Gmail bị đầy không nhận được mail khiến công việc của bạn bị gián đoạn, trì trệ. Đây là điều rất nhiều người gặp phải khi dung lượng lưu trữ Gmail miễn phí dung lượng 15GB. Hoặc bạn đang dùng gói Google Workspace Business Starter dung lượng 30GB nhưng dung lượng lưu trữ vượt quá mức cho phép. Dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu nguyên nhận Gmail bị đầy và cách giải phóng dung lượng hiệu quả, nhanh chóng nhất nhé!
Gmail bị đầy
Nguyên nhân Gmail bị đầy không nhận được mail
Hiện nay Gmail đóng vai trò rất quan trọng để lưu trữ thông tin, dữ liệu. Có rất nhiều gói Gmail được cung cấp hiện nay. Nhưng phần lớn các bạn đang dùng Gmail cá nhân (Gmail miễn Phí 15GB) Hoặc dùng gói Google Workspace Business Starter dung lượng 30GB. Với nhu cầu lưu file, hình ảnh video dung lượng lớn thì 2 gói này khó đáp ứng được nhu cầu của bạn.
Ngoài ra, bạn lưu trữ dữ liệu qua từng năm dẫn đến dung lượng cộng dồn nhưng không nâng cấp hoặc không mua thêm dung lượng.
Cách giải phóng dung lượng để khắc phục Gmail bị đầy
Xóa các tệp tin đính kèm trong Gmail
Các tệp đính kèm như PDF, Word, Excel… trong các email bạn nhận được hay email bạn gửi đi luôn chiếm một phần dung lượng lớn trong bộ nhớ lưu trữ của Gmail. Để giải phóng dung lượng Gmail, bạn nên xóa các tệp đính kèm trong email không còn sử dụng nữa.
Hướng dẫn nhanh
Nhập tìm kiếm filename:PDF > Nhấn chuột phải vào mail chứa tệp đính kèm > Chọn Xóa.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở Gmail, tại thanh tìm kiếm nhập lệnh filename kèm định dạng file ví dụ như: filename:PDF. Bạn có thể thay đổi tên tệp PDF bằng các định dạng khác như: mp3, MP4, jpg,…
Giai phong dung luong
Bước 2: Nhấn chuột phải vào các email chứa tệp đính kèm không sử dụng và chọn Xóa.
Giai phong dung luong
Tìm Kiếm File theo kích thước trong Gmail để xóa
Gmail hỗ trợ bạn tìm kiếm file theo kích thước để biết được tệp đính kèm nào đang chiếm nhiều dung lượng. Sau đó, bạn hãy lựa chọn và xóa các tệp đính kèm có dung lượng lớn trong Gmail không sử dụng nữa để giải phóng dung lượng Gmail.
Hướng dẫn nhanh
Gõ tìm kiếm Larger:1MB > Nhấn chuột phải vào mail chứa tệp đính kèm > Chọn Xóa.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Tại giao diện Gmail trên thanh tìm kiếm nhập mã lệnh Larger kèm dung lượng cụ thể, ví dụ: Larger:1MB hoặc thay đổi dung lượng theo ý muốn của bạn.
Giai phong dung luong
Bước 2: Nhấn chuột phải vào các email chứa tệp đính kèm có dung lượng lớn> Chọn Xóa.
Giai phong dung luong
Dọn thùng rác và thư mục Spam
Thư mục thùng rác và thư mục Spam chiếm rất nhiều dung lượng của Gmail. Gmail vẫn hỗ trợ người dùng tự động xóa thư trong thùng rác sau 30 ngày. Tuy nhiên, nếu dung lượng email đã đầy, bạn hãy vào dọn thùng rác và các thư mục Spam ngay nhé!
Hướng dẫn nhanh
Gõ tìm kiếm in:spam hoặc in:trash > Xóa thư trong hai thư mục này.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Tại giao diện Gmail trên thanh tìm kiếm nhập mã lệnh in:spam trên thanh công cụ để tìm thư mục Spam hoặc lệnh in:trash để xóa thư mục trong thùng rác.
Giai phong dung luong
Bước 2: Chọn tất cả các thư chọn Xóa vĩnh viễn.
Giai phong dung luong
Giải phóng dung lượng Gmail bằng cách xóa email cũ, email đã đọc, email không quan trọng
Sau khi thực hiện 3 cách trên, dung lượng Gmail trống không được giải phóng nhiều thì bạn hãy thực hiện thêm cách xóa các email cũ và email đã đọc. Bạn hãy mở thư mục này, sau đó lọc các email cũ và đã đọc mà không quan trọng, không sử dụng nữa và xóa những email này đi.
Hướng dẫn nhanh
Gõ tìm kiếm older_than:1y > Chọn thư đã đọc, không quan trọng > Chọn Xóa.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Tại giao diện Gmail trên thanh tìm kiếm nhập mã lệnh older_than:1y trên thanh công cụ để tìm các thư cũ trong vòng 1 năm. Ký hiệu 1y nghĩa là 1 năm, bạn có thể thay thành các ký hiệu khác như: 1m (1 tháng), tương tự: w= week: tuần, d= day kèm theo 1 số bất kỳ.
Giải phóng năng lượng Gmail
Bước 2: Chọn thư đã đọc, không quan trong > Chọn Xóa.
Giải phóng dung lượng Gmail
Sử dụng Google Photos để lưu hình ảnh, video
Hình ảnh chất lượng cao chiếm rất nhiều bộ nhớ lưu trữ. Thay vì lưu trữ ảnh trên Drive các bạn có thể chuyển ảnh qua Google Photos.
Google Photos cho phép bạn sao lưu mỗi hình ảnh có kích thước lên tới 16MB và chất lượng HD lên tới 1080p.
Sử dụng các công cụ trực tuyến của Google
Các tập tin như file Word, file Excel dưới định dạng offline chiếm khá nhiều dung lượng. Bạn hãy chuyển các file này sang các định dạng như Google Docs, Google Sheet…
Google cho phép bạn chuyển định dạng dễ dàng.
Khi chuyển sang các định dạng này sẽ không tốn không gian lưu trữ trên Drive của các bạn. Có nghĩa là bạn sẽ giữ nhiều không gian trống hơn cho các tệp khác. Điều này cũng có thể áp dụng cho các tệp đính kèm trên email.
Đăng ký nâng cấp lên gói dung lượng cao hơn – Google Workspace
Hiện nay, Google cho phép các gói gmail bị đầy có thể nâng cấp lên gói cao hơn để tăng thêm dung lượng người dùng. Dưới đây là các gói các bạn có thể tham khảo:
- Nếu bạn đang dùng gói Gmail miễn phí 15 GB/user, bạn có thể nâng cấp lên gói Google Workspace Business Starter (30 GB/user) hoặc các gói cao hơn
- Nếu bạn đang dùng gói Google Workspace Business Starter 30 GB/user, bạn có thể nâng cấp lên gói Google Workspace Business Standard (2 TB/user)
- Nếu bạn đang dùng gói Google Workspace Business Standard (2 TB/user), bạn có thể nâng cấp lên gói Google Workspace Plus (5 TB/user)
Đặc biệt, khi bạn khi bạn đăng ký dùng từ gói standard trở lên sẽ có thêm “Bộ nhớ gộp” rất tiện để lưu trữ nhiều hơn. Bộ nhớ gộp là tổng dung lượng tất cả các tài khoản (user) trong tài khoản google workspace. Bộ nhớ gộp khác với bộ nhớ dùng chung Shared Drives – là bộ nhớ dùng chung cho phép tạo các thư mục dùng chung cho cả công ty, còn bộ nhớ gộp là gộp dung lượng tất cả các user lại và dùng chung.
Ví dụ: Bạn mua 2 user 2TB standard, thì có tổng dung lượng cho cả công ty là 4TB. Tương tự, bạn mua thêm 1 user nữa thì cả công ty sẽ có 6TB gộp và dùng chung.
Lưu ý: Quá trình nâng cấp không ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn trước đó. Bạn có thể tham khảo cụ thể hơn khi gọi ngay 0918.437.227 hoặc gửi yêu cầu tại email ngochtm@adtimin.com.
Gmail bị đầy không nhận được mail ảnh hưởng đến công việc của doanh nghiệp bạn rất nhiều. Vậy nên bạn nên tìm cách khắc phục nhanh nhất có thể. Với các cách giải phóng năng lượng và nâng cấp tài khoản email bạn đang dùng để có thể tiếp tục gửi nhận và làm việc. Mong rằng mới những bài viết giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công.
