Microsoft Teams rất hữu ích và cần thiết cho các cuộc họp trực tuyến. Hãy cùng Adtimin tìm hiểu cách hoạt động của Teams thông qua những tính năng của nó.
Hiện nay, nhu cầu tổ chức các cuộc họp trực tuyến ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp. Một trong những phần mềm tạo cuộc họp video vừa có chất lượng, vừa được miễn phí phải nhắc đến Microsoft Teams. Đây không chỉ là phần mềm tạo cuộc trò chuyện nhóm video với lượng người tham gia đông mà còn đem lại nhiều tiện ích khác. Nào hãy cùng tìm hiểu thêm những tính năng của Teams nhé!
Microsoft Teams: Tính năng và Lợi ích
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là một nền tảng hợp tác dựa trên đám mây, được tích hợp trong bộ ứng dụng Microsoft 365. Nó cung cấp các tính năng như chat, video call, cuộc họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu trong một không gian làm việc duy nhất. Teams giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, bất kể họ ở đâu. Bạn có thể tạo các kênh cho từng dự án hoặc nhóm nhỏ, chia sẻ tệp tin trực tiếp và tích hợp với các ứng dụng khác như SharePoint, OneNote và Planner.
Khám phá những tính năng của Microsoft Teams
Microsoft Teams là một nền tảng giao tiếp và hợp tác trực tuyến mạnh mẽ, cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng nổi bật của Microsoft Teams:
Khám phá những tính năng của Microsoft Teams
Trò chuyện và nhắn tin dễ dàng
Người dùng có thể trò chuyện riêng tư hoặc trong nhóm cùng với tính năng hỗ trợ gửi văn bản, hình ảnh, GIF và tài liệu giúp ích cho việc trao đổi trong công việc và học tập. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo các kênh theo chủ đề để dễ dàng quản lý cuộc trò chuyện giữa các thành viên trong nhóm.
Tạo cuộc họp trực tuyến
Bạn có thể lên lịch hoặc tổ chức cuộc họp ngay lập tức với sức chứa phòng họp lên tới 10.000 người tham gia. Điều này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu tạo sự kiện trực tuyến. Ngoài ra, người dùng còn có thể chia sẻ màn hình của mình trong cuộc họp để trình bày thông tin một cách trực quan cho những thành viên cùng tham gia.
Trong quá trình mở cuộc họp trên Teams, bạn có thể ghi chú lại các thông tin quan trọng và chia sẻ cho những người cùng tham gia. Từ đó tăng hiệu quả trong công tác quản lý doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Cách tạo cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams
Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng gọi thoại và video
Với chất lượng video sắc nét tại Microsoft Teams sẽ giúp các thành viên tham gia gọi video nhìn thấy rõ mặt nhau. Qua đó tăng cường chất lượng cho cuộc gọi giao tiếp online. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham gia cuộc họp qua điện thoại mà không cần kết nối Internet. Điều này rất tiện cho các bạn đang ở khu vực có mạng yếu hoặc không có đường truyền internet.
Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng gọi thoại và video
Dễ dàng chia sẻ tài liệu nhờ tích hợp với Office 365
Nhờ tích hợp với Office 365, người dùng sẽ dễ dàng chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu Word, Excel và PowerPoint ngay trong ứng dụng. Ngoài ra, tài liệu còn được lưu trữ tự động trên SharePoint, giúp quản lý và truy cập dễ dàng.
Tính năng bảo mật tốt, Teams hoạt động mượt trên mọi nền tảng
Microsoft Teams cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và thông tin người dùng. Bên cạnh đó, Teams còn có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm máy tính để bàn, web và thiết bị di động, giúp người dùng dễ dàng kết nối mọi lúc mọi nơi.
Ưu nhược điểm của ứng dụng Microsoft Teams
Tuy Microsoft Teams đem lại nhiều tính năng hữu ích cho người dùng nhưng vẫn khó tránh khỏi các điểm hạn chế. Dưới đây là các ưu nhược điểm về Teams mà bạn cần nắm rõ để sử dụng ứng dụng này hiệu quả hơn.
Ưu nhược điểm của ứng dụng Microsoft Teams
Ưu điểm của Microsoft Teams
- Miễn phí cho người dùng đang sử dụng sản phẩm Office 365
- Hỗ trợ họp trực tuyến mọi lúc, mọi nơi với quy mô lên đến 10.000 người. Kết hợp cùng với các tính năng như lập lịch, chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp, gửi tin nhắn tức thời để gia tăng chất lượng cuộc họp.
- Tích hợp nhiều ứng dụng như Wrike, Lucidchart, SurveyMonkey, giúp người dùng dễ dàng sử dụng các công cụ hữu ích cho công việc mà không cần rời khỏi ứng dụng.
- Teams cung cấp mã hóa dữ liệu và tin nhắn, đồng thời áp dụng xác thực hai lớp để bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Qua đó bạn sẽ dễ dàng quản lý tài liệu và người tham gia.
Nhược điểm của Microsoft Teams
- Mỗi nhóm trong Microsoft Teams chỉ có thể tạo tối đa 100 kênh, điều này có thể gây bất tiện cho các tổ chức lớn cần phân tách thông tin cụ thể cho nhiều dự án hoặc nhóm làm việc.
- Tất cả dữ liệu tải lên đều được lưu trữ trên SharePoint. Nếu không có kế hoạch quy hoạch tệp ngay từ đầu, việc sắp xếp và tìm kiếm tài liệu sẽ trở nên khó khăn khi số lượng tệp tăng lên.
- Teams không cho phép phân quyền chi tiết cho từng cấp độ nhân viên. Mọi thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào tất cả kênh và tài liệu, điều này gây rủi ro khi chia sẻ tài liệu nhạy cảm.
- Microsoft Teams thiếu không gian quản lý công việc tách biệt và không cung cấp các công cụ theo dõi hiệu suất tự động. Người quản lý phải theo dõi tiến độ công việc thông qua các cuộc trò chuyện thủ công. Điều này có thể gây khó khăn trong việc giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
Microsoft Teams có bao gồm trong Microsoft 365 Business không?
Microsoft Teams được bao gồm trong các gói Microsoft 365 Business. Điều này nghĩa là bạn sẽ có quyền truy cập vào Teams cùng với các ứng dụng văn phòng khác như Word, Excel và PowerPoint. Vì thế, khi bạn đã sử dụng gói dịch vụ Office 365 thì bạn sẽ được dùng Microsoft Teams miễn phí.
Microsoft Teams đã bao gồm trong Microsoft 365 Business
Hiện tại Atdimin đang cung cấp các gói Office 365 Business với giá phải chăng, tích hợp đủ các ứng dụng cần thiết cho doanh nghiệp. Cùng với sự hướng dẫn tận tình, chuyên nghiệp của nhân viên sẽ giúp đơn vị bạn tăng hiệu suất kinh doanh với chi phí đầu tư Office thấp nhất.
Lời kết
Trên đây là tổng hợp các tính năng cũng như lợi ích khi sử dụng Microsoft Teams. Nếu muốn hỗ trợ thêm về cách sử dụng gói Office 365 sao cho có hiệu quả cao nhất thì bạn hãy liên hệ vào số Hotline của Atdimin. Với nhiều năm kinh nghiệm làm đại lý phân phối Microsoft 365 chính hãng, Atdimin luôn đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp với chi phí thấp nhất.
