Cách viết email chuẩn chuyên nghiệp nhất

Email chính là một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Tuy nhiên có nhiều người chưa biết cách viết email chuẩn là như thế nào? Vì vậy, bài viết dưới đây của JobsGo sẽ hướng dẫn bạn chi tiết nhất để áp dụng hiệu quả.

Cách viết email chuẩn nhất hiện nay

Hãy cùng tìm hiểu:

• Cấu trúc chuẩn của mẫu email chuyên nghiệp
• Cách viết email chuyên nghiệp
• 5 mẫu email chuyên nghiệp

Việc nắm được cách viết email chuyên nghiệp vô cùng cần thiết và là yêu cầu mặc định của hầu hết các doanh nghiệp đối với mọi cấp bậc, vị trí công việc. Một ví dụ điển hình là việc các bạn sinh viên sắp/mới ra trường cần gửi CV qua email xin việc. Bên cạnh những ứng dụng hòm mail điện tử thông dụng như Outlook, Yahoo, v.v. thì việc sử dụng Gmail chuyên nghiệp cũng được các doanh nghiệp đánh giá cao.

Email cũng được sử dụng thường xuyên với tính chất cá nhân nhưng trong bài viết này, Adtimin chỉ tập trung về cách viết email chuyên nghiệp trong môi trường công sở.

1. Địa chỉ email

Điều đầu tiên để viết email chuyên nghiệp là một địa chỉ email chuẩn chỉnh. Bạn có thể dễ dàng tạo email công việc miễn phí với Google để sử dụng, tránh lẫn lộn với email cá nhân.

Lưu ý: Nên sử dụng tên thật để làm địa chỉ email, tránh biệt danh hoặc số điện thoại nhé!

2. Tiêu đề email

Cách viết email trong công việc hiệu quả cần bắt đầu bằng tiêu đề email phải đảm bảo súc tích, ngắn gọn. Bạn cần thể hiện được ý chính của toàn bộ nội dung bạn muốn truyền tải trong tiêu đề này. Bạn có thể sử dụng các keyword nêu bật được thứ quan trọng và dễ gây chú ý. Nếu viết tiêu đề email không chuẩn sẽ dễ gây hiểu nhầm hay khó đạt được sự chú ý của người nhận, từ đó email công việc của bạn dễ bị bỏ qua, hoặc họ sẽ cảm thấy không quan trọng mà xóa bỏ.

• Nếu là email khẩn cấp, có thể mở đầu bằng in hoa và để trong ngoặc, ví dụ (GẤP), [QUAN TRỌNG], | KHẨN |. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng nếu trong trường hợp không quá cần thiết, tránh gây ảnh hưởng đến việc duyệt email của người nhận.
• Nếu nội dung email đề cập đến các hồ sơ hoặc có các mã theo dõi, đừng ngần ngại đưa vào tiêu đề email. Điều này giúp cho việc tìm kiếm và theo dõi dễ dàng hơn, thể hiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.

3. Nội dung chính

Phần nội dung chính trong một email chuyên nghiệp cần bao gồm các mục và thông tin sau:

• Lời chào: Tùy vào hoàn cảnh mà lời chào có thể sử dụng các cách như sau:
  • Kính chào anh/chị,
  • Xin chào anh/chị,
  • Hi (tên người nhận),
  • Dear anh/chị hoặc (tên người nhận),
• Mục đích viết email: Dùng gạch đầu dòng để chia nhỏ các ý chính, hoặc sử dụng câu văn ngắn gọn, súc tích. Có thể sử dụng xuống dòng để tách các nội dung khác nhau trong cùng một email để giúp người đọc dễ theo dõi hơn.
• Lời cảm ơn: Bạn có thể tham khảo các mẫu email chuyên nghiệp dưới đây:
  • Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email này, mong có sự phản hồi sớm từ phía anh/chị.
  • Mong rằng những vấn đề tôi đề cập phía trên đều rõ ràng, nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, đừng ngần ngại trả lời lại email này của tôi.
  • Mong anh chị sẽ nhận được email này và phản hồi chúng tôi sớm nhất có thể.

4. Chữ ký email

Rất nhiều bạn khi lập email công việc mắc phải thiếu sót: không tạo chữ ký email. Đây là điều tối kỵ vì khi nhìn vào chữ ký email chuyên nghiệp, người nhận sẽ đánh giá được sự nghiêm túc và phần nào thể hiện tác phong làm việc chỉn chu.

Nhất là với những bạn đang xin việc và gửi CV cho nhà tuyển dụng qua email, cần đặc biệt lưu ý tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ mọi thông tin. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi họ duyệt hồ sơ, và cũng có thể tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với doanh nghiệp. Vì vậy, cách gửi email đôi khi cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc hoặc trong quá trình xin việc rất nhiều.

✅ Sử dụng ngôn từ trang trọng, lịch sự

Một email chuẩn chỉnh nhất định phải đến từ văn phong và cách sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch sự. Càng cần lưu ý khi viết email cho sếp, đối tác, khách hàng, v.v., vì họ sẽ đánh giá thái độ và phần nào khả năng của bạn thông qua cách viết email chuyên nghiệp hay không.

✅ Kiểm tra file đính kèm

Cách gửi email thể hiện sự chuyên nghiệp là luôn kèm file đính kèm đúng với những gì đã trình bày. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên đặt tiêu đề file sao cho dễ phân biệt và người nhận cũng dễ theo dõi. Ngoài ra, nhiều mail quên file đính kèm cũng dễ gây mất thời gian cho người nhận như gửi báo cáo công việc cần thiết cho buổi họp các sếp tổng, hoặc gây cản trở cho việc xử lý hồ sơ, v.v.

Chèn nội dung chuẩn vào email giúp mail của bạn chuyên nghiệp hơn

✅ Trình bày rõ ràng, mạch lạc

Việc trình bày email công việc một cách khoa học sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được thông tin quan trọng và ý chính mà bạn muốn truyền tải. Nếu nội dung thư dài và nhiều chủ đề, bạn có thể chia cấu trúc email thành các phần chính với những ý rõ ràng và sử dụng các từ nối sao cho logic.

✅ Hạn chế viết tắt, lưu ý lỗi chính tả

Việc viết tắt sẽ có thể thông cảm nếu bạn viết email cho người quen hoặc mục đích cá nhân, nhưng nên hạn chế viết tắt nếu là email công việc. Ngoài ra, cũng cần kiểm soát lỗi đánh máy, lỗi chính tả, những lỗi nhỏ này dễ gây thiếu chuyên nghiệp.

✅ Luôn đọc lại email trước khi gửi

Thói quen này sẽ giúp email của bạn tránh được những lỗi đã đề cập phía trên, từ đó email sẽ luôn đảm bảo sự chuyên nghiệp, chỉn chu; cũng như là để người đọc nhanh chóng nắm được thông tin cần thiết.

🔖 Mẫu email gửi sếp

🔖 Mẫu email gửi đối tác

🔖 Mẫu email gửi khách hàng

🔖 Mẫu email giới thiệu sản phẩm

🔖 Mẫu email xin nghỉ việc

Mẫu email gửi lời cảm ơn

Mẫu gửi email cho khách hàng sử dụng ngay khi họ mua hàng, ngày kỷ niệm của họ với công ty, khi họ giới thiệu khách hàng khác cho bạn,… Trong email cảm ơn, bạn đừng nên cố gắng tận dụng bán hàng mà chỉ nên đơn giản nó là cơ hội giúp bạn gắn bó thân thiết hơn với khách hàng. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ  email business của Adtimin để gửi email cho khách hàng của mình nhé. 

Mẫu email gửi lời cảm ơn

Mẫu gửi email khảo sát

 Mỗi bảng khảo sát bạn gửi email cho khách hàng cần có những câu hỏi cung cấp cấp dữ liệu giá trị cho công ty bạn. Một số khảo sát gửi cho khách hàng như: đánh giá mức độ hài lòng, đặc điểm nhân khẩu học,…

Thường khách hàng nhìn thấy liên kết đến một bảng câu hỏi thì rất có thể họ sẽ đóng email ngay lập tức. Vì thế, bạn nên khéo léo kích thích họ tham gia bằng cách đề cập một cách ngắn gọn và có ích cho công ty bạn. Bạn có thể sử dụng lời “cảm ơn trước” để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng tới họ.

Mẫu gửi email khảo sát

Mẫu email gửi cho khách hàng khi nhận phải hồi tiêu cực

Những phản hồi của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ là điều rất tốt với công ty, đặc biệt là các lời nhận xét góp ý xây dựng nhằm giúp chúng ta cải tiến chất lượng tốt hơn. Vì thế, đầu tiên bạn cần bình tĩnh, thả lỏng người và suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi trả lời email phản hồi cho khách.

Để làm nguôi đi cơn giận của khách hàng, bạn cần trả lời email càng sớm càng tốt, xin lỗi vì những trải nghiệm tiêu cực họ đã trải qua. Đặc biệt là bạn cần thừa nhận lỗi, giải thích vấn đề và cuối cùng hãy tặng khách hàng chương trình ưu đãi, giảm giá, hoàn trả sản phẩm lỗi.

Mẫu email gửi cho khách hàng khi nhận phải hồi tiêu cực

Mẫu gửi email cho khách hàng về khiếu nại

Sự khiếu nại, phàn nàn của khách hàng không hẳn là một điều xấu. Bạn hãy xem đây là một cơ hội để biến một khách hàng phàn nàn thành một khách hàng hài lòng và trở thành khách hàng thân thiết, điều này sẽ giúp công ty bạn xây dựng uy tín rất tốt.

Khi khách hàng đã dành thời gian viết email phản hồi thì bạn cũng nên làm như vậy. Quan trọng bạn cần lịch sự, tôn trọng khách hàng ngay cả khi khiếu nại làm bạn thất vọng.

Mẫu gửi email cho khách hàng về khiếu nại

Mẫu gửi email cho khách hàng theo dõi dịch vụ

Khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn cung cấp có thể họ không mong đợi được theo dõi thường xuyên nhưng nếu bạn làm điều này sẽ được họ đánh giá cao hơn, tin tưởng hơn. Ngoài ra, điều này không chỉ giúp công ty bạn bán hàng mà còn thúc đẩy quan hệ khách hàng thêm bền chặt.

Mẫu gửi email cho khách hàng theo dõi dịch vụ

Mẫu gửi email cho khách hàng về hỗ trợ kỹ thuật

Mẫu email gửi cho khách hàng về hỗ trợ kỹ thuật thường để xử lý các vấn đề không quá khẩn cấp. Nó giúp bạn có được nhiều thông tin hơn để xử lý trường hợp này vì khách hàng có thể dành thời gian viết ra những câu trả lời thấu đáo cho các câu hỏi của bạn. Bạn nên tận dụng để đặt một số câu hỏi chuyên sâu trong email để tìm ra các giải pháp hiệu quả nhất. 

Mẫu gửi email cho khách hàng về hỗ trợ kỹ thuật

Mẫu email gửi giữ liên lạc

Nếu bạn để mất một khách hàng thân thiết, trung thành với công ty trong một thời gian. Bởi để có một khách hàng trung thành công ty bạn đã phải bỏ ra rất nhiều chi phí, công sức và thời gian chăm sóc.

Chính vì thế, bạn nên thường xuyên quan tâm và liên tục giúp họ giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm/dịch vụ của mình. Thật tuyệt vời khi họ quay lại với bạn và luôn ủng hộ các sản phẩm/dịch vụ công ty cung cấp và không ngại giúp bạn marketing với bạn bè, người thân. 

Mẫu email gửi giữ liên lạc với khách hàng

Mẫu gửi email chào mừng cho khách hàng

Gửi một email chào mừng mỗi khi một khách hàng đăng ký, mua sản phẩm lần đầu hoặc thuê bao mới là điều rất cần thiết. Tuy nhiên, qua mỗi ngày dữ liệu data khách hàng của công ty ngày càng lớn vì thế bạn hãy đảm bảo rằng không bỏ sót, không gửi email cho bất kỳ một khách hàng nào.

Việc này giúp khách hàng làm quen với công ty và email được cá nhân sẽ cho họ thấy họ được tôn trọng, quan tâm. Đây sẽ là cơ hội tốt để bạn gửi thêm các thông tin về sản phẩm/dịch vụ hữu ích với nhu cầu của họ.

Mẫu gửi email chào mừng cho khách hàng

Mẫu gửi email cho khách xác nhận đơn hàng

Gửi email xác nhận đơn hàng mục đích giúp khách hàng xác nhận lại các thông tin nhận hàng và số tiền, báo hiệu hiệu cho họ thấy đơn hàng đã được xử lý. Bên cạnh đó, email xác nhận còn có thể tạo lòng trung thành của khách hàng, nâng cao nhận thức về sản phẩm/dịch vụ và điều hướng người dùng đến trang bạn muốn.

Thực tế cho thấy, tỷ lệ mở thư xác nhận đơn hàng đến 70% vì thế bạn không nên bỏ qua cơ hội này để thu hút khách hàng. 

Mẫu gửi email cho khách hàng mời tham gia sự kiện

Thông thường email gửi tham gia sự kiện thường được viết theo hai dạng. Bạn có thể đi thẳng vào vấn đề hoặc viết một cách lôi kéo và uyển chuyển. Với cách viết trực tiếp vào vấn đề, bạn thậm chí không cần phải viết câu chào, nội dung viết thẳng vào vấn đề chính, biểu đạt đầy đủ ý. Bạn đừng viết ngắn gọn đến sơ sài nha.

Còn với cách viết gián tiếp, viết dài hơn thì bạn cần chú ý tránh viết quá dài dòng khiến người nhận cảm thấy chán nản khi đọc.

Kết luận

Như vậy, dù ở trong hoàn cảnh và đang làm công việc gì thì việc nắm được cách viết email là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Adtimin hy vọng những mẫu email chuyên nghiệp trên đã giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích khi đi làm!