Gửi email hàng loạt là một trong những tính năng ưu việt trong Gmail và Outlook giúp cho các doanh nghiệp, công ty tiếp cận được hàng ngàn khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng. Nhưng, làm thế nào để gửi email hàng loạt một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả? Đừng lo lắng! Trong bài viết này, Adtimin sẽ hướng dẫn bạn từng bước sử dụng Gmail và Outlook để thực hiện chiến dịch email marketing đỉnh cao. Hãy cùng khám phá ngay nhé!
Hướng dẫn người dùng cách gửi email hàng loạt
Khi nào cần gửi email hàng loạt?
Gửi email hàng loạt sẽ giúp việc quản lý email được dễ dàng hơn, đặc biệt là các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì gửi email đến từng khách hàng.. Những trường hợp mà việc gửi email hàng loạt sẽ thường sẽ vận dụng bao gồm.
- Chạy chiến dịch Marketing: Khi bạn muốn quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới hoặc thông báo các chương trình khuyến mãi, giảm giá đến nhiều khách hàng cùng lúc.
- Thông báo sự kiện: Dành cho các sự kiện quan trọng như hội thảo, khai trương, hoặc hội nghị cần mời nhiều người tham dự.
- Duy trì kết nối với khách hàng: Gửi bản tin định kỳ (newsletter), cập nhật tin tức. Hoặc chia sẻ những nội dung giá trị để xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền chặt với khách hàng.
- Thông báo nội bộ: Gửi email hàng loạt khi bạn cần truyền tải thông tin quan trọng đến tất cả nhân viên hoặc đối tác trong doanh nghiệp.
- Chăm sóc khách hàng: Gửi email hàng loạt khi bạn muốn gửi lời chúc mừng, cảm ơn trong những dịp lễ Tết quan trọng. Hoặc nhắc nhở những thông tin cá nhân như ngày hết hạn dịch vụ, gia hạn hợp đồng tới khách hàng.
Tùy vào mục đích, việc gửi email hàng loạt cần được thực hiện đúng cách để tránh bị đánh dấu spam cũng như mang lại hiệu quả cao nhất.
Những trường hợp nên áp dụng tính năng gửi email hàng loạt
Lợi ích khi gửi email hàng loạt là gì?
Gửi email hàng loạt được đánh giá là giải pháp tối ưu trong việc truyền tải thông điệp đến nhiều người cùng lúc. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà nó mang lại:
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả giao tiếp: Gửi nhanh chóng đến hàng ngàn người chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Đồng thời giúp đảm bảo thông điệp được truyền tải đồng nhất và chuyên nghiệp.
- Tối ưu chi phí quảng cáo: Việc gửi email hàng loạt được cho có chi phí rẻ hơn so với các hình thức marketing truyền thống như in ấn hoặc quảng cáo trực tuyến. Đặc biệt là phù hợp với cả doanh nghiệp có quy mô lớn và nhỏ.
- Cá nhân hóa nội dung một cách dễ dàng: Người dùng có thể tùy chỉnh tên, lời chào và nội dung theo từng người nhận. Điều này giúp tăng cảm giác gần gũi, thân mật hơn đến với khách hàng.
- Dễ dàng theo dõi và đo lường hiệu quả chiến dịch: Giúp bạn thống kê chi tiết và chính xác hơn về tỷ lệ mở, nhấp chuột, và chuyển đổi.
- Xây dựng thương hiệu bền vững: Gửi email hàng loạt giúp tăng cường sự tương tác liên tục với khách hàng. Bên cạnh đó còn thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như tạo ấn tượng lâu dài thông qua nội dung chất lượng.
Với những lợi ích trên, email hàng loạt không chỉ là công cụ marketing hiệu quả mà nó còn là cầu nối giúp gắn kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Gửi email hàng loạt mang lại nhiều lợi ích quan trọng
Làm cách nào để gửi email hàng loạt cùng lúc?
Để gửi email hàng loạt cùng lúc, bạn có thể sử dụng các phương pháp như: Gmail, mail merge trong Google Sheets, Outlook. Chi tiết các bước thực hiện gửi email hàng loạt cho từng phương pháp như sau:
Gửi email hàng loạt bằng gmail
- Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở Gmail và nhấn vào nút Soạn thư nằm ở vị trí góc trái phía trên màn hình.
- Bước 2: Trong ô Đến, bạn thực hiện thao tác tìm kiếm và chọn nhóm danh bạ mà mình đã tạo trước đó. Hãy đảm bảo rằng danh sách liên hệ đã được sắp xếp theo nhóm phù hợp.
- Bước 3: Điền tiêu đề và soạn thảo nội dung email theo ý muốn.
- Bước 4: Kiểm tra lại thông tin xem đã đầy đủ và sau đó bấm nút Gửi để hoàn tất.
Với cách làm đơn giản này, bạn có thể nhanh chóng gửi email đến nhiều người cùng lúc mà không cần phải tốn quá nhiều công sức.
Gửi email hàng loạt bằng Gmail cực kỳ đơn giản
Gửi email hàng loạt với tính năng mail merge trong Google Sheet
Mail Merge là tiện ích nằm trên Google Sheets hỗ trợ trộn thư và gửi email hàng loạt. Tính năng này cho phép tự động điền thông tin từ danh sách có sẵn (tên, email, địa chỉ…) vào mẫu email, giúp người dùng tiết kiệm thời gian trong các chiến dịch marketing. Các bước thực hiện như sau:
- Cài đặt Mail Merge: Bạn cần truy cập Google Sheets, vào Add-ons = > Get add-ons và tìm kiếm Mail Merge with Attachments. Sau đó bạn cài đặt tiện ích này và cấp quyền truy cập.
- Tạo mẫu Mail Merge: Sau khi cài đặt thành công, hãy chọn Add-ons > Mail Merge with Attachments => Create Merge Template. Lúc này, một bảng tính mới sẽ được tạo với các cột mặc định như First Name, Last Name, Email Address.
- Thêm dữ liệu: Bạn hãy điền thông tin người nhận (gồm tên, email…) vào bảng tính. Nếu như cần, bạn có thể đính kèm tệp hoặc lên lịch gửi email bằng cách nhập ngày giờ cụ thể vào cột Scheduled Date theo định dạng mm/dd/yyyy hh:mm.
- Soạn email: Đăng nhập Gmail, tạo một email mới với tiêu đề và nội dung. Sử dụng cú pháp {{Tên cột}} để cá nhân hóa email theo dữ liệu trong bảng tính (ví dụ như: {{First Name}}).
- Gửi email: Quay lại Google Sheets, chọn Add-ons => Mail Merge with Attachments => Configure Mail Merge. Bạn nhập những thông tin cần thiết vào như tên người gửi, CC, BCC… Cuối cùng bạn nhấn Run Mail Merge để bắt đầu gửi email hàng loạt.
Với sự xuất hiện của Mail Merge trong Google Sheet, việc gửi email hàng loạt trở nên nhanh chóng, cá nhân hóa và hiệu quả hơn. Đặc biệt phù hợp cho các chiến dịch marketing hoặc thông báo quan trọng của bạn.
Cách gửi email Outlook hàng loạt
Gửi từng email cho một nhóm người có thể mất nhiều thời gian và công sức. Thế nhưng với tính năng Mail Merge trong Outlook, bạn có thể gửi email hàng loạt chỉ trong vài bước đơn giản, vừa nhanh chóng vừa chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình tóm gọn để bạn dễ dàng thực hiện:
- Chọn danh bạ: Bạn mở mục Contacts, chọn những người nhận cần gửi email, sau đó bạn vào Home => Mail Merge.
- Cấu hình Mail Merge: Trong hộp thoại, bạn chọn Only selected contacts và thiết lập Form Letters trong Document type, Email trong Merge to, rồi nhập tiêu đề email.
- Soạn thảo email: Word sẽ tự mở tài liệu mới, tại tab Mailings, bạn chọn Greeting Line để chèn lời chào và soạn nội dung email ở các dòng tiếp theo.
- Hoàn tất việc gửi email: Cuối cùng, bạn vào Mailings => Finish & Merge => Send Email Messages. Sau đó nhấn OK để gửi email đến danh sách người nhận đã chọn.
Sau khi hoàn thành, bạn cần nên kiểm tra thư mục Sent Items để xem từng email đã được gửi đi với lời chào được cá nhân hóa cho từng người nhận. Với cách này, việc gửi email hàng loạt sẽ trở nên đơn giản, nhẹ nhàng và vẫn đảm bảo được tính hiệu quả.
Hướng dẫn cách bước gửi email hàng loạt bằng Outlook
Khi gửi email hàng loạt cần lưu ý gì?
Khi gửi email hàng loạt, để đạt hiệu quả tối ưu và tránh rủi ro, bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Bạn nên chỉ gửi email đến những người đồng ý nhận và loại bỏ email không hợp lệ.
- Hãy sử dụng tên riêng và thông tin phù hợp với từng đối tượng.
- Tiêu đề cần hấp dẫn, ngắn gọn, lôi cuốn, tránh dùng những từ ngữ dễ bị đánh dấu spam.
- Chèn liên kết unsubscribe rõ ràng để người nhận dễ dàng từ chối nhận thêm email.
- Lên lịch gửi hợp lý vào thời điểm tối ưu, chú ý múi giờ người nhận.
- Hãy đo lường tỷ lệ mở, nhấp chuột để có hướng cải thiện chiến lược trong những lần thực hiện sau
- Kiểm tra soát lỗi, kiểm tra định dạng và gửi thử trước khi triển khai.
FAQ
Tại sao nên sử dụng gmail Google Workspace khi gửi email hàng loạt?
Sử dụng Gmail Google Workspace khi gửi email hàng loạt giúp bạn tận dụng các tính năng nâng cao. Ví dụ như bảo mật mạnh mẽ, quản lý danh bạ hiệu quả, hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác và gửi email với số lượng lớn mà không bị hạn chế.
Gửi email hàng loạt có bị vào spam không?
Gửi email hàng loạt có thể bị vào thư mục spam nếu không tuân thủ các quy tắc về nội dung và tần suất gửi. Để tránh mắc phải điều này, bạn cần cá nhân hóa email, cung cấp các tùy chọn hủy đăng ký và kiểm tra kỹ danh sách liên hệ.
Gửi email hàng loạt là phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả truyền thông. Bằng cách sử dụng Gmail, Outlook, hay các tiện ích như Mail Merge, bạn có thể dễ dàng tiếp cận hàng ngàn khách hàng trong chớp mắt. Tuy nhiên, để chiến dịch thành công, hãy luôn chú ý đến việc cá nhân hóa, tối ưu hóa nội dung và theo dõi hiệu quả. Hãy áp dụng các chiến lược đúng đắn để mang lại kết quả tốt nhất cho chiến dịch của bạn.
>> Tìm hiểu thêm:
