Google Docs là gì? Google tài liệu là gì? là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản cực hữu ích cho người dùng với những tính năng miễn phí và độc đáo hơn nhiều so với Microsoft Word. Google Docs cho phép người dùng dễ dàng tạo và chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu rộng rãi trực tuyến. Cùng Adtimin tìm hiểu chức năng của Google Docs để làm việc hiệu quả nhất nhé!
Google Docs là gì?
Google Documents hay còn gọi là Google Docs (Google tài liệu), là ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản của Google. Google Docs gồm các tính năng chính như: soạn thảo văn bản, soạn thảo bản tính và soạn thảo trình chiếu.
Với nhiều tính năng tương tự như Microsoft Word, Google Docs là một tính năng soạn thảo văn bản cực kỳ tiện ích phù hợp với tất cả các đối tượng người dùng. Để sử dụng Google Docs, bạn cần có tài khoản Google hoặc tài khoản Gmail để đăng nhập.
Những tính năng cơ bản trên Google Docs
Google Docs có những tính năng soạn thảo cơ bản và khá giống với Word, Google Docs còn bổ sung và cải tiến rất nhiều tiện ích cho người dùng. Dưới đây là các tính năng cơ bản của Google Docs các bạn tìm hiểu nhé:
Nhập liệu nhanh chóng bằng gọng nói
Nói để nhập liệu chắc chắn sẽ đơn giản hơn việc phải ngồi gõ các đoạn văn bản dài vô tận. Đặc biệt, Google Docs hiện nay đã hỗ trợ nhập liệu bằng Tiếng Việt rồi bạn nhé.
Để mở công cụ này, bạn cần làm theo các bước: Nhấn chon Công cụ (Tool) > Nhập bằng giọng nói (Voice typing).
Một cửa sổ chọn ngôn ngữ hỗ trợ và biểu tượng mic để ghi nhận lệnh người dùng xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ thấy có ngôn ngữ Tiếng Việt. Tuy nhiên cần lưu ý, tính năng này hiện chỉ mới làm việc trên trình duyệt Google Chrome.
Xóa định dạng
Việc sao chép và dán nhiều đoạn văn bản từ nhiều nguồn khác nhau, cộng với việc font chữ bị khóa sẽ khiến văn bản trên Google Docs của bạn vô cùng lộn xộn. Đó là lúc nên sử dụng tính năng xóa định dạng có sẵn trong dịch vụ này.
Bước 1: Bạn cần bôi đen đoạn văn bản, sau đó nhấn chuột phải chọn Xóa định dạng (Clear formartting)Ctrl + .
Bước 2: Truy cập Định dạng (Format) > Xóa định dạng (Clear formartting).
Bước 3: Nhấn chọn Normal text từ menu xuất hiện ngay dưới mục Định dạng và Công cụ.
Cập nhật và bổ sung font chữ
Để thêm font cho Google Docs, bạn cần nhấn vào menu font ở trên cùng của văn bản. Sau đó, bạn chọn More font để thêm vào hàng trăm mẫu font khác nhau tuyệt đẹp.
Ngoài ra, nếu muốn kiểm tra sự khác biệt khi thay đổi font chữ trên Google Docs, bạn có thể sử dụng công cụ Google Font.
Công cụ tìm kiếm hình ảnh ngay trên Google Docs
Bước 1: Đầu tiên trên cửa sổ ứng dụng Google Docs, tìm và nhấn chọn biểu tượng dấu + nằm trên thanh công cụ ở góc trên cùng.
Bước 2: Chọn Images (hình ảnh) =>From web (từ web).
Lúc này bạn đã có thể tìm kiếm hình ảnh trên Google ngay trên ứng dụng Google Docs trên thiết bị Android của mình.
Ngoài ra còn có các tùy chọn cho phép bạn tìm kiếm hình ảnh đã lưu trên Google Drive hoặc ngay trên thiết bị của mình.
Nhấn chọn hình ảnh mà bạn muốn sử dụng rồi nhấn chọn Insert (chèn) để thêm hình ảnh.
Chế độ gợi ý
Đây là một chế độ thông minh hỗ trợ làm việc nhóm rất tốt. Người dùng có thể sử dụng chế độ gợi ý để thông báo cho bạn bè biết về chỉnh sửa trên Google Docs, đồng thời đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chối những thay đổi đó.
Bật tính năng Chế độ gợi ý (Suggetion mode) bằng cách nhấn chọn vào nút bấm hình bút chì ở góc trên bên phải của tài liệu, sau đó nhấn chọn mục Đề xuất (Suggesting).
Tag ai đó vào bình luận
Tính năng này khá thú vị vì bạn có thể dễ dàng tag một ai đó vào phần bình luận trong Google Docs. Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần gõ: “@” hoặc dấu “+” và chọn email của một người nào đó vào trong phần bình luận.
Người được tag sẽ nhận được thông báo qua email.
Chế độ làm việc ngoại tuyến (Offline)
Chế độ offline sẽ cho phép người dùng có thể sử dụng Google Docs ngay cả khi không có kết nối Internet. Lưu ý rằng, tính năng này sẽ chỉ hỗ trợ trên Google Chrome.
Bật tính năng này bằng cách truy cập Google Drive > nhấn chọn biểu tượng bánh răng ở góc phải > Cài đặt (Settings).
Trong mục Ngoại tuyến (Offine), bạn nhấn chọn ô Đồng bộ hóa Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến (Syncs Google Docs, Sheets, Slide Drawings files to this computer so that you can edit offline).
Chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Docs cho phép bạn soạn thảo, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến và không kết nối mạng Internet.
Chuột phải để tìm kiếm
Thật dễ dàng nếu bạn muốn tìm kiếm một định nghĩa về ngôn ngữ hoặc tìm thông tin liên quan đến từ đó trên mạng Internet. Hãy thử với tính năng Định nghĩa (Define)và Khám phá (Research)trên Google Docs.
Bạn chỉ cần bôi đen, sau đó nhấn chuột phải vào mỗi từ bạn muốn tìm định nghĩa hoặc tìm kiếm trên Internet, Google Docs sẽ cho bạn hai tùy chọn gồm Định nghĩa (Define) và Khám phá (Research) để thực hiện.
Xem lại lịch sử hoạt động
Cũng giống như tính năng tự động lưu trữ trên bộ công cụ văn phòng của Microsoft, Google Docs cũng cho phép người dùng có thể lưu lại lịch sử hoạt động và xem lại khi cần thiết.
Để xem lại lịch sử hoạt động trên Google Docs, bạn cần nhấn Tệp (File)> Lịch sử phiên bản (See revision history) (Ctrl + Alt + Shift + H) . Sau khi thực hiện thao tác này, Google Docs sẽ hiển thị cho người dùng danh sách các phiên hoạt động trước đó, sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Nếu muốn khôi phục lại phiên bản nào, bạn chỉ cần nhấn vào phiên bản đó và click chọn Khôi phục (Restore) để khôi phục lại.
Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi cùng nhiều người
Tính năng hỗ trợ chia sẻ, cho phép nhiều người xem và sửa đổi các tài liệu trên Google Docs thông qua việc nhập tên thành viên bạn muốn cho xem, chỉnh sửa hoặc gửi link chia sẻ file.
Tài liệu Google Docs có thể được chia sẻ và chỉnh sửa cùng lúc với nhiều tài khoản người dùng khác nhau và tên của các thành viên sẽ được hiển thị trên giao diện. Sau mỗi lần chỉnh sửa, nội dung đều được tự động lưu lại trong phần lịch sử để các thành viên tiện theo dõi và dễ dàng tìm thấy khi cần. Bạn cũng không phải lo sẽ bị mất dữ liệu hay phải nhập lại nội dung nếu không may gặp sự cố về thiết bị hay về kết nối mạng.
Kết luận
Với những tính năng mà Google Docs cung cấp sẽ giúp ích cho bạn trong công việc. Mong rằng bài viết này giúp các bạn sử dụng Google Docs dễ dàng hơn. Chúc các bạn thành công!
