Đối với một nhà quản trị doanh nghiệp hay nhân viên trong một công ty chắc hẳn không quá xa lạ với email công ty. Việc sử dụng một tên email chuyên nghiệp sẽ giúp cho công ty bạn nhận được sự tin tưởng từ khách hàng. Đồng thời, có thể giúp khách hàng nhận diện được thương hiệu công ty bạn. Góp phần trong viejc thúc đẩy doanh số, đẩy mạnh công việc kinh doanh của công ty. Vậy đặt tên email công ty như thế nào gọi là chuyên nghiệp? Hãy cùng Adtimin tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Email công ty là gì?
Email công ty không chỉ là một địa chỉ email hiển thị đại diện cho một cá nhân riêng biệt. Mà nó là cả một hệ thống địa chỉ mail dành cho các đối tượng từ nhân viên cho đến các cấp lãnh đạo. Các đối tượng này sử dụng, trong một công ty nhất định. Khi bạn là nhân viên ở một công ty, bạn dùng email của công ty, cung cấp để gửi cho đồng nghiệp, đối tác thì bên cạnh tên của bạn, đuôi email còn gắn liền với tên của công ty.
Thường ngày, bạn có thể bắt gặp những địa chỉ email có đuôi tên công ty sau ký tự @. Ví dụ như tenbajn@tencongty.com, trinhhtv@adtimin.vn. Đặc điểm chung của các email doanh nghiệp là có đuôi email giống với tên miền của website Hay còn được gọi là email theo tên miền doanh nghiệp.
Cần chú ý khi đặt tên email công ty
Email công ty có thể nói là không thể hiện giá trị của chỉ riêng một cá nhân hay sản phẩm nhất định. Mà email doanh nghiệp là công cụ giao tiếp giữa nhân viên, lãnh đạo với khách hàng, đối tác. Nếu công ty bạn có những giao dịch, trao đổi thông qua email thì việc đặt tên email doanh nghiệp sao cho chuẩn lại là điều cần phải chú trọng.
Hơn nữa, khi các đối tác hay khách hàng khi tiếp xúc với nhân viên của bạn rất chú trọng đến sự chuyên nghiệp. Nếu họ nhận được email từ một nhân viên với cái tên không chuyên nghiệp hay không thể hiện được tầm vóc và hình ảnh công ty, uy tín của doanh nghiệp bạn trong mắt khách hàng sẽ giảm đi rất nhiều. Vì vậy, cho dù có muốn thừa nhận hay không thì các yếu tố về hình thức, nhất là tên địa chỉ email vẫn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Lợi ích của việc đặt tên email công ty, đúng và chuyên nghiệp
Có thể công ty bạn đang kinh doanh rất thuận lợi. Có thể công ty bạn đang có một Website chuyên nghiệp, đang có xu hướng mở rộng công việc kinh doanh. Nhưng nếu công ty bạn có thêm 1 hệ thống email công ty chuyên nghiệp thì sẽ nhận được nhiều lợi ích như sau:
- Tạo ấn tượng tích cực tuyệt đối với khách hàng / đối tác. Dùng email công ty đang là cách hiệu quả nhất để tạo sự ảnh hưởng , bởi sự nhận dạng rõ rệt trong tên email. Khách hàng sẽ biết bạn đến từ đâu, bạn tên gì và bạn đem đến giá trị gì cho họ.
- Tạo nên giá trị hình ảnh, thương hiệu của riêng bạn. Giúp tăng khả năng nhận dạng thương hiệu cho doanh nghiệp bạn.
- Tạo sự tin tưởng, trung thành cho nhân viên.
- Tạo sự đồng bộ, tăng tính chuyên nghiệp.
- Bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin.
- Đảm bảo độ uy tín, chống giả mạo. Vì các doanh nghiệp đối thủ ác ý không thể giả mạo email của doanh nghiệp để cướp khách hàng hoặc làm mất uy tín doanh nghiệp của bạn.
Lưu ý khi đặt tên email công ty
Chọn cách viết tắt tên nhân viên thống nhất
Nên đặt tên email cho các công ty theo cú pháp [Tên nhân viên] [Họ]. Ví dụ như tên của bạn là Hồ Thị Việt Trinh thì bạ có thể đặt email là viettrinh.hothi@adtimin.vn hay trinhhtv@adtimin.vn,….. Đặc biệt nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên bạn nên có cú pháp đặt tên email sao cho đồng bộ và thống nhất. Điều này giúp thể hiện tính chuyên nghiệp, giúp bạn dễ nhớ, dễ dàng quản lý.
Được đánh số nhưng không nên quá dài
Với trường hợp nếu công ty của bạn có nhiều chi nhánh bạn cũng có thể đánh số 1, 2, 3,.. cho dễ dàng phân biệt. Nhưng bạn chỉ nên đính kèm tối đa 2 chữ số.
Chú ý tên doanh nghiệp ở đuôi email
Với những công ty có tên ngắn, khi đặt tên website bạn có thể dùng tên công ty để ở đuôi. Còn đối với những doanh nghiệp dài bạn nên viết tắt tên doanh nghiệp để email được ngắn gọn hơn.
Đặt tên theo các bô phận, phòng ban
Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban, bộ phận thì việc đặt tên email doanh nghiệp theo bản chất và tên các bộ phận. Đây cũng là điều cần thiết, giúp bạn dễ dàng gửi thư và quản lý các phòng ban.
Đầu tư ngay từ tên website
Đặt tên email doanh nghiệp có sự liên quan mật thiết đến tên website (đối với các email domain). Vì vậy để hệ thống email trở nên chuyên nghiệp hơn bạn nên lưu ý ngay từ khi chọn domain (tên miền) cho wesbite.
Tránh đặt trùng tên hoặc dễ gây hiểu lầm
Trước khi đặt tên email doanh nghiệp, bạn nên kiểm tra thử xem các email của mình. Kiểm tra xem có bị trùng lặp với công ty khác không. Hoặc có chứa các kí tự, từ nhạy cảm, dễ gây hiểu lầm không. Nếu có hãy loại bỏ các yếu tố này nhanh chóng trong hệ thống tên email của bạn.
Đăng ký tạo email tên công ty chuyên nghiệp tại Adtimin
Đăng ký tạo email chuyên nghiệp tại Adtimin:
- Chi phí tốt nhất thị trường
- Ổn định an toàn
- Tính bảo mật cao
- Sở hữu hệ thống email chuyên nghiệp
- Dịch vụ hỗ trợ tận tình 24/7
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm
Trên đây là toàn bộ thông tin mà Adtimin muốn gửi đến bạn. Để đăng ký sử dụng dịch vụ email công ty, vui lòng liên hệ 0917.757.227
Bài viết liên quan: Mua email theo tên miền ở đâu?
