AVERAGE | =AVERAGE(Number1;[Number2];…) | Tính trung bình cộng |
Ưu nhược điểm sử dụng mẫu file quản lý kho bằng Excel
Ưu điểm
- Tiết Kiệm Chi Phí:
- Mẫu miễn phí giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí so với việc mua phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
- Dễ Sử Dụng:
- Excel là phần mềm phổ biến và quen thuộc với nhiều người, giúp dễ dàng tạo và chỉnh sửa các bảng tính.
- Tùy Chỉnh Linh Hoạt:
- Người dùng có thể tự do tùy chỉnh các mẫu để phù hợp với quy trình và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Phân Tích Dữ Liệu:
- Excel cung cấp nhiều công cụ phân tích dữ liệu như biểu đồ, bảng tổng hợp (Pivot Table), giúp theo dõi hiệu suất kho hàng dễ dàng hơn.
- Dễ Dàng Chia Sẻ:
- Các file Excel có thể dễ dàng chia sẻ qua email hoặc lưu trữ trên đám mây, giúp đội ngũ quản lý dễ dàng truy cập thông tin.
Nhược điểm
- Giới Hạn Về Tính Năng:
- Mẫu Excel có thể không cung cấp đầy đủ tính năng như các phần mềm chuyên dụng, chẳng hạn như quản lý đơn hàng tự động hay theo dõi theo thời gian thực.
- Khả Năng Sai Sót:
- Do tính chất thủ công, việc nhập dữ liệu có thể dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến độ chính xác của thông tin quản lý kho.
- Không Thích Hợp Cho Quy Mô Lớn:
- Đối với doanh nghiệp lớn với lượng hàng hóa lớn, Excel có thể trở nên khó quản lý và kém hiệu quả.
- Yêu Cầu Kỹ Năng Sử Dụng:
- Mặc dù Excel phổ biến, nhưng không phải ai cũng có kỹ năng để sử dụng các công cụ nâng cao hoặc tạo công thức phức tạp.
- Thiếu Tính Năng Bảo Mật:
- File Excel có thể dễ dàng bị truy cập và chỉnh sửa bởi những người không có quyền, làm giảm tính bảo mật của dữ liệu.
Trên đây là mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí mới nhất cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của chúng tôi, bạn sẽ biết cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, tạo được mẫu file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của mình.
