Archive mail Outlook 365 là chức năng giúp bạn giải phóng bộ nhớ email outlook bị đầy. Ví dụ, khi bạn sử dụng các gói Microsoft 365 business Basic – Standard mailbox 50GB, hoặc gói Exchange Plan 2 100GB bị đầy và không thể mua thêm dung lượng (mailbox max 100GB). Trong trường hợp này, bạn cần chuyển mail cũ qua Hộp thư lưu trữ (archive) để “cất” mail cũ đi và làm trống mailbox. Bài viết này sẽ giải quyết các trường hợp mail outlook bị đầy, Cách Archive mail trong Outlook.
Trong trường hợp chức năng archive chưa được active, bạn có thể vào admin và active như sau
Bật archive trong Exchange Admin Center
Mặc định chức năng này chưa được bật, nên bạn cần active trong admin
- Mở Exchange Admin Center: https://admin.exchange.microsoft.com/#/mailboxes
- Mở Recipients và chọn Mailboxes
- Click chọn user
- Chọn Others
- Click Manage mailbox Archive
- Enable the Mailbox Archive
- Đăng xuất email và đăng nhập lại để cập nhật
Sau khi bật, nếu bạn tắt tính năng lưu trữ, bạn sẽ có 30 ngày để kích hoạt lại và giữ lại nội dung hiện có. Sau 30 ngày, tất cả thông tin trong kho lưu trữ của họ sẽ bị xóa vĩnh viễn. Nếu bạn bật lại lưu trữ sau thời gian này, một lưu trữ hộp thư mới sẽ được tạo.
Các bước chuyển mang sang Archive để giảm dung lượng hộp thư đến Outlook trên webmail
Bước 1: Kiểm tra lại dung lượng email đã sử dụng tại đây: https://outlook.office365.com/mail/options/general/storage
Hiện tại trước khi di chuyển là 0.05GB
Bước 2: Chọn tập tin/ thư mục cần di chuyển
Chọn tiếp thư mục mà ban muốn lưu thư này
Bạn cũng có thể tạo thư mục trong Archive tương đương với thư mục cũ để dễ dàng tìm kiếm
Bước 5: Kiểm tra lại dung lượng storage chỉ còn 0.04Gb
Dung lượng lưu trữ Exchange Online Archiving
Exchange Online Archive khả dụng với hầu hết các gói Office 365. Tùy thuộc vào giấy phép của bạn, bạn sẽ có quyền truy cập vào 50GB hoặc 1,5TB dung lượng lưu trữ.
Các gói sau có quyền truy cập vào 50GB dung lượng lưu trữ:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Office 365 E1
Và các gói bên dưới có Kho lưu trữ trực tuyến 1,5TB:
- Microsoft 365 Business Premium
- Office 365 E3
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
