Hiện nay dịch vụ Google Workspace (trước đây là G Suite) được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bởi Google Workspace cung cấp cho tổ chức của ban nhiều quyền kiểm soát hơn và nhiều tính năng hơn. Dữ liệu của bạn được bảo mật tốt hơn, cộng tác hiệu quả hơn đồng thời tận dụng các tính năng và chương trình nâng cao để giúp nhân viên làm việc nhanh hơn, dễ dàng hơn với hiệu suất cao hơn.
Vì sao doanh nghiệp lại không dùng gói miễn phí mà Google đang hỗ trợ hiện tại? Các bạn cùng Adtimin tìm hiểu nguyên nhân nhé!
Dưới đây là 5 lý do dịch vụ email Google Workspace được doanh nghiệp lựa chọn hiện nay!
Google Workspace là gì?
Google Workspace là tổ hợp ứng dụng của Google trên nền tảng online. Không chỉ đơn thuần là Gmail như trước đây, bộ công cụ này cho phép người dùng gửi nhận email, lưu trữ dữ liệu trực tuyến, tổ chức cuộc họp và nhiều ứng hữu ích khác. Tên gọi cũ là G Suite, Google Apps for Work, hay Google Apps for Business với chi phí thấp và ứng dụng ít hơn so với gói hiện tại. Bộ công cụ bao gồm các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar và Google Docs.
1. Email theo tên miền doanh nghiệp – Chuyên nghiệp quảng bá thương hiệu
Email theo tên miền công ty giúp tạo dựng lòng tin với khách hàng bằng cách cấp cho tất cả mọi người trong công ty một địa chỉ email chuyên nghiệp tại miền của doanh nghiệp, như info@adtimin.com. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo danh sách gửi thư nhóm, chẳng hạn như sales@adtimin.vn. Tên miền doanh nghiệp là “adtimin.vn” giúp khách hàng biết đến website của doanh nghiệp bạn, và tránh trường hợp giả mạo email. Email doanh nghiệp giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và đối tác.
Gmail luôn nỗ lực giữ an toàn cho bạn. Các mô hình máy lọc của Google chặn hơn 99,9% thư rác, thư lừa đảo và phần mềm độc hại gửi đến người dùng.
Đối với nhân viên, đó là trải nghiệm người dùng vì họ đã quá quen với Gmail. Họ có thể chuyển đổi qua lại giữa email cá nhân và email doanh nghiệp dễ dàng.
Đối với chủ doanh nghiệp, đó là email doanh nghiệp cấp cao. Họ có thể kiểm soát và bảo mật tốt hơn mà không cần duy trì máy chủ email. Họ có thể xem hoặc xóa người dùng bất cứ khi nào mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Ngoài ra, mỗi người dùng có thể có tối đa 30 tài khoản bí danh.
2. Shared Drives – bộ nhớ dùng chung của Google Workspace
Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) với tên gọi cũ là Team Drives – là một không gian lưu trữ chung cho các nhóm dự án, phòng ban trong công ty có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu nhóm một cách dễ dàng linh hoạt từ bất cứ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào.
Không giống những dữ liệu lưu trữ trong My Drive thuộc về một cá nhân nhất định, dữ liệu trong Shared Drives thuộc về một nhóm chung. Do đó ngay cả khi những thành viên trong Nhóm nghỉ việc, những dữ liệu này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Nhóm có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin chung, đồng thời hỗ trợ nhân sự mới trong việc tiếp nhận bàn giao các công việc của nhân sự đã nghỉ qua đó thích ứng tốt hơn với các công việc của công ty.
- Dung lượng: Không giới hạn đối với Shared Drivers, nhưng dung lượng sẽ được tính vào user tải tệp lên.
- Chia sẻ: trong nội bộ và cả bên ngoài công ty
- Phân quyền: xem, thêm xóa sửa file, thêm người dùng bên ngoài. Người dùng bên ngoài cũng có thể phân quyền thêm xóa sửa file như trong hệ thống.
Mỗi người dùng sẽ có một tài khoản Drive để lưu trữ tài liệu, ghi chú, bản nháp và các tệp khác với quyền riêng tư.
Ngoài ra, mỗi nhóm sẽ có một Shared Drivers riêng*. Mọi người có thể chia sẻ các tài liệu mà các thành viên khác trong nhóm cần truy cập.
Cả Drive cá nhân và Shared Drivers đều có bộ nhớ đám mây không giới hạn trong Google Workspace for Enterprise. Dung lượng Drive được giới hạn ở 30GB cho gói Business Starter – Vẫn gấp đối so với Drive miễn phí.
Ngoài ra còn có các tùy chọn 2TB và 5TB trong gói Business Standard và Business Plus
*Lưu ý: Shared Drivers không có trong gói Google Workspace Business Starter.
Shared Drives
3. Quản lý tất cả từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
Google Workspace Admin Console cho phép bạn quản lý dữ liệu của doanh nghiệp, mọi người dùng và các ứng dụng từ một cổng duy nhất.
Trang quản lý cho phép bạn thêm/xóa/đổi tên người dùng và nhóm, tùy chỉnh trải nghiệm người dùng, quản lý thiết bị, chỉ định quyền và định cấu hình cài đặt bảo mật.
Ví dụ: Bạn có thể kiểm soát dữ liệu được gửi đến và đi trong và ngoài tổ chức; chặn các ứng dụng không đáng tin, thực thi khóa bảo mật hoặc yêu cầu xác minh hai bước. Người dùng phải xác minh danh tính khi đăng nhập vào tài khoản GP từ bất kỳ ứng dụng nào.
Google Workspace cũng đi kèm với tính năng quét email nâng cao, kiểm tra các mối đe dọa bảo mật, phân tích bảo mật và đề xuất các phương pháp giúp bảo vệ doanh nghiệp.
4. Cộng tác trên Google Workspace ở mọi nền tảng, thiết bị
Google Workspace hoạt động trên mọi trình duyệt internet nhưng Google Chrome cung cấp trải nghiệm tốt nhất.
Người dùng có thể thiết lập thanh dấu trang Google Chrome và đồng bộ hóa Chrome trên tất cả các thiết bị họ sử dụng để truy cập Google Workspace, vì vậy, cho dù nhân viên của bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hay máy tính xách tay, họ vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào một máy tính để bàn được tối ưu hóa.
5. Nhận bảo mật cấp doanh nghiệp với Quản lý điểm cuối (Endpoint Management)
Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho phép bạn kiểm soát các tài khoản Google Workspace. Quản lý điểm cuối cho phép bạn kiểm soát thiết bị nào có thể truy cập các tài khoản đó.
Với Quản lý điểm cuối trong Google Workspace, bạn có thể phân phối ứng dụng trên thiết bị di động nhanh chóng trên quy mô lớn*. Bạn cũng có thể kiểm tra việc sử dụng, quản lý cài đặt bảo mật và giới hạn quyền truy cập trên bất kỳ thiết bị điểm cuối nào. Nếu thiết bị bị mất hoặc bị lấy cắp, bạn có thể xóa dữ liệu bí mật từ xa bằng cách xóa thiết bị hoặc tài khoản.
*Tính năng Quản lý điểm cuối từ cơ bản đến nâng cao theo cấp độ gói dịch vụ Google Workspace
Kết luận
Khi đăng ký dùng Google workspace, bạn có thể tạo email theo tên miền công ty, sử dụng kèm với lưu trữ trên Google Driver, các ứng dụng chat, họp trực tuyến cũng như chia sẻ dữ liệu thuận tiện. Google Workspace được gọi là G Suite ở phiên bản nâng cấp hơn. Mọi yếu tố bạn cần để hoàn thành công việc, giờ đã được hội tụ tại Google Workspace!
Google Workspace đang là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trên toàn cầu. Với nhiều tín năng mới được nâng cấp và không ngừng phát triển dịch vụ để giúp khách hàng có trãi nghiệm tốt nhất!
