Nếu bạn đang thắc mắc vì sao doanh nghiệp lại không dùng email cá nhân miễn phí. Mà lại sẵn sàng dùng gmail doanh nghiệp (email theo tên miền công ty) gói trả phí. Đối với những doanh nghiệp đang tìm hiểu dịch vụ email cho công ty mình thì còn chưa rõ hết các tính năng ưu Việt mà gói Gmail doanh nghiệp mang lại. Sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp là gì? Hãy cùng Adtimin tìm hiểu lý do các công ty dùng Gmail doanh nghiệp nhé!
1. Gmail cá nhân là gì?
Trước khi đến với sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp, chúng ta cần hiểu gmail cá nhân là gì. Gmail cá nhân miễn phí được cung cấp bởi các dịch vụ như Google, Yahoo và Hotmail. Mỗi người nhận những email này sẽ không có tên miền riêng. Tên miền của nhà cung cấp sẽ được hiển thị trên đó. Ví dụ: email cá nhân của Google sẽ sử dụng tên miền @gmail.com hoặc @gmail.com.vn.
Email cá nhân thường có giới hạn hàng ngày về số lượng được gửi. Hơn nữa, những email miễn phí này có mối lo ngại về bảo mật và chống thư rác thấp. Tin tặc có thể lấy được thông tin người dùng thông qua các email có chứa vi-rút hoặc mã nguy hiểm.
Mặt khác, việc dễ dàng đăng ký và sở hữu email cá nhân dẫn đến độ tin cậy của email cá nhân thường rất thấp. Độ tin cậy thấp có nghĩa là người đọc sẽ không tin tưởng vào nội dung quan trọng được gửi từ email cá nhân.
Không những vậy, tại nơi làm việc, khi nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc thì doanh nghiệp không thể quản lý dữ liệu từ email này. Đây sẽ là một tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp nếu nhân viên đó nghỉ việc. Doanh nghiệp có thể sẽ mất tất cả dữ liệu mà nhân viên đó đã làm việc.
Gmail
2. Gmail doanh nghiệp là gì?
Gmail doanh nghiệp là những email có tên miền riêng, ví dụ như tên miền công ty của bạn là adtimin.com thì email theo tên miền của bạn là info@adtimin.com. Cụ thể, mọi nhân viên trong tổ chức sẽ có một tài khoản Email có cùng tên miền riêng nhưng có tên người dùng duy nhất. Với hệ thống Gmail doanh nghiệp, các công ty và tổ chức có thể quản lý, xử lý dữ liệu từ email một cách dễ dàng cho tất cả thành viên với Group Email.
Người nhận sẽ tin tưởng hơn vào email doanh nghiệp vì nó thuộc sở hữu của doanh nghiệp đó. Người nhận có thể đánh giá tính chuyên nghiệp của công ty bằng cách nhìn vào địa chỉ người gửi và nội dung thư. Do đó, khách hàng và đối tác sẽ tin tưởng hơn vào tổ chức sử dụng email doanh nghiệp.
Bảo mật dữ liệu cũng sẽ được đảm bảo bởi khả năng quản lý Gmail của công ty trong hệ thống Email tên miền riêng của mình. Điều này ngụ ý rằng hệ thống Gmail doanh nghiệp của doanh nghiệp cho phép nó lưu trữ và truy xuất dữ liệu đã được gửi và nhận qua Email. Hơn nữa, thông tin từ Email của nhân viên sẽ tiếp tục có thể truy cập và lưu giữ trong hệ thống email của công ty ngay cả trong trường hợp họ từ chức.
Chưa kể, Gmail doanh nghiệp có khả năng bảo mật thông tin mạnh hơn rất nhiều so với Gmail cá nhân. Các Email mới sẽ được kiểm tra phần mềm độc hại và vi-rút, đồng thời người dùng sẽ thấy cửa sổ cảnh báo họ không mở tệp đính kèm từ các nguồn không xác định. Như vậy, định nghĩa về Gmail doanh nghiệp cũng đã phần nào giúp bạn hiểu thêm về sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp.
Gmail doanh nghiệp
So sánh Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp mới nhất
1. Điểm giống nhau
Các yếu tố giống nhau giữa 2 loại email này gồm:
- Đều được gửi và nhận với những mục đích cá nhân hoặc làm việc, trao đổi những công việc quan trọng.
- Chỉ cần có kết nối mạng là bạn có thể gửi và nhận email trên nhiều loại thiết bị. từ laptop, PC, cho đến điện thoại,…
- Với cả Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng đồng thời các ứng dụng tại nơi làm việc của Google như Google Docs, Google Sheet, Google Meet, v.v.
2. So sánh Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp
| Tiêu chí | Gmail cá nhân | Gmail doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Dung lượng lưu trữ | 15GB | 30GB đến không giới hạn hoặc có thể dùng dung lượng Share Drive chung của doanh nghiệp |
| Quảng cáo, spam, thư rác | Không thể chặn các email thương mại không được yêu cầu. Các email quan trọng dễ rơi vào thư rác. | Có thể loại bỏ 99,9% thư rác. Theo dõi các tin nhắn cần thiết. |
| Tệp đính kèm | Không thể gửi nhiều ảnh hoặc đính kèm phim cùng một lúc | Gửi tệp đính kèm với giới hạn 50 MB. Các loại tập tin có thể được đính kèm. |
| Tính năng làm việc, cộng tác nhóm | Hỗ trợ tính năng này nhưng bị giới hạn | Có thể sử dụng Group email và gán toàn bộ những địa chỉ email của mỗi thành viên trong công ty để phục vụ cho một hoạt động nào đó. Các tính năng mà mọi người sẽ nhận được gồm có: – Bất cứ ai gửi email đến nhóm đó sẽ nhận được chúng trong hộp thư đến của họ. – Các thành viên có thể truy cập email trả lời dưới tài khoản công khai hoặc riêng tư. – Chỉ từ email này, các thành viên có thể theo dõi tiến độ, xử lý công việc. – Sử dụng địa chỉ email của chính mình, quản trị viên có thể cấp quyền cho thành viên trả lời hoặc gửi email cho bất kỳ thành viên nào khác. |
| Tính năng xét duyệt email đến và email đi | Cá nhân thu hồi được email đã gửi tối đa trong vòng 15-30s từ lúc ấn nút Gửi. | Quản trị viên có thể kiểm duyệt email, dừng lại và xem xét, chỉnh sửa trước khi email được gửi đi. Như vậy sẽ hạn chế những thông tin sai lệch gửi cho đối tác, hoặc những dữ liệu bị rò rỉ ra bên ngoài. |
| Tính năng hiển thị lịch sử gửi và nhận email | Hiển thị lịch sử gửi và nhận thư không đầy đủ, ít thông tin. | Hiển thị lịch sử thư toàn diện, bao gồm người gửi, thời gian, thiết bị gửi, v.v. Các doanh nghiệp lớn cũng yêu cầu khả năng này vì trong nhiều trường hợp, việc kiểm soát dữ liệu và trích xuất bằng chứng liên quan là điều cần thiết. |
| Tính năng cài đặt bản sao email | Khôi phục được trước 20-30 ngày. | Quản trị viên doanh nghiệp có thể dùng Google Vault tạo bản sao được mã hóa của người dùng hoặc email đã xóa cho các hồ sơ quan trọng và mục đích pháp lý. |
| Đuôi email tên miền doanh nghiệp | Đuôi email cá nhân sẽ là tên@gmail.com | Email gắn với tên miền doanh nghiệp, ví dụ: ngochtm@adtimin.com. Như vậy sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Người dùng cũng có thể tạo thêm bí danh email để sử dụng trong một số ngữ cảnh nhất định. Mỗi người dùng có thể thêm tối đa 30 bí danh email mà không phải trả thêm phí. |
| Bảo mật và an toàn thông tin | Bảo mật kém an toàn hơn và không chặt chẽ | – Bảo mật 2 bước và khóa bảo mật – Hỗ trợ mã hóa email GPG để đảm bảo bảo mật nội dung email của khách hàng. – SSL/TLS được hỗ trợ bởi tất cả các giao thức dùng để gửi, nhận và giành quyền truy cập vào dịch vụ Hộp thư đến, bao gồm SMTP, IMAP, POP3, Sieve và HTTP, |
| Tích hợp các ứng dụng cộng tác của Google Workspace | Tích hợp các công cụ cơ bản của Google như Docs, Sheet, Drive, Calendar.. tuy vậy vẫn bị giới hạn chức năng và dung lượng của các ứng dụng. | Tích hợp các công cụ có các tính năng nâng cao như Cloud Search, Meet mọi lúc mọi nơi,.. Giúp cho các cá nhân trong doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả hơn. |
Lý do doanh nghiệp chọn dùng Gmail doanh nghiệp mà không dùng gmail cá nhân miễn phí
Giữa Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp thì nên quyết định lựa chọn loại nào? Dưới đây là phần chia sẻ về những hạn chế của Gmail cá nhân và ưu điểm vượt trội của Gmail doanh nghiệp sẽ giúp bạn có được lựa chọn của mình như sau:
1. Gmail cá nhân
Gmail cá nhân có những hạn chế nhất định đối với các cá nhân khi làm việc, bao gồm:
– Tỷ lệ phản hồi thấp: Tỷ lệ mở email của các địa chỉ email miễn phí thường thấp hơn so với các địa chỉ email chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp.
– Khả năng cao bị phân loại là thư rác:
Thông thường, các tài khoản Email miễn phí như Gmail, Yahoo hay Hotmail có thể được sử dụng để gửi thư rác hoặc thư rác. Do đó, hệ thống chống thư rác có thể coi các email được gửi từ các địa chỉ Email miễn phí là không đáng tin cậy và có khả năng phân loại chúng là thư rác.
Khi sử dụng địa chỉ Email miễn phí để gửi Email Marketing, thông tin liên hệ và chủ sở hữu của bạn có thể bị thiếu hoặc không được xác thực. Điều này có thể khiến hệ thống chống thư rác đặt câu hỏi về tính chính xác và độ tin cậy của email của bạn.
– Không chuyên nghiệp: Sử dụng địa chỉ email miễn phí như Gmail, Yahoo hoặc Hotmail có thể khiến công ty của bạn có vẻ kém tin cậy hơn đối với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh tiềm năng.
– Hạn chế số lượng email được gửi: Các nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí thường đặt giới hạn về số lượng email được gửi cùng một lúc hoặc trong một ngày nhất định, điều này có thể ảnh hưởng đến phạm vi chiến dịch tiếp thị qua email của bạn.
Tuy nhiên, sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp kể trên đối với người dùng là những cá nhân riêng lẻ, không có những dữ liệu cần sự bảo mật cao hay số lượng email cần gửi nhiều thì lựa chọn gmail cá nhân là hợp lý.
2. Gmail doanh nghiệp
Với những hạn chế về sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp cũng chưa làm rõ được lý do doanh nghiệp nên lựa chọn tài khoản nào. Sau đây sẽ là một số lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi sử dụng Gmail doanh nghiệp:
Nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp
Một trong những công cụ tương tác quan trọng kết nối các công ty và người tiêu dùng là email. Email là phương thức đầu tiên mà người tiêu dùng sẽ cân nhắc khi có nhu cầu liên lạc. Một cuộc khảo sát chỉ ra rằng 75% người tiêu dùng, đặc biệt là những người ở các doanh nghiệp nhỏ, tin tưởng hơn vào các công ty sử dụng email có tên miền riêng của họ. Đây chính là sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp nổi bật.
Khách hàng sẽ nhận ra và nhớ đến thương hiệu dễ dàng và tự nhiên hơn nếu họ sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp có tên miền @tencongty.com. Tên miền email và website của công ty giống nhau, điều này thể hiện uy tín và nâng cao nhận thức về thương hiệu của người tiêu dùng. Với email theo tên miền của doanh nghiệp, hãy để lại ấn tượng lâu dài và giành được điểm sáng với khách hàng.
Gmail theo tên miền doanh nghiệp
Xử lý hệ thống Email một cách dễ dàng
Các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và điều chỉnh tập trung nội dung email được nhân viên bộ phận gửi và nhận bằng cách triển khai hệ thống email tên miền riêng, điều này cũng sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật của thông tin nội bộ công ty.
Khi có sự thay đổi nhân sự, tổ chức có thể nhanh chóng cập nhật địa chỉ email, lưu trữ các email trước đó ở bất cứ đâu và hỗ trợ nhân viên mới được tuyển dụng hiểu mô tả công việc của họ. nhanh hơn.
Lưu trữ và tránh mất dữ liệu công ty
Google Vault là hệ thống lưu trữ giúp doanh nghiệp có thể phục hồi lại những dữ liệu email cũ đã bị xóa nếu xảy ra các tranh chấp pháp lý,… Hệ thống Google Vault này khi đăng ký Google Workspace sẽ đi kèm từ phiên bản Business Plus trở lên.
Quản trị hệ thống Email dễ dàng hơn
Các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và điều chỉnh tập trung nội dung email được nhân viên bộ phận gửi và nhận bằng cách triển khai hệ thống email tên miền riêng, điều này cũng sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật của thông tin nội bộ công ty. Điều này cũng làm nên sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp.
Khi có sự thay đổi nhân sự, tổ chức có thể nhanh chóng cập nhật địa chỉ email, lưu trữ các email trước đó ở bất cứ đâu và hỗ trợ nhân viên mới được tuyển dụng hiểu mô tả công việc của họ nhanh hơn.
Hạn chế tối đa gửi/nhận thư rác
Nhiều người dùng hiện nay vẫn đang là mục tiêu của các phần mềm độc hại hoặc kẻ nặc danh gửi thư gắn mã độc. Do đó, các thư được gửi từ địa chỉ email lạ sẽ bị tự động lọc đưa vào thư rác và không bao giờ đến hộp thư chính của người nhận. Trừ khi người nhận chủ động kiểm tra thư trong danh mục thư rác, họ sẽ không bao giờ có thể truy cập được nội dung bạn gửi cho họ.
Mặt khác, các doanh nghiệp sử dụng email dưới tên miền riêng của họ sẽ đảm bảo độ tin cậy cao hơn. Do đó, các công ty có thể gửi khối lượng email lớn hơn và nhận được khối lượng thư lớn hơn trong hộp thư đến của họ, điều này làm giảm khả năng email đã gửi sẽ trở thành thư rác.
Hạn chế tối đa gửi/nhận thư rác
Tối ưu hóa chi phí
Doanh nghiệp có thể giảm chi phí bằng cách thêm hoặc xóa tài khoản, thay đổi RAM và sao lưu dữ liệu một cách dễ dàng khi có email tên miền riêng. Hơn nữa, email doanh nghiệp kết hợp các công nghệ cộng tác như CRM, tiếp thị qua email, v.v. để tạo điều kiện khởi động nhanh chóng các chiến dịch tiếp thị và tối ưu hóa thời gian, tiền bạc và tài nguyên.
Bảo mật và an toàn
Doanh nghiệp có thể yên tâm gửi và nhận thư khi biết rằng không có nguy cơ bị virus gây mất dữ liệu vì email qua tên miền riêng bao gồm công nghệ bảo mật giúp ngăn chặn các mối đe dọa tiềm ẩn. SSL/TLS được hỗ trợ bởi tất cả các giao thức dùng để gửi, nhận và giành quyền truy cập vào dịch vụ Hộp thư đến, bao gồm SMTP, IMAP, POP3, Sieve và HTTP, hỗ trợ mã hóa email GPG để đảm bảo bảo mật nội dung email của khách hàng.
Đặc biệt, giảm khả năng những cá nhân có mục đích xấu sẽ sử dụng email giả mạo để hủy hoại danh tiếng của công ty bạn vì chỉ có một tên miền được liên kết với tên miền bạn đăng ký.
Như vậy, qua những thông hạn chế của Gmail cá nhân và ưu điểm Gmail doanh nghiệp, chúng ta có thể thấy rằng những lợi ích và tính năng của Gmail doanh nghiệp sẽ có phần nổi trội hơn. Từ đây, các chủ doanh nghiệp đã hiểu rõ sự khác biệt Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp chưa? Mong rằng những lợi ích kể trên sẽ giúp bạn trong việc đưa ra quyết định hợp lý cho doanh nghiệp.
Cách đăng ký dùng gmail doanh nghiệp như thế nào?
Công ty Truyền Thông ADTIMIN được chứng nhận là đại lý cấp 1 cung cấp dịch vụ Google Workspace tại Việt Nam.
Đăng ký ngay với Adtimin – Để được hưởng mức giá ưu đãi, được hỗ trợ miễn phí và được ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan thuế. Giảm giá đặc biệt cho khách hàng chuyển từ đơn vị khác về ADTIMIN.
Dưới đây là các bước cơ bản để bạn dễ dàng đăng ký dùng Gmail doanh nghiệp:
Bước 1: Liên hệ Hotline 0918.437.227 hoặc email ngochtm@adtimin.com để được tư vấn cụ thể về dịch vụ. Ngoài ra, bạn có thể để lại số điện thoại tại Adtimin.vn để chúng tôi liên hệ hỗ trợ bạn sớm nhất có thể.
Bước 2: Adtimin ghi nhận yêu cầu và thông tin từ khách hàng gửi báo giá cụ thể về số lượng người dùng, thời gian sử dụng và gói Google Workspace bạn cần đăng ký.
Bước 3: Hai bên ký hợp đồng và thanh toán dịch vụ.
Bước 4: Sau khi nhận được thanh toán Adtimin xuất hóa đơn và triển khai cấp tài khoản Google Workspace cho khách hàng. Adtimin sẽ cung cấp tài khoản Admin cấp cao để khách hàng toàn quyền sử dụng dịch vụ.
Bước 5: Adtimin hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng sử dụng dịch vụ.
Công ty Truyền Thông ADTIMIN được chứng nhận là đại lý cấp 1 cung cấp dịch vụ Google Workspace tại Việt Nam
Kết luận:
Với nhiều ưu điểm nổi trội mà Gmail doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn dùng Gmail doanh nghiệp để quản lý hệ thống email của công ty. Hơn ai hết, Adtimin luôn hiểu được những lo lắng và trăn trở của các doanh nghiệp khi sử dụng gmail cá nhân doanh nghiệp gặp phải nhiều vấn đề và rắc rối cần được giải quyết. Nếu bạn còn nhiều vướn mắc hoặc chưa rõ về những tín năng của Gmail doanh nghiệp thì hãy liên hệ 0918.437.227 để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhé.
