Sử dụng gmail đã trở thành kỹ năng không thể thiếu trong thời đại công nghệ hiện nay. Đối với các công ty, việc liên lạc với khách hàng và đối tác có thể diễn ra hoàn toàn thông qua gmail. Chính vì vậy sử dụng gmail chuyên nghiệp và hiệu quả là cực kỳ quan trọng.Nếu bạn đã sở hữu một địa chỉ gmail doanh nghiệp chuyên nghiệp uy tín rồi vậy bạn đã biết các nguyên tắc sử dụng email sao cho hợp lý và đúng cách chưa. Hãy cùng tham khảo một số nguyên tắc sau đây nhé.
Nguyên Tắc Sử Dụng Gmail Doanh Nghiệp Bạn Cần Biết
Tuân thủ quy định của công ty
Cần nắm vững những nội quy và chính sách của công ty đề ra về việc viết email. Khi sử dụng gmail doanh nghiệp, công ty của bạn sẽ giám sát được toàn bộ email được gửi đi, vậy nên cần gửi mail đúng nội dung và tuân thủ nguyên tắc công ty.
Dùng mật khẩu khó đoán
Adtimin khuyên bạn nên dùng mật khẩu dài và khó đoán, mật khẩu nên bao gồm cả số và chữ cho tài khoản email và kể các các tài khoản mạng xã hội của mình. Giữ nó làm bí mật cho riêng bạn và đặc biệt cũng không nên dùng mật khẩu giống nhau cho nhiều tài khoản.
Dùng phông chữ mặc định khi soạn thảo email
Một nguyên tắc quan trọng trong email đó là nội dung thư của bạn phải được người khác đọc nó một cách dễ dàng. Vì thế để an toàn và đơn giản nhất, hãy sử dụng các phông chữ phổ biến như:
- Arial,
- Times New Roman,
- Calibri
Với kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen vẫn là lựa chọn tối ưu khi soạn thảo email.
Trình bày theo bố cục rõ ràng
Một email đầy đủ và chuyên nghiệp cần có bố cục chặt chẽ bao gồm:
- Chào/ gửi…
- Nội dung cần trao đổi
- Kết thúc bằng câu chào/cảm ơn/trân trọng
Quy luật chung của nội dung mail
- Đặt tiêu đề cho email: ngắn gọn, có ý nghĩa và bao quát được nội dung email
- Mỗi mail chỉ nên viết về một vấn đề
- Viết mail thật ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu
- Không sử dụng tiếng lóng, viết tắt
- Soát lỗi chính tả trước khi gửi email
Sử dụng file đính kèm
Tên file đính kèm cần rõ ràng, bố trí theo nội dung công việc. Cần kiểm tra kỹ file để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thành hoặc không đúng nội dung truyền tải. Với các file được đặt tên bằng Tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ việt không có dấu.
Sử dụng chữ ký cá nhân
Để người nhận thư sẽ biết rõ bạn là ai, ở bộ phận nào, chịu trách nhiệm quản lí những vấn đề gì và đến từ đâu thì ngoài một địa chỉ mail doanh nghiệp bạn còn cần tạo cho mình một chữ ký cá nhân. Nó bao gồm: tên, chức danh, địa chỉ và số điện thoại ở cuối bức thư.
Trả lời nhanh
Trả lời thư càng nhanh càng tốt, cố gắng trả lời ngay những mail nhận được, điều này thể hiện được tính chuyên nghiệp, sự lịch thiệp và thiện chí của bạn đối với người nhận.
Sử dụng đúng mục đích
- Không sử dụng mail công ty để làm việc riêng,.
- Không phát tán nội dung bất hợp pháp.
- Chuyển tiếp mail cho những người liên quan. Tránh chuyển mail cho đối tượng khác với mục đích trêu trọc, đùa bỡn.
Kiểm tra địa chỉ người nhận email kỹ càng
Để tránh trường hợp gửi nhầm địa chỉ không mong muốn, đặc biệt khi nội dung bức thư thuộc dạng tuyệt mật thì bạn nên kiểm tra lại địa chỉ của người nhận email một cách kỹ lưỡng trước khi nhấn nút gửi.
Một tin vui nho nhỏ là nếu bạn đang sử dụng Gmail của Google thì có thể hoàn tác email gửi đi trong trường hợp gửi nhầm.
Yên tâm khi sử dụng gmail doanh nghiệp của Google
Lọc thư rác
Đặc biệt gmail doanh nghiệp việc bạn nhận thư rác sẽ rất hiếm gặp. Nếu trường hợp có 1 2 hộp thư rác bạn cần xóa ra khỏi mail. Vì việc giữ lại thư rác quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn, bạn có thể bị nhầm lẫn giữa thư công việc và thư rác dẫn đến tình trạng bỏ xót công việc quan trọng cần xử lý.
Hy vọng những nguyên tắc sử dụng gmail trên sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình làm việc bằng email.
Tham khảo các gói dịch vụ Gmail GoogleTẠI ĐÂY
