Doanh nghiệp nên chọn SharePoint hay OneDrive?

OneDrive và SharePoint là hai công cụ mạnh mẽ và phổ biến của Microsoft, được thiết kế để tối ưu hóa khả năng quản lý tài liệu, cộng tác và giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, do cả hai đều cung cấp giải pháp lưu trữ dựa trên nền tảng đám mây, nên nhiều người thường nhầm lẫn giữa chúng.

Vậy, chính xác thì OneDrive và SharePoint được sử dụng cho mục đích gì và sự khác biệt giữa chúng là gì? Quan trọng hơn, công cụ nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn?

SharePoint là gì?

SharePoint là một nền tảng đa năng được các tổ chức và doanh nghiệp sử dụng rộng rãi để xây dựng các trang web nội bộ, tạo ra một không gian tập trung cho việc lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu, tệp và thông tin cập nhật liên quan đến hoạt động của công ty.

Có thể coi SharePoint như một trung tâm điều phối thông tin, nơi mà nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào các dữ liệu quan trọng, theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ và nhận các thông báo chính thức từ công ty. Nhờ đó, SharePoint trở thành một công cụ không thể thiếu, góp phần xây dựng một lực lượng lao động kết nối chặt chẽ và luôn được cập nhật thông tin kịp thời.

Ưu điểm nổi bật của SharePoint là khả năng hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép người dùng làm việc và cộng tác trên các tài liệu cùng nhau trong thời gian thực, từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này biến SharePoint thành một giải pháp lý tưởng và mạnh mẽ cho các doanh nghiệp có nhu cầu cộng tác liền mạch giữa nhiều địa điểm địa lý khác nhau.

SharePoint được sử dụng để làm gì?

SharePoint được thiết kế để phục vụ hai mục đích chính trong môi trường doanh nghiệp:

• SharePoint Online Team Sites (Các site nhóm trực tuyến): Đây là các site nội bộ được xây dựng nhằm mục đích tối ưu hóa việc chia sẻ tệp và cộng tác giữa các thành viên. Tại đây, nhân viên có thể cùng nhau làm việc trên các tài liệu và dự án trong thời gian thực, bất kể họ đang làm việc độc lập hay phối hợp theo nhóm. Điều này giúp tăng cường tính tương tác và hiệu quả làm việc nhóm.
• SharePoint Communication Sites (Các site giao tiếp): Các site này thường được sử dụng bởi các cấp quản lý, từ giám đốc điều hành đến ban lãnh đạo, với mục đích truyền đạt các thông tin cập nhật quan trọng đến toàn bộ nhân viên hoặc một nhóm nhân viên được chỉ định. Nhờ đó, quá trình giao tiếp trong toàn bộ công ty được diễn ra một cách trôi chảy, minh bạch và hiệu quả.

Lợi ích của SharePoint

SharePoint mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc cộng tác, quản lý tài liệu và bảo mật. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Các công cụ cộng tác nâng cao cho nhóm

Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc, doanh nghiệp có thể tập trung mọi hoạt động cộng tác trong SharePoint. Một ví dụ điển hình là tính năng Bảng trắng kỹ thuật số (Whiteboard), cho phép các thành viên trong nhóm cùng nhau động não, hình dung các yếu tố của dự án và chia sẻ ý tưởng theo thời gian thực. Tính năng này giúp tăng cường sự sáng tạo, minh bạch và hiệu quả trong các cuộc thảo luận nhóm. Ngoài ra, SharePoint còn cung cấp nhiều công cụ cộng tác khác như danh sách nhiệm vụ, lịch nhóm, và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft 365.

Lưu trữ tài liệu tập trung với kiểm soát phiên bản

SharePoint cung cấp một kho lưu trữ tài liệu tập trung, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng phân tán dữ liệu, mất mát tệp tin và duy trì một quy trình làm việc có tổ chức. Hệ thống kiểm soát phiên bản tự động ghi lại mọi thay đổi đối với tài liệu, cho phép bạn theo dõi lịch sử chỉnh sửa, xem chính xác nội dung đã được cập nhật và dễ dàng khôi phục lại các phiên bản trước đó nếu cần. Thậm chí, trong trường hợp tệp bị xóa do nhầm lẫn, tính năng sao lưu và khôi phục của SharePoint vẫn cho phép bạn khôi phục dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Kiểm soát quyền truy cập và bảo mật

SharePoint được trang bị các tính năng bảo mật mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm. Bạn có thể dễ dàng phân quyền cho người dùng, quy định ai được phép xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống một tài liệu hoặc trang web nội bộ cụ thể. Điều này đảm bảo rằng thông tin bí mật của công ty luôn được bảo mật an toàn. Các tính năng bảo mật khác như xác thực người dùng (multi-factor authentication) và mã hóa dữ liệu (encryption) giúp tăng cường lớp bảo vệ cho các tệp tin và ngăn chặn truy cập trái phép.

One Drive là gì?

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây được cung cấp bởi Microsoft, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của cả người dùng cá nhân và các tổ chức, doanh nghiệp. Mặc dù thường được liên tưởng đến việc lưu trữ các tệp tin cá nhân, OneDrive cũng sở hữu những tính năng vượt trội, biến nó trở thành một công cụ hữu ích và hiệu quả cho môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa đang ngày càng phổ biến.

Thông qua OneDrive, người dùng có khả năng lưu trữ nhiều loại tệp khác nhau, từ các tài liệu văn bản, bản thuyết trình, hình ảnh đến các tệp video và nhiều định dạng dữ liệu khác, tất cả đều được tập trung tại một vị trí an toàn và bảo mật trên nền tảng đám mây.

>> Tìm hiểu thêm: Cách cài đặt và sử dụng OneDrive

OneDrive được sử dụng để làm gì?

Tính năng nổi bật và hấp dẫn nhất của OneDrive chính là khả năng truy cập linh hoạt. Các tệp được lưu trữ trên OneDrive có thể được chia sẻ một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua việc tạo liên kết, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên cộng tác hiệu quả, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa.

Hơn nữa, OneDrive được tích hợp liền mạch với các ứng dụng trực tuyến của Microsoft như Word, Excel và PowerPoint, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và làm việc trực tiếp trên các tài liệu ngay trong môi trường đám mây mà không cần phải tải xuống hay tải lên phức tạp.

Lợi ích của OneDrive

OneDrive mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, đặc biệt là trong việc truy cập, chia sẻ, đồng bộ và bảo vệ dữ liệu. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Truy cập tệp từ bất kỳ đâu có internet

Với nền tảng dựa trên đám mây, OneDrive cho phép người dùng truy cập vào tệp của mình từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh, miễn là có kết nối internet. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi tối đa, cho phép bạn làm việc mọi lúc mọi nơi.

Tích hợp liền mạch với Microsoft 365

Là một phần không thể thiếu của hệ sinh thái Microsoft 365, OneDrive được tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook… Sự tích hợp này giúp nâng cao năng suất bằng cách đơn giản hóa việc chia sẻ, cộng tác và làm việc trên các tệp trên nhiều nền tảng và thiết bị. Ví dụ, bạn có thể mở một tệp Word được lưu trên OneDrive trực tiếp từ ứng dụng Word trên máy tính, chỉnh sửa và lưu lại, mọi thay đổi sẽ được đồng bộ tự động.

Sao lưu và đồng bộ hóa tự động

OneDrive tự động lưu lại các thay đổi vào tệp, giúp giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu do sự cố phần cứng, phần mềm hoặc do người dùng vô tình xóa. Tính năng đồng bộ hóa tự động đảm bảo rằng công việc của bạn luôn được cập nhật trên tất cả các thiết bị đã được kết nối với tài khoản OneDrive, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các thiết bị mà không lo mất dữ liệu hoặc phải sao chép thủ công.

SharePoint vs OneDrive: Lựa chọn nào phù hợp với doanh nghiệp?

SharePoint so với OneDrive for Business

Cả SharePoint và OneDrive đều là những công cụ hữu ích cho doanh nghiệp, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. SharePoint tập trung vào việc tăng cường cộng tác nhóm và giữa các phòng ban, trong khi OneDrive lý tưởng cho việc lưu trữ tệp cá nhân và chia sẻ riêng lẻ. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai nền tảng này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.

Dưới đây là so sánh chi tiết hơn về SharePoint và OneDrive for Business:

Tại sao nên chọn SharePoint cho doanh nghiệp?

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện cho việc giao tiếp trong toàn công ty và cộng tác nhóm hiệu quả, SharePoint chính là công cụ lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn. SharePoint mang đến nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

• SharePoint cho cộng tác nhóm: Bằng cách cung cấp một môi trường kỹ thuật số tập trung duy nhất cho các nhóm cộng tác, SharePoint loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng nhiều công cụ của bên thứ ba, từ đó hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện đáng kể năng suất. Thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau, nhân viên có thể làm việc, giao tiếp và chia sẻ thông tin ngay trong một nền tảng duy nhất.
• Quản lý tài liệu với SharePoint (SharePoint Document Management): Các tính năng quản lý tài liệu mạnh mẽ và khả năng kiểm soát phiên bản của SharePoint giúp doanh nghiệp duy trì một quy trình làm việc có tổ chức và hiệu quả. Đồng thời, nó đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào phiên bản tài liệu mới nhất, tránh nhầm lẫn và sai sót do sử dụng các phiên bản cũ. Tính năng này đặc biệt quan trọng đối với các dự án phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều thành viên.
• Khả năng mở rộng của SharePoint (SharePoint Scalability): Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, SharePoint có thể dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Bạn có thể thêm người dùng, công cụ và khả năng mới một cách linh hoạt khi cần thiết, đảm bảo rằng nền tảng luôn đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian khi không cần phải chuyển sang một hệ thống mới khi quy mô phát triển.

Adtimin hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp SharePoint hoặc OneDrive như thế nào?

Với tư cách là Đối tác chính thức của Microsoft, Adtimin sở hữu kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm dày dặn để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình tích hợp và đảm bảo các công cụ SharePoint hay OneDrive được triển khai phù hợp nhất với nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp bạn.

Hãy liên hệ với các chuyên gia của Adtimin ngay hôm nay để được tư vấn về việc triển khai các sản phẩm Microsoft 365 Business vào doanh nghiệp của bạn.