Hướng dẫn sử dụng hộp thư dùng chung có trong Microsoft 365

Bạn là cá nhân hay Doanh nghiệp, hiện tại đang sử dụng tài khoản email Microsoft 365, và bạn đang mong muốn vận hành như một tổ chức chuyên nghiệp dù chỉ có 1 mình? Tính năng hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 sẽ giúp bạn tạo ra nhiều phòng ban khác nhau mà không cần thêm người dùng,nó giải quyết bài toán vận hành hệ thống mail một cách chuyên nghiệp.

Hãy cùng Adtimin tìm hiểu qua tính năng này bên dưới nhé!

Hộp thư dùng chung có trong Microsoft 365 là gì?

Hộp thư dùng chung, còn được gọi là hộp thư đến dùng chung, cho phép nhiều người dùng đọc và gửi email dưới cùng một địa chỉ email. Hộp thư dùng chung Microsoft 365 cũng như thế nó là hộp thư đến có thể chia sẻ cho nhiều tài khoản người dùng với các quyền cụ thể như xem email, trả lời email, chuyển tiếp email và tạo email mới.

Mọi người đều có quyền truy cập để đọc, trả lời, chuyển tiếp, và cũng có thể xem email nào đã được trả lời và đọc phản hồi từ người khác.

Email được gửi từ hộp thư dùng chung sẽ hiển thị địa chỉ email dùng chung (ví dụ: contact@adtimin.vn ) thay vì địa chỉ của từng người dùng.

Bạn có thể tạo bao nhiêu hộp thư dùng chung tùy thích, vì vậy mỗi bộ phận hoặc chức năng của doanh nghiệp (phòng bán hàng, phòng dịch vụ khách hàng, phòng marketing, phòng kế toán,..) có thể có một hộp thư riêng.

Hộp thư dùng chung chỉ có trên các gói có phí Microsoft 365 và là một trong các tính năng ấn tượng giúp doanh nghiệp làm việc tốt hơn. Mặc dù không yêu cầu giấy phép riêng trừ khi hộp thư vượt quá 50GB dung lượng lưu trữ hoặc cần các tính năng cao cấp.

Những ưu điểm khi khách hàng sử dụng hộp thư dùng chung Microsoft 365

Việc cộng tác theo nhóm thông qua email có thể rất quan trọng đối với cá nhân hoặc doanh nghiệp, Việc chia ra nhiều email cho từng phòng ban chung sẽ dễ quản lý và xử lý việc thay vì từng email cá nhân của từng người.

Những lợi ích chính của việc sử dụng hộp thư dùng chung bao gồm:

• Lợi ích lớn nhất của hộp thư dùng chung Microsoft 365 là nhiều thành viên trong nhóm có thể theo dõi và gửi email từ một tài khoản. Không cần bước chuyển tiếp email đến các thành viên liên quan mà mọi người vẫn có cái nhìn tổng quan nhất về email được gửi đến. Nếu một thành viên đang nghỉ phép, các thành viên còn lại đều có thể tiếp quản phần việc của thành viên này trong email.
• Hộp thư dùng chung Microsoft 365 cho phép các doanh nghiệp nhỏ lưu giữ tất cả các cuộc hẹn của KH trong một lịch duy nhất. Vì vậy, mọi thành viên đều có thể biết lịch hẹn của các thành viên còn lại và các khách hàng đã và đang được xử lý theo lịch hẹn.
• Hộp thư dùng chung không phát sinh thêm chi phí. Bất kỳ người dùng nào cũng có thể truy cập vào số lượng hộp thư dùng chung không giới hạn. Bất kỳ ai có tài khoản Microsoft Outlook đều có thể tạo hộp thư dùng chung, được mời vào hộp thư, đọc, trả lời, chuyển tiếp email và viết email mới bằng hộp thư dùng chung.
• Không giới hạn số lượng hộp thư dùng chung mà bạn có thể tạo, cho phép mỗi phòng ban hoặc nhóm (bán hàng, quan hệ công chúng, dịch vụ khách hàng, v.v.) có hộp thư đến riêng.

Hướng dẫn sử dụng hộp thư dùng chung có trong Microsoft 365

Thiết lập hộp thư dùng chung Office 365 khá đơn giản. Bạn có thể làm theo bài hướng dẫn của Adtimin bên dưới đây

Cách tạo hộp thư dùng chung có trong Microsoft 365

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị

Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên Microsoft 365 hoặc tài khoản quản trị viên Exchange. Nếu bạn nhận được thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện hành động này”, thì bạn không phải là quản trị viên.

Bước 2: Trong trung tâm quản trị, đi tới Microsoft 365 Groups > Shared mailboxes.

Bước 3: Trên trang Hộp thư dùng chung, hãy chọn + Add hộp thư, sau đó nhập tên hộp thư của bạn. (Lưu ý rằng trình hướng dẫn sẽ tự động chọn một địa chỉ email cho bạn, bạn sẽ cần phải chỉnh lại). Chọn Lưu thay đổi. Có thể mất vài phút trước khi bạn có thể thêm thành viên.

Bước 4: Chọn Add >> +Add members ( +Thêm thành viên ), hãy chọn những người bạn muốn mời vào hộp thư rồi chọn Lưu. (Lưu ý rằng bạn không thể mời những người không thuộc tổ chức của bạn.). Chỉ định thành viên vào hộp thư chung.

• Quyền Truy cập Toàn quyền: Quyền Truy cập Toàn quyền cho phép người dùng mở hộp thư dùng chung và hoạt động với tư cách là chủ sở hữu hộp thư đó. Sau khi truy cập hộp thư dùng chung, người dùng có thể đọc, xem, xóa và thay đổi email. Tuy nhiên, để gửi email từ hộp thư dùng chung, người dùng cũng phải có quyền Gửi Dưới dạng hoặc Gửi Thay mặt.
• Gửi dưới dạng: Quyền Gửi dưới dạng cho phép người dùng mạo danh hộp thư được chia sẻ khi gửi thư.
• Gửi thay mặt: Quyền Gửi thay mặt cho phép người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư được chia sẻ.

Bước 5: Chọn Close  để hoàn tất thiết lập.

Bước 6: Bạn cần chặn đăng nhập tài khoản hộp thư dùng chung để giữ an toàn cho hộp thư khỏi tin tặc. Người dùng được mời sẽ phải đăng nhập thông qua thông tin đăng nhập cá nhân của họ.

Bước 7: Trong trung tâm quản trị, đi tới Users > Active users và tìm các tài khoản được chia sẻ hộp thư.

Bước 8: Chọn người dùng được chia sẻ hộp thư >> Chọn Block người dùng này >> Lưu thay đổi.

Cách thêm tài khoản của hộp thư dùng chung vào app trên outlook

Bước 1: Mở outlook trên máy

Bước 2: Nhập tài khoản hộp thư dùng chung vào outlook

Nhấp vào File:

Nhấp vào Cài đặt tài khoản , Trong danh sách thả xuống mới, nhấp vào Cài đặt tài khoản :

Nhấp vào tài khoản bạn cần thêm hộp thư chia sẻ vào, Nhấp vào Thay đổi:

Nhấp vào Thêm Cài đặt :

Nhấp vào tab Nâng cao, Nhấp vào Thêm :

Nhập địa chỉ hộp thư đến, không bao gồm ký hiệu “@” và tên miền của bạn:
ví dụ: info thay vì info@yourdomain.com

Nhấp vào OK và đợi Outlook tải xong:

Sau khi Outlook tải xong, hãy nhấp vào OK trên cửa sổ Thêm hộp thư nếu nó vẫn hiển thị:

Bây giờ bạn sẽ thấy tên hộp thư được chia sẻ trong vùng Mở các hộp thư bổ sung này :

Nhấp vào OK trên cửa sổ Microsoft Exchange :

Nhấp vào Tiếp theo trên cửa sổ cài đặt chỉnh sửa Outlook:

Nhấp vào Xong trên cửa sổ cài đặt chỉnh sửa Outlook:

Nhấp vào Đóng trên cửa sổ Tài khoản Email :

Ở ngăn bên trái của Outlook, bây giờ bạn có thể cuộn xuống và xem hộp thư được chia sẻ:

Có thể mất tới 1 giờ để tải email xuống máy tính của bạn tùy thuộc vào tốc độ kết nối Internet.

Các trường hợp nên cần sử dụng hộp thư dùng chung

• Công ty nhiều phòng ban, khi gửi mail cùng 1 nội dung cho nhiều người đọc, thì có thể tạo hộp thư dùng chung cho mỗi phòng ban để tiện việc gửi mail thông báo cho từng người.
• Doanh nghiệp mới muốn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, có thể sử dụng tạo ra các hộp thư dùng chung cho từng bộ phận khác nhau làm việc và quản lý
• Cá nhân hoặc nhóm muốn sử dụng  hộp thư dùng chung để trao đổi làm việc

Tính năng Hộp thư dùng chung có ở những gói nào của mail Microsoft 365

Hầu hết các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp đều có thể sử dụng được tính năng hộp thư dùng chung.

Bao gồm:

Microsoft 365 Business Basic: Cung cấp hộp thư dùng chung với dung lượng nhỏ hơn 50GB và yêu cầu mỗi tài khoản cần có giấy phép sử dụng.

Microsoft 365 Business Standrard: Tương tự như gói Basic nhưng ở đây gói này bạn sẽ được dùng kèm ứng dụng office cài đặt trên PC

Microsoft 365 Business Premium/ Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5)/ Exchange Online (Plan 1 và Plan 2): tương tự ở các gói này sẽ gồm các tính năng nâng cao, bảo mật nâng cao cho người dùng, bảo về tốt dữ liệu người sử dụng.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về tính năng cũng như cách sử dụng hộp thư dùng chung. Nếu bạn là người dùng Microsoft 365 nhưng chưa biết đến tính năng này thì hi vọng sau bài chia sẻ này, bạn và doanh nghiệp sẽ nhanh chóng thiết lập hộp thư dùng chung để tận dụng sức mạnh làm việc của Microsoft 365.

Liên hệ mua gói bản quyền chính thức mail Microsoft 365 TẠI ĐÂY